Характеристика на работника: основания для запроса и содержание

Общие требования

Согласно п. 17 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция о ведении личных дел), характеристика — официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника.

Характеристика оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме.

В характеристике указываются:

• название вида документа;
• имя, отчество, фамилия характеризуемого;
• год рождения;
• образование;
• занимаемая должность с указанием структурного подразделения;
• стаж работы в организации и в данной должности;
• деловые и моральные качества;
• оценка трудовой деятельности;
• поощрения, правительственные награды характеризуемого (при наличии);
• целевое назначение характеристики.

Цели составления и использования

В зависимости от цели составления и использования характеристики делятся на внутренние, предназначенные для использования в учреждении, и внешние, составляемые по запросам сторонних субъектов и предназначенные для применения за пределами учреждения.

Для внутреннего использования

Характеристики на работников, предназначенные для внутреннего использования в организации, составляются в т. ч. на руководителей и специалистов, подлежащих аттестации. Порядок составления характеристики на работника, подлежащего аттестации, определен Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2010 № 784 (далее — Типовое положение). Основные требования к содержанию характеристики определены ч. 2 п. 12 Типового положения и п. 17 Инструкции о ведении личных дел. Данная характеристика должна содержать объективную оценку практической деятельности работника, его профессионально-­деловых и личностных качеств.

Характеристики, предназначенные для использования внутри учреждения, могут составляться на работников не только в случае проведения их аттестации, но и при представлении к поощрению, назначению на вышестоящую должность и др.

Для внешнего использования

К внешним характеристикам относятся характеристики на работников, предназначенные для предоставления в другие организации. Например, к таковым относятся характеристики, представляемые в правоохранительные органы по уголовным и гражданским делам, рекомендательные письма, выдаваемые работникам для предоставления в организации в случае поиска нового места работы, и др.

Справочно: внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя — руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.

Требования к содержанию характеристики

Форма характеристики должна соответствовать требованиям законодательства к делопроизводству в организациях. Согласно ч. 2 ст. 26 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению. Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее — Инструкция) устанавливает общие требования к организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-­правовой формы. Пунктом 18 Инструкции определены обязательные реквизиты, наличие которых необходимо для придания документу юридической силы. Указанные реквизиты должны содержаться в характеристике работника.

В силу ч. 1 п. 19 Инструкции документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Кроме того, с учетом п. 67 Инструкции текст документа, в т. ч. характеристики, должен быть:

1. Достоверным, т. е. содержать только те сведения, которые соответствуют действительности.
2. Объективным, т. е. по возможности излагать исключительно фактические обстоятельства, избегая чрезмерно субъективных оценок и мнения составителя документа.
3. Максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, т. е. не содержать лишней информации, чрезмерно длинных и сложных предложений.
4. Не многозначным, т. е. в тексте характеристики не должны допускаться различные толкования. В документах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений (п. 71 Инструкции).

Справочно: текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-­делового стиля литературного языка. Использование в тексте документа слов и выражений, характерных для художественного или разговорного стиля языка, не допускается. Преимущественным является употребление простых распространенных предложений (п. 70 Инструкции).

В тексте документа не допускается употребление:

1. Просторечий и экспрессивных форм разговорной речи.
2. Иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке.
3. Нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор.
4. Аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа.
5. Ненормативной лексики (п. 72 Инструкции).

Основания для запроса характеристик

Характеристики могут затребовать как наниматель, так и непосредственно работник, а также представители правоохранительных органов, прокуратуры, судьи и т. д.

Предоставление характеристики по требованию нанимателя

Декретом Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее — Декрет № 5) нанимателям предоставлено право запрашивать характеристику работника с предыдущих мест работы. Аналогичная норма содержится в ч. 3 ст. 26 ТК. Любой наниматель независимо от организационно-­правовой формы юридического лица вправе при приеме на работу работника запрашивать характеристику с любых предыдущих мест его работы. Характеристика должна быть выдана соответствующим предыдущим нанимателем в течение пяти календарных дней со дня получения соответствующего запроса.

Предоставление характеристики по требованию работника

Законодательство о труде не содержит обязанности нанимателя предоставить работнику по его требованию характеристику. Так, к примеру, ТК содержит условие о том, что наниматель обязан не позднее чем в пятидневный срок по просьбе работника, в т. ч. уволенного, выдать справку с указанием квалификации, должности служащего (профессии рабочего), времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе, предусмотренные законодательством (ст. 51 ТК).

К другим документам о работе, предусмотренным законодательством, о которых говорится в ст. 51 ТК, относятся документы, которые наниматель обязан выдать работнику в рамках административных процедур (Указ Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан»). К таким документам относятся, в частности, выписка (копия) из трудовой книжки, выдача справки о периоде работы и т. д.

Необходимо также учитывать, что несмотря на то, что отсутствует обязанность выдать характеристику по требованию работника, нанимателю всё же целесообразно выдать данный документ, т. к. может возникнуть ситуация, когда характеристика необходима работнику для предоставления в суде. Связано это с тем, что в случае привлечения работника к административной или уголовной ответственности суд вправе затребовать сведения, характеризующие личность виновного, для вынесения правильного судебного решения.

Предоставление характеристики по требованию госорганов

Как уже указывалось выше, характеристику на работника могут также затребовать работники правоохранительных органов, прокуратуры, суда, адвокаты и т. д.

Основанием для запроса могут быть различные требования нормативных правовых актов. К примеру, адвокат может при истребовании характеристики может сослаться на требования ст. 17Закона Республики Беларусь от 30.12.2011 № 334-З «Об адвокатуре и адвокатской деятельности в Республике Беларусь».

Что касается содержания характеристики, которую необходимо предоставить в вышеуказанные госорганы, то она должна содержать в себе все те условия, о которых шла речь в данной статье.