Порядок оформления дел, заводимых в делопроизводстве учреждения образования

Оформление дел при их заведении в делопроизводстве

Дела учреждений дошкольного образования подлежат оформлению:

• при их заведении;
• по завершении делопроизводственного года.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются; в бесструктурных организациях — работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности (п. 180 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 с последующими изменениями и дополнениями (далее — Инструкция по делопроизводству)).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Обратите внимание
Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством (п. 181 Инструкции по делопроизводству).

Оформление обложки дела

Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел.

На обложке дела указываются:

• наименование вышестоящей организации;
• наименование организации;
• наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела;
• год, в котором заводится дело;
• срок хранения дела (п. 182 Инструкции по делопроизводству).

Форма обложки дела приведена в приложении 15 к Инструкции по делопроизводству.

Форма обложки дела 

Оформление реквизитов обложки дела при его заведении в делопроизводстве

Наименование вышестоящей организации

Наименование вышестоящей организации (при ее наличии) указывается на обложке дела при его заведении в делопроизводстве и в дальнейшем может уточняться.

В реквизите «Наименование вышестоящей организации» указывается полное официальное наименование вышестоящей организации в именительном падеже в соответствии с уставом организации (положением о ней).

Если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается в скобках ниже полного.

ПРИМЕР

Отдел по образованию Белыничского
районного исполнительного комитета

или

Министерство образования
Республики Беларусь
(Минобразования)

Если наименование вышестоящей организации изменялось в период формирования дела, то на обложке приводятся оба наименования. При этом прежнее наименование берется в скобки, а новое указывается над ним (п. 82.1 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Министерства юстиции Рес­публики Беларусь от 24.05.2012 № 143 с последующими изменениями и дополнениями (далее — Правила работы архивов)).

Зачеркивать прежнее наименование на обложке дела не допускается.

ПРИМЕР

Отдел по образованию Белыничского
районного исполнительного комитета
(Одел образования, спорта и туризма
Белыничского районного
исполнительного комитета)

Наименование организации

Наименование организации указывается на обложке дела ниже наименования вышестоящей организации при его заведении в делопроизводстве и в дальнейшем может уточняться.

В реквизите «Наименование организации» указывается полное официальное наименование учреждения дошкольного образования в именительном падеже в соответствии с его уставом (положением). Если учреждение дошкольного образования имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается в скобках ниже полного.

ПРИМЕР

Государственное учреждение образования «Ясли-сад № 123 г. Лида»
(ГУО «Ясли-сад № 123 г. Лида»)

Если наименование учреждения дошкольного образования изменялось в период формирования дела либо дело было заведено в одной организации, а окончено в другой, например, при реорганизации или ликвидации, то на обложке дела дописывается наименование организации, в которой дело было окончено, а прежнее заключается в скобки (п. 82.1 Правил работы архивов).

ПРИМЕР

Государственное учреждение образования «Ясли-сад № 123 г. Пинска»
(Государственное учреждение образования «Детский сад № 117 г. Пинска»)

Наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации

Наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) учреждения дошкольного образования указывается на обложке дела ниже наименования организации при его заведении в делопроизводстве и в дальнейшем может уточняться.

В реквизите «Наименование структурного подразделения или функции (направления дея­тельности) организации» может указываться полное наименование структурного подразделения в именительном падеже в соответствии с положением о нем.

ПРИМЕР

Отдел кадров

Вместо наименования структурного подразделения может указываться наименование функции (направления деятельности) организации в соответствии с названием раздела (подраздела) номенклатуры дел учреждения дошкольного образования, в который включено данное дело.

ПРИМЕР

Работа с кадрами

Индекс дела

Реквизит «Индекс дела» проставляется на обложке дела при его заведении в делопроизводстве в соответствии с номенклатурой дел учреждения дошкольного образования (п. 82.2 Правил работы архивов).

ПРИМЕР

Дело № 04-11

Заголовок дела

Заголовок оформляется на обложке дела при его заведении в делопроизводстве в соответствии с номенклатурой дел учреждения дошкольного образования.

ПРИМЕР

Приказы заведующего детским садом
по основной деятельности

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность (п. 82.4 Правил работы архивов).

ПРИМЕР

Приказы заведующего детским садом
по основной деятельности. Копии

Год заведения дела

На обложке дела проставляется год, в котором заводится дело.

ПРИМЕР

2021 год

Срок хранения дела

Срок хранения дела указывается в соответствии с номенклатурой дел учреждения дошкольного образования (п. 82.7 Правил работы архивов).

ПРИМЕР

Хранить 5 лет

Пример оформления обложки дела временного (до 10 лет) хранения при его заведении в делопроизводстве 

По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих полному оформлению, уточняются:

• на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело);
• из листа-­заверителя на обложку дела выносится количество листов в деле (п. 188 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание
При заведении в делопроизводстве дел постоянно и временного (свыше 10 лет) хранения на обложке целесообразно оставить место для указания крайних дат дела, а также количества листов дела (хотя это и не предусмотрено при оформлении обложки дела, заводимого в делопроизводстве). Это позволит не переделывать обложки таких дел при подготовке их к передаче в архив учреждения.

Пример оформления обложки дела временного (свыше 10 лет) хранения при его заведении в делопроизводстве

Техническое оформление обложек дел

Каждый лист документа должен иметь поля:

• левое — 30 мм;
• правое — не менее 8 мм;
• верхнее и нижнее — не менее 20 мм (ч. 1 п. 20 Инструкции по делопроизводству).

При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта — не менее 13 пт (ч. 1 п. 78 Инструкции по делопроизводству).

При печатании бланков используются шрифты Times New Roman или Arial размером от 6 до 16 кегля. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты размером от 6 до 24 кегля (п. 4.11 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Респуб­лики Беларусь. Система организационно-­распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (далее — СТБ 6.38-2016)).

Таким образом, при оформлении обложек дел необходимо руководствоваться нормами Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2016.

Окончательное решение о размерах шрифтов, применяемых при оформлении обложек дел, остается за организацией.

Отметим, что на практике часто возникают вопросы, связанные с возможностью наклеивать распечатанную обложку на скоросшиватель.

Так, надписи на обложках делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела (ч. 5 п. 188 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются (п. 189 Инструкции по делопроизводству).