Успешное совещание, или Способы решения рабочих проблем

1. Заседание

К заседаниям относятся регламентированные деловые встречи высокопоставленных руководителей, во время которых решаются наиважнейшие стратегические вопросы. «Заседаться» имеют привычку депутаты, члены парламента. В зависимости от глобальности и уровня важности вопросов, поставленных на повестку дня (решает заседание судьбу мира или обсуждает стратегический план развития на следующий год), эти собрания могут длиться от нескольких часов до нескольких дней.

2. Совещание

Совещание — слово не менее грозное и говорящее о серьезности решаемых задач. Обычно совещание имеет тематический и специализированный характер и проводится для обмена мнениями, обсуждения текущей ситуации, возникшей проблемы и стратегических вопросов. Тематика совещаний может быть самой разной. Соответственно, совещаться могут все. По длительности совещания редко затягиваются на день и обычно укладываются в 2‒3 ч.

3. Онлайн-мероприятие

Совещание или конференцию вы можете провести и в другой форме. В онлайн-­конференциях, как в сетевых играх, могут принять участие сразу несколько человек из разных точек земного шара.

Для проведения этих высокотехнологичных форм совещаний используются такие программы, как Skype, Zoom, CommFort, Google Meet и некоторые другие. Для осуществления связи обычно необходимы наушники и микрофон (или наушники, совмещенные с микрофоном). В подобного рода онлайн-­конференциях есть ведущий спикер (один или несколько) и остальные участники. В задачи спикера обычно входит не только контроль за ходом совещания и направление его в нужное русло, но и привлечение к обсуждению всех участников, чтобы те не отвлекались на посторонние действия.

Несмотря на то, что у онлайн-­конференций богатый потенциал, в реальности они оказываются не самым удобным способом дистанционного общения. Особенно это касается сеансов проведения подобных совещаний в нескольких городах. Поскольку качество связи у всех разное, даже когда говоришь втроем, получается не конструктивный разговор, а какая-то асинхронная болтовня. Про пять и более человек и говорить нечего.

4. Вызов на ковер

Ковер — понятие условное, под ним обычно подразумевают видимое или невидимое пространство перед столом начальника, обладающее страхонагнетательным свой­ством и заставляющее признаваться и раскаиваться даже в тех грехах, которых подчиненный не совершал. Вызов на ковер — это пять минут, которые могут испортить настроение на весь день (премируют и награждают орденами обычно в другом месте) и сон — на несколько часов, а то и ночей. На ковер принято вызывать провинившихся в чем угодно, ими могут быть кто угодно независимо от должности и возраста.

5. Планерка

Планерка — наиболее часто проводимая форма встреч руководителя с подчиненными. В отличие от предыдущих типов собраний, планерки призваны не только информировать сотрудников и получать от них обратную связь, но и мотивировать на новые стахановские подвиги. Именно поэтому многие руководители стараются проводить планерки с самого утра или в первой половине дня — чтобы боевого запала хватило на весь день. Минимальная длительность планерки — 30 мин, максимальная — 1 ч.

Долгая планерка не только не вдохновляет, но и утомляет, значительно снижая эффективность рабочего дня.

Это важно
Самая плохая планерка — затянувшаяся.

6. Летучка

Летучка — небольшое (не дольше 30 мин) собрание на рабочем месте, направленное на решение сиюминутных задач и призванное мотивировать персонал. Например, дать кому-нибудь «волшебный пендель», сообщить о необходимости задержаться на работе на родительское собрание и др.

7. Пятиминутка

Несмотря на название, пятиминутка может длиться и 10, и 15, и даже 30 мин. Она необходима для координирования действий (в ситуации «К нам едет ревизор»), информирования о тактических изменениях (в ситуации «Ревизор не доехал»), а также служит стимулирующим элементом (например, заведующий собирает коллектив, чтобы прилюдно поздравить Марь Иванну с днем рождения).

8. Мозговой штурм

Мозговые штурмы в работе применяют не только копирайтеры — штурмовать можно практически все. Мозговой штурм — это прежде всего кратковременная форма совместного обсуждения в условиях цейтнота, которая используется на собраниях и планерках для определения дальнейших действий или решения реальной проблемы, требующей быстрого и оригинального выхода из ситуации. Особенность мозгового штурма заключается в том, что он представляет собой мини-сессии по 3‒5‒10 мин. Максимальная длительность мозгового штурма не должна превышать часа.

Живите по правилам успешного совещания