Ведение книги учета проверок: памятка руководителя

Ведение книги учета проверок: памятка руководителя

Статья дает руководителю учреждения дошкольного образования целостный взгляд на вопросы ведения книги учета проверок в учреждении дошкольного образования (далее — учреждение). Рассмотрены некоторые ошибки при ведении книги и недавно вступившие в силу изменения в законодательстве.

Кобяк Анатолий
1002 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Книга учета проверок (далее — книга) необходима для регистрации проверок, проводимых контролирующими (надзорными) органами. 

Форма книги и порядок ее ведения определены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18 марта 2010 г. № 383, которым также утверждены Правила ведения книги

Обязанность иметь книгу возникает у учреждения, являющегося юридическим лицом, с момента постановки его на налоговый учет. 

Приобрести книгу необходимо до истечения 6 месяцев со дня постановки учреждения на налоговый учет.

Необходимость в приобретении новой книги может возникнуть по причине утраты, хищения, порчи, повреждения, завершения предыдущей.

Регистрация книги налоговым органом с 1 января 2018 г. отменена*. С указанной даты сведения о книге, организации-приобретателе, месте нахождения книги подлежат включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции**.

* подп. 1.5 п. 1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 11 августа 2017 г. № 605 «О внесении изменений и дополнений в постановления Совета Министров Республики Беларусь»

 ** п. 6 Положения о порядке ведения электронного банка данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 6 июля 2011 г. № 912.

Книга не является бланком строгой отчетности, а относится к печатной продукции. Следовательно, на нее не распространяется особый порядок учета и хранения, определенный Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18 декабря 2008 г. № 196.

Реализуют книгу республиканские унитарные предприятия «Издательство «Белбланкавыд» и «Информационно-издательский центр по налогам и сборам».

В месте выдачи книгу может получить руководитель при предъявлении оригинала документа, удостоверяющего его личность, а также документа, удостоверяющего служебное положение руководителя (приказа о назначении на должность, трудового договора (контракта)).

Иной представитель учреждения может получить книгу, предоставив документ, удостоверяющий личность, а также доверенность на получение книги. 

Форма книги учета проверок

Книга изготавливается типографическим способом РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам».

С 29 апреля 2018 г. в форму книги внесены изменения:

1)    название графы 3 изложено в следующей редакции: «Вид проверки (выборочная, внеплановая), наименование плана выборочных проверок по области, г. Минску и номер пункта этого плана (для выборочной проверки), основание назначения (для внеплановой проверки)»;

2)    из названий граф 5, 7 и 10 исключены слова «участников контрольного обмера»*.

* подп. 1.3 п. 1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 18 апреля 2018 г. № 301 «О внесении изменений и дополнений в постановление Совета Министров Республики Беларусь от 18 марта 2010 г. № 383» (далее — постановление № 301)

Однако в связи с указанными изменениями вносить изменения в книгу или приобретать новую не требуется. Согласно п. 2 постановления № 301, если до 29 апреля 2018 г. книга использовалась по форме, утвержденной постановлением № 383, то ее можно применять до полного заполнения всех страниц книги.

Оформление книги учета проверок

Книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписью руководителя и печатью. 

Справочно: согласно подп. 3.11 п. 3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23 ноября 2017 г. № 7 «О развитии предпринимательства» субъекты хозяйствования вправе не использовать печати.

Хранение книги учета проверок

Книга должна храниться по месту нахождения учреждения. 

По общему правилу ответственным за хранение книги является заведующий учреждением. В таком случае издавать специальный приказ о назначении ответственного за хранение книги не требуется. 

Руководитель путем издания приказа может назначить другого работника ответственным за хранение книги. В таком случае в специальный реквизит формы книги заносится информация о фамилии, имени и отчестве лица, ответственного за хранение книги, занимаемой им должности, а также наименование, дата, номер решения о назначении ответственным лицом за хранение книги.

Заведующему на заметку
Если работник, назначенный ответственным за хранение книги, уволился, то ответственность за ее хранение автоматически переходит на руководителя. Поэтому целесообразно назначить нескольких ответственных, в т.ч. в связи с возможным временным отсутствием одного из них (болезнь, отпуск и т.п.).

В случае изменения адреса места нахождения книги учреждение не позднее трех рабочих дней, следующих за днем изменения своего места нахождения, должно обратиться в налоговый орган по месту постановки на учет для внесения соответствующих изменений в электронный банк данных.

Указанное обращение осуществляется бесплатно в порядке, предусмотренном в п. 2.28 единого перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17 февраля 2012 г. № 156.

Представление книги учета проверок проверяющим

Книга выдается лицом, ответственным за ее хранение, проверяющему (руководителю проверки) после предъявления им служебного удостоверения и предписания на проведение проверки.

При непредставлении книги проверяющему информация об этом указывается в акте (справке) проверки, а запись в книге не делается.

В КоАП нет специальной статьи, которая устанавливала бы ответственность за отсутствие у учреждения книги учета проверок, ее непредставление проверяющему. На практике непредставление книги проверяющему для внесения в нее записи о проверке влечет ответственность виновного лица организации по ст. 23.2 КоАП «Воспрепятствование проведению проверки» в виде штрафа в размере от 10 до 50 базовых величин.    

Изымать книгу работникам контролирующих (надзорных) органов запрещено. 

Ведение книги учета проверок

Проверяющий контролирующего (надзорного) органа, прибывший в учреждение для проведения проверки, до ее начала обязан внести в книгу сведения о проверке, а учреждение должно предоставить такую возможность*.

* См.: абз. 4 п. 6, абз. 2 ч. 1 п. 8 Положения о порядке организации и проведения проверок, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 16 октября 2009 г. № 510.  

Важно отметить, что книга заполняется проверяющими, а не работниками проверяемого учреждения. На практике выявлялись случаи, когда работники проверяемого учреждения по своему усмотрению исправляли нумерацию проверок. К примеру, проверка, проводимая несколькими контролирующими и надзорными органами по одному пункту координационного плана, является совместной и вносится в книгу под одним порядковым номером. Однако в некоторых учреждениях самостоятельно нумеровали каждый из контролирующих органов по одной и той же проверке, тем самым искусственно завышая количество проверок.

В отдельных случаях в книгах фиксировались контрольные мероприятия, проводимые самим учреждением (инвентаризация, аудит), а также мониторинги, что не является проверкой и не подлежит внесению в книгу.

Заведующему на заметку
Проверяющие обязаны вносить в книгу все предусмотренные ее формой сведения, в т.ч. наименование контролирующего органа, основание назначения проверки, вид документа, составленного по результатам проверки (акт либо справка).

Исправление записей, внесенных в книгу, осуществляет непосредственно проверяющий (руководитель проверки), их внесший, и заверяет своей подписью. При этом исправления не должны препятствовать прочтению первоначальной записи.

После полного заполнения всех ее страниц книга передается в архив, где хранится 5 лет после окончания ведения*, а затем включается в акт об уничтожении и утилизируется.  

* п. 48 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, являющегося приложением к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140.


1002 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Какие изменения Трудового кодекса вступили в силу в 2024 г.

С 1 января в Трудовой кодекс внесены некоторые изменения. Минтруда и соцзащиты разъяснило моменты, на которые необходимо обратить внимание, сообщает корреспондент агентст...
Shape 1 copy 6Created with Avocode. 182
Задать вопрос в редакцию
Заказать звонок