Направляем работника в командировку в пределах Республики Беларусь: алгоритм действий

Алгоритм направления работника учреждения в служебную командировку в пределах Беларуси представим в виде двух этапов:

1. Подготовка к направлению в командировку.
2. Направление в командировку.

Действия учреждения дошкольного образования на каждом этапе представим в виде шагов со сквозной нумерацией.

Этап 1. Подготовка к направлению в командировку

Шаг 1. Проверяем правомерность направления работника в командировку

Перед тем как направить работника в командировку необходимо выяснить отсутствие / наличие установленных законодательством запретов на направление данного работника в командировку, а также необходимость получения согласия работника на командировку.

Законодательство о труде запрещает направлять в командировку следующие категории работников (даже при наличии согласия работника):

1. беременных женщин (ч. 1 ст. 263 ТК);
2. женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (ч. 1 ст. 263 ТК);
3. работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным — более месяца пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекунов (попечителей), воспитывающих детей в возрасте до трех лет (ч. 5 ст. 271 ТК).

Для направления в командировку требуется получить письменное согласие следующих категорий работников:

1. женщин, имеющих детей в возрасте от трех до четырнадцати лет (ч. 3 ст. 263 ТК);
2. женщин, имеющих детей-инвалидов в возрасте до восемнадцати лет (ч. 3 ст. 263 ТК);
3. работающих отцов, воспитывающих детей без матери (в связи с ее смертью, лишением родительских прав, длительным — более месяца пребыванием в лечебном учреждении и другими причинами), а также опекуны (попечители) детей в возрасте от трех до четырнадцати лет (детей-инвалидов — до восемнадцати лет) (ч. 5 ст. 271 ТК);
4. инвалидов независимо от группы инвалидности (ч. 6 ст. 287 ТК). При этом помимо согласия работника необходимо, чтобы у него отсутствовали медицинские противопоказания для поездки в командировку.

Если в учреждении имеется коллективный договор, следует проверить, не установлены ли запреты на командирование и требование о получении согласия на направление в командировку для категорий работников, не упомянутых выше.       

Шаг 2. Получаем согласие работника на командировку

Согласие работника на командировку необходимо оформить документально, например, в виде предложения о направлении в командировку, в котором работник должен выразить свое согласие или несогласие.

Пример оформления предложения на направление в служебную командировку как отдельного документа.

Шаг 3. Оформляем задание на командировку (если необходимо)

Если учреждение продолжает оформлять задания на служебные командировки в пределах Республики Беларусь, то оно оформляется в том же порядке, который принят в учреждении.

Этап 2. Направление в командировку

Шаг 4. Издаем приказ о направлении работника в командировку

Направление работника в командировку оформляется приказом заведующего (лица, его заменяющего) (ч. 1 ст. 93 ТК, п. 2 Положения).

Пример оформления приказа о направлении работника в служебную командировку.

С приказом о направлении в командировку знакомим работника под роспись.

Приказ о направлении работника в командировку является основанием для расчета и выплаты ему денежных средств (п. 4 Положения) (аванса).

Шаг 5. Осуществляем и расчет и выплату денежных средств (аванса)

Учреждение дошкольного образования обязано выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, и возместить следующие расходы:

• по проезду к месту командировки и обратно;
• по найму жилого помещения;
• за проживание вне места жительства (суточные);
• иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

При командировании в пределах Республики Беларусь аванс выдается в белорусских рублях в следующих размерах, определенных приложением 1 к Положению.

Таблица 1

При расчете аванса следует учитывать случаи, когда согласно Положению расходы не подлежат возмещению.

Таблица 2

По желанию командированного работника учреждение обязано ознакомить его с расчетом выданного аванса, а также с порядком составления отчета о расходовании аванса (п. 7 Положения).

Шаг 6. Выдаем работнику командировочное удостоверение (если необходимо)

Положение не упоминает о командировочном удостоверении. Однако его оформление все еще может быть актуально, т. к. согласно ч. 2 ст. 93 ТК необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяется нанимателем, если иное не установлено законодательными актами. То есть учреждение может по своему усмотрению выдавать работникам командировочные удостоверения. Необходимость их выдачи должна быть определена в соответствующем локальном акте организации.

Шаг 7. Вносим информацию в журнал учета командировок (если он ведется)

Положение не упоминает о необходимости регистрации работников, выбывающих в служебную командировку, в журналах учета работников, выбывающих в служебные командировки, по унифицированной форме, а также не содержит унифицированной формы журнала учета работников, выбывающих в командировки.

Таким образом, ведение журналов по учету работников, выбывающих в командировку, регистрации командировочных удостоверений и т. п. в настоящее время предоставлено на усмотрение нанимателя.