Что изменится в ведении делопроизводства в госорганах и иных организациях с 1 июля?

Инструкцией установлены общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами, организационному и правовому обеспечению делопроизводства, распределению ответственности между работниками за ведение делопроизводства и сохранность документов в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Положения Инструкции распространяются на:

• организационно-распорядительную документацию, а в части составления номенклатуры дел, формирования дел, экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей дел структурных подразделений, передачи дел в архив организации, уничтожения документов с истекшими сроками хранения, оперативного хранения документов – на всю управленческую документацию независимо от вида носителя;
• ненормативные (индивидуальные) правовые акты, локальные правовые акты нормотворческих органов (должностных лиц) в части, не урегулированной Законом Республики Беларусь 17 июля 2018 г. № 130-З «О нормативных правовых актах»;
• подготовку документов, организацию работы с документами и хранение документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе ИП, и юрлиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением админпроцедуры, и иных документов, связанных с осуществлением админпроцедур, в части, не урегулированной соответствующими актами законодательства.

Согласно документу делопроизводство в организациях осуществляется на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с установленными требованиями.

При этом для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций вышестоящие организации могут разрабатывать типовые или примерные инструкции по делопроизводству, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций.

Справочно: типовая инструкция устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях, примерная – порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках.

Новой редакцией Инструкции предусмотрен ряд изменений в порядке ведения делопроизводства.

В частности, документом закреплено, что распорядительные документы организаций, принимаемые коллегиально, оформляются в виде постановлений и (или) решений, а распорядительные документы, издаваемые руководителем, иным уполномоченным лицом организации единолично, оформляются в виде приказов и (или) распоряжений.

Также уточнены форматы файлов, которые могут использоваться для создания документов в электронном виде, определены условия хранения документов в электронном виде без создания бумажных аналогов и др.

Правовой акт принят в соответствии с Законом Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве».

Постановление вступает в силу с 1 июля 2024 г.

Источник: Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь