Документооборот детского сада: разбираемся с нюансами

Документооборот детского сада: разбираемся с нюансами

Для повышения эффективности руководства учреждением образования необходимо уделять большое внимание работе с документами, т. к. любое управленческое действие и решение всегда основывается на информации, и здесь важную роль играет кадровое делопроизводство. Именно руководитель учреждения образования несет персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в учреждении.

Воронко Наталья

заведующий государственным учреждением образования «Детский сад № 103 г. Гродно»

992 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Организация кадрового делопроизводства

Правильная организация кадрового делопроизводства в учреждении образования требует знания большого количества НПА, умения ориентироваться в изменениях законодательства и новых формах применяемых документов.

Весь процесс управления кадрами в нашем учреждении организует руководитель учреждения совместно с инспектором по кадрам, который осуществляет функции руководства персоналом и решает кадровые задачи. Для этого необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, т. к. жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают.

Значение кадровых документов определяется тем, что с их помощью обеспечивается соблюдение законодательства о труде, совершенствуются организационная структура и штатное расписание, устанавливаются порядок и условия регулирования трудовых отношений между нанимателем и работником, осуществляется пенсионное обеспечение и т. д.

Создание документов. Объем основных форм документов, отражающих взаимоотношения работодателя и работника, определяется ТК.

Правила, на которых основывается создание любого документа, определены, в частности, Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция)), унифицированной системой организационно-­распорядительной документации (УСОРД) (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41) и т. д.

При подготовке документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую значимость, а не юридическую силу документа, как это было закреплено ранее (ч. 2 п. 16 Инструкции). Это способствует их оперативному прохождению, анализу и обработке содержащейся в них информации и принятию качественного управленческого решения.

Фиксация управленческих действий. Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов — фиксации на материальных носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств. Управленческие документы могут быть зафиксированы как на бумажном, так и на электронном носителе (документы в электронном виде, в т. ч. электронные документы) (ч. 2 п. 9 Инструкции).

Архивное хранение документов. Заключительным этапом обработки документа является его архивирование. Для правильного оформления документов для архивного хранения следует руководствоваться Законом Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Рес­публике Беларусь».

Документооборот учреждения дошкольного образования

Учредительные и иные регистрационные документы

К данным документам относятся:

  • устав учреждения образования (его новые редакции, изменения и дополнения к нему);
  • свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
  • специальное разрешение (лицензия) на осуществление образовательной деятельности;
  • документы о государственной регистрации прав на недвижимое имущество.

Локальные правовые акты

В учреждении дошкольного образования издается ряд локальных правовых актов. Это документы, которые обязательны для разработки и исполнения. Отсутствие данных документов влечет в т. ч. административную ответственность в соответствии с ч. 6 ст. 10.12 КоАП.

Справочно: несоблюдение должностным лицом нанимателя установленного порядка приема работников на работу, режима рабочего времени и времени отдыха работников, предоставления им отпусков, а равно нарушения законодательства о труде, причинившие вред работнику, кроме нарушений, предусмотренных чч. 1‒5 ст. 10.12 КоАП, влекут наложение штрафа в размере от 2 до 20 БВ.

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) должны соответствовать типовым правилам внутреннего трудового распорядка (утв. постановлением Министерства труда Рес­публики Беларусь от 05.04.2000 № 46). Они утверждаются руководителем учреждения дошкольного образования и согласовываются с профсоюзным комитетом учреждения с указанием протокола и даты заседания.

Это важно
При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под роспись с документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок (п. 3 ч. 1 ст. 54 ТК).

Штатное расписание утверждается руководителем учреждения и разрабатывается в соответствии с постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 11.08.2022 № 248 «О типовых штатах и нормативах численности работников учреждений дошкольного образования, специальных детских садов».

График работы утверждается руководителем учреждения и согласовывается с профсоюзным комитетом учреждения образования.

При этом установленный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее одного месяца до введения его в действие (ч. 5 ст. 123 ТК).

Должностные (рабочие) инструкции регламентируют основные задачи и функции, права и обязанности, ответственность работника в соответствии с занимаемой им должностью.

Должностные (рабочие) инструкции разрабатываются на имеющиеся в штатном расписании учреждения образования должности (профессии) на основании постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 «Об утверждении Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих» и иных НПА.

Каждого работника при приеме на работу наниматель обязан ознакомить с должностными (рабочими) инструкциями под роспись и разъяснить его права и обязанности (п. 2 ст. 54 ТК). Должностные (рабочие) инструкции должны быть утверждены нанимателем и согласованы с профсоюзным комитетом учреждения образования (номер протокола, дата).

График трудовых отпусков применяется для отражения сведений о времени предоставления трудовых отпусков всем работникам учреждения образования на календарный год по месяцам. График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников (ч. 2 ст. 168 ТК).

По общему правилу дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (ч. 3 ст. 168 ТК). При этом законодательство не содержит требования о том, чтобы эта договоренность была зафиксирована именно в графике, она может быть достигнута как устно, так и письменно.

При составлении графика отпусков можно указывать дату начала отпуска или только месяц, в котором отпуск будет предоставлен. Каждый работник должен быть ознакомлен с графиком отпусков, и это ознакомление может быть зафиксировано непосредственно в графике отпусков либо в листе ознакомления с графиком.

Справочно: наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней, за исключением случаев, когда трудовой отпуск предоставляется индивидуально по предварительной договоренности между работником и нанимателем (ст. 169 ТК).

К локальным правовым актам учреждения также относятся:

  • распорядительные документы (приказы по личному составу);
  • персональная документация (личное дело, трудовая книжка, личная карточка работника);
  • договорная документация (коллективный договор, трудовой договор (контракт), договор о материальной ответственности и др.);
  • учетная кадровая документация (книги, журналы и др.);
  • информационная документация.
992 Shape 1 copy 6Created with Avocode.
• • •

Татьяна Якубович: “Защитить права работника, не допустить несправедливого отношения, помочь создать достойные условия труда – это зона ответственности Профсоюза”

Конструктивный диалог с социальными партнерами, общественный контроль и уровень заработной платы педагогов – VIII пленум Республиканского комитета Белорусского профсоюза...
Shape 1 copy 6Created with Avocode. 160

Приводим трудовые договоры и ПВТР в соответствие с законодательством

С принятием постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.11.2023 № 41 «Об изменении постановлений Министерства труда Республики Беларусь...
№ 12 (144) 2023 Косько Юрий,
Shape 1 copy 6Created with Avocode. 880
Задать вопрос в редакцию
Заказать звонок