Организационные документы: определение, виды, сфера применения

Организационно-распорядительная документация (далее — ОРД) — это документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (подп. 3.2.4 п. 3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. и введ. в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18 с последующими изменениями и дополнениями (далее — СТБ 2059-2013)).

Среди особенностей ОРД можно выделить ее универсальность, т. к. с ее помощью осуществляется документирование управленческих решений в государственных органах, иных организациях вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы. Учитывая многогранность задач, которые решаются ОРД, в ней выделяются следующие группы документов: распорядительные, организационные, справочно-информационные.

Организационные документы регламентируют структуру, задачи, функции организации, ее трудовой распорядок, права, обязанности и ответственность ее руководства. К данному виду документов относятся устав, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные (рабочие) инструкции работникам и др. Необходимость применения указанных документов диктуется рядом нормативных правовых актов (далее — НПА).

В данной статье подробнее рассмотрим оформление должностной (рабочей) инструкции, правил внутреннего трудового распорядка, структуры и штатной численности.

Должностная (рабочая) инструкция

Должностная инструкция относится к основным локальным правовым актам организации, определяющим ее трудовой распорядок (ст. 194 ТК).

В должностной инструкции определяется конкретная трудовая функция (должностные обязанности) служащего, а также его права и ответственность (ч. 3 п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 с последующими изменениями и дополнениями).

Должностные (рабочие) инструкции могут разрабатываться как на неопределенный круг лиц, трудящихся на одинаковых должностях служащих, так и для каждого работника индивидуально. Оба варианта не противоречат НПА.

Справочно: при разработке должностных инструкций используется выпуск 28 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих, занятых в образовании», утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.07.2020 № 69 (далее — ЕКСД).

Должностная (рабочая) инструкция, как правило, имеет следующую структуру:

1. Общие положения.

В данной главе, как правило, указываются точное наименование должности (профессии) работника, подчиненность, порядок назначения, порядок замещения при временном отсутствии и др. При необходимости также может быть указан перечень основных НПА, которыми должен руководствоваться работник при выполнении трудовых обязанностей.

Также в главе должны быть определены уровень и профиль специальной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требования к стажу работы (в соответствии с требованиями ЕКСД).

2. Должностные (профессиональные) обязанности (характеристика работ).

Здесь перечисляются конкретные виды работ, выполняемые работником. При подготовке данного пункта должностной инструкции за основу берется раздел «Должностные обязанности» квалификационных характеристик должностей, изложенных в ЕКСД.

3. Права.

Отдельной главой закрепляется круг прав, необходимых работнику для выполнения и реализации возложенных на него обязанностей.

4. Взаимоотношения (связи по должности).

В главе устанавливаются круг служебных связей, взаимоотношения с иными структурными подразделениями (работниками организации).

5. Оценка работы и ответственность (ответственность).

В этой главе определяются формы ответственности (материальная, дисциплинарная и др.) работника за невыполнение должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, иными локальными правовыми актами.

При приеме на работу работник в обязательном порядке должен быть ознакомлен с должностной (рабочей) инструкцией под роспись (п. 3 ст. 54 ТК).

Факт ознакомления работника с должностной (рабочей) инструкцией оформляется при помощи отметки об ознакомлении, проставляемой работником на последнем листе должностной (рабочей) инструкции.

ПРИМЕР

С инструкцией
ознакомлен Подпись О.Г.Жебрик
05.04.2021

Вместо использования указанной отметки ознакомление с должностной (рабочей) инструкцией можно оформлять на отдельном листе ознакомления.

ПРИМЕР

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ
с должностной (рабочей) инструкцией
_______________________________________
наименование должности (профессии) работника

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов на основании типовых правил внутреннего трудового распорядка, утверждаемых Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (ст. 195 ТК).

Справочно: Типовые правила внутреннего трудового распорядка утверждены постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 с последующими изменениями и дополнениями.

Участие профсоюза в разработке правил внутреннего трудового распорядка осуществляется посредством согласования проекта правил внутреннего трудового распорядка.

Согласование правил внутреннего трудового распорядка с профсоюзом работников оформляется грифом согласования.

Данный гриф располагается на лицевой стороне последнего листа документа ниже реквизита «Подпись» и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», названия вида документа, в котором фиксируется факт согласования, в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса (п. 60 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 с последующими изменениями и дополнениями (далее — Инструкция по делопроизводству)).

ПРИМЕР

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
05.04.2021 № 5

В правилах внутреннего трудового распорядка обычно регулируются вопросы приема и увольнения работников, взаимные обязанности работников и нанимателей, некоторые вопросы, касающиеся рабочего времени (например, режим рабочего времени, время начала и окончания работы, время перерыва для отдыха и питания), мер поощрения и взыскания.

Основные структурные элементы правил внутреннего трудового распорядка:

общие положения;
порядок приема, перевода и увольнения работников;
основные обязанности работников;
основные обязанности нанимателя;
рабочее время и его использование;
поощрение за успехи в работе;
взыскания за нарушение трудовой дисциплины;
внутриобъектный режим.

С правилами внутреннего трудового распорядка должны быть ознакомлены все работники. Данная процедура может оформляться:

путем оставления отметки об ознакомлении;
на отдельном листе ознакомления.

Справочно: порядок ознакомления работников с правилами внутреннего трудового распорядка аналогичен порядку ознакомления с должными (рабочими) инструкциями, описанному выше.

Пример правил внутреннего трудового распорядка

Структура и штатная численность

Структура и штатная численность — это локальный правовой акт, в котором закрепляется состав структурных подразделений организации и их штатная численность с указанием наименований должностей и количества штатных единиц каждой должности.

Внутри структурных подразделений приводится перечень должностей в порядке подчиненности (субординации).

Структура и штатная численность служит основой для разработки штатного расписания.

Пример структуры и штатной численности

Бланки организационных документов

Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов (ч. 3 п. 19 Инструкции по делопроизводству).

Внутренние документы — это документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации (подп. 3.2.27 п. 3 СТБ 2059-2013).

Организационные документы оформляются, как правило, на чистых листах бумаги формата А4 с соблюдением установленных требований к составу и оформлению необходимых реквизитов, в т. ч. с обязательным размещением грифа утверждения (п. 24 Инструкции по делопроизводству).

Справочно: если в учреждении образования используются общие бланки на одном языке с угловым вариантом расположения реквизитов, первый лист организационных документов допускается изготавливать на таком бланке (пп. 27–28 Инструкции по делопроизводству).

Порядок утверждения, регистрации и формирования в дела организационных документов

Организационные документы утверждаются, как правило, руководителем учреждения дошкольного образования.

В учреждении дошкольного образования они могут утверждаться двумя способами:

должностным лицом (заведующим учреждения дошкольного образования или его заместителем) — путем проставления собственноручной подписи в грифе утверждения;
путем издания распорядительного документа (приказа) (ч. 3 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

При утверждении организационных документов должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения (ч. 4 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР

УТВЕРЖДАЮ
Заведующий ГУО «Ясли-сад
№ 1 г. Минска»
Подпись О.Д.Жибуль
05.02.2021

При утверждении организационных документов распорядительным документом (приказом) гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса (ч. 10 п. 52 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР

УТВЕРЖДЕНО
Приказ заведующего
05.04.2021 № 66‑од

Стоит отметить, что утверждение организационных документов распорядительным документом (приказом) происходит в том случае, когда утверждение документа требует дополнительных разъяснений (предписаний), связанных с началом его применения.

Реквизит «Гриф утверждения» помещается в правом верхнем углу первого листа документа на расстоянии 100 мм от границы левого поля (п. 84 Инструкции по делопроизводству).

Регистрация организационных документов аналогична регистрации иных внутренних документов.

Внутренние документы регистрируются в регистрационно-контрольных карточках или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения). При незначительном объеме документооборота внутренние документы допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов (подп. 142.2 п. 142 Инструкции по делопроизводству).

Пример журнала регистрации внутренних документов

Также возможен вариант, когда отдельные организационные документы (например, должностные (рабочие) инструкции) могут регистрироваться в отдельном журнале регистрации.

Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) (подп. 139.9 п. 139 Инструкции по делопроизводству).

Регистрационными индексами организационных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел (п. 142.6 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР

123
88/01-22

Организационные документы формируются в дела в соответствии со сроками хранения и номенклатурой дел учреждения образования (пп. 168, 170 Инструкции по делопроизводству).

При этом отметим, что объем дела не должен превышать 300 листов, а толщина — 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. При этом документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п. 171 Инструкции по делопроизводству).

Отметим, что есть два варианта формирования в дела организационных документов. Выбор конкретного способа будет зависеть от способа утверждения документов:

Документы, утвержденные приказами, иными распорядительными документами, формируются в одно дело вместе с этими распорядительными документами. При значительном объеме документов-приложений такие документы формируются в отдельные дела (ч. 4 п. 170 Инструкции по делопроизводству).
Организационные документы независимо от их объема также могут формироваться в отдельные дела (ч. 6 п. 46 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 с последующими изменениями и дополнениями).

Сроки хранения организационных документов

Сроки хранения организационных документов в учреждении образования устанавливаются в соответствии с перечнем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, учреждений образования с частной формой собственности, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Перечень).

Для удобства представим сроки хранения в виде таблицы.

Таблица

Сроки хранения организационных документов
в государственном учреждении образования¹

¹ Приведенный перечень информационно-справочных документов не является исчерпывающим и охватывает только основные направления работы учреждения дошкольного образования.

* Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 с последующими изменениями и дополнениями.
** После замены новыми.
*** При условии замены новыми.
**** Возможно ведение и хранение в электронном виде.