Если не удается согласовать дату начала трудового отпуска: алгоритм действий нанимателя

В соответствии с ч. 3 ст. 168 ТК дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.

При этом согласно сложившейся практике указанная дата может определяться как при составлении графика трудовых отпусков, так и в дальнейшем (т. е. по соглашению сторон уже после утверждения графика трудовых отпусков).

Законодательством не установлены обязательные требования к содержанию графиков трудовых отпусков, и оно не содержит требований об указании в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска. В графике трудовых отпусков может указываться месяц предоставления отпуска или конкретная дата начала отпуска на усмотрение нанимателя.

Справочно: в Унифицированной системе организационно-­распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (далее — УСОРД), приведена форма графика трудовых отпусков, в соответствии с которой предусмотрено указание только месяца в графике трудовых отпусков. Однако УСОРД — это комплекс форм документов, рекомендуемых для применения (но не обязательных) в деятельности организаций всех организационно-­правовых форм.

Указание конкретной даты в графике трудовых отпусков имеет свои положительные моменты. Например, можно избежать наложения (пересечения) трудовых отпусков. Скажем, графиком предусмотрено, что главный бухгалтер и его заместитель уйдут в отпуск в июле. В итоге может оказаться, что их отпуска пересеклись, и организация на период пересечения отпусков останется без главного бухгалтера и его заместителя. В то же время при планировании даты трудового отпуска можно предусмотреть, чтобы отпуска указанных работников не пересекались.

Алгоритм кадровых действий по определению даты начала трудового отпуска, в т. ч. при отказе работника от ее согласования, может быть следующим.

Алгоритм действий по определению даты начала отпуска

Этап 1. Действия нанимателя по согласованию даты начала трудового отпуска

ШАГ 1. Направьте работнику предложение по дате начала трудового отпуска с указанием предельной даты его начала

Если в графике трудовых отпусков дата начала трудового отпуска не определена, то в соответствии с ч. 3 ст. 168 ТК следует определить такую дату по соглашению сторон. Инициировать согласование даты может любая из сторон — как наниматель, так и сам работник.

Если предложение делает наниматель* либо когда наниматель получил соответствующее предложение от работника, в котором дата начала отпуска нарушает требования ст. 170 ТК (с выходом периода трудового отпуска за пределы рабочего года), целесообразно указать на предельную дату начала трудового отпуска с учетом требований законодательства о труде (т. е. с учетом пределов рабочего года).

*   Пример предложения нанимателя о дате начала трудового отпуска 

ШАГ 2. Зафиксируйте факт отказа работника от согласования даты начала трудового отпуска либо получение заявления о таком отказе или отказ от ухода в отпуск согласно графику отпусков

Если работник не хочет по ­каким-либо причинам согласовывать дату начала отпуска (не отвечает на предложение нанимателя, не подает заявление об отпуске с указанием даты начала трудового отпуска и т. п.), полагаем, нелишним будет зафиксировать данное обстоятельство, например, в форме докладной записки*.

*   Пример докладной записки об уклонении работника от согласования даты начала трудового отпуска 

ШАГ 3. Оформите предоставление трудового отпуска приказом и выплатите средний заработок за время трудового отпуска

Согласно ст. 152 ТК отпуск оформляется приказом (распоряжением, решением)* или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом.

*   Пример приказа о предоставлении трудового отпуска 

Иными словами, в данном случае трудовой отпуск оформляется по общим правилам, только дата начала трудового отпуска определяется нанимателем самостоятельно с учетом требований законодательства о труде.

В соответствии со ст. 176 ТК наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за два дня до начала отпуска. Заметим, что данный срок един для всех работников с 28.01.2020, т. е. как для лиц, работающих по трудовому договору, так и для лиц, работающих по контракту. В последнем случае в ст. 261-2 ТК не содержатся особые правила, как ранее в п. 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины».

Этап 2. Действия в случае, если работник отказывается уходить в отпуск в день, определенный нанимателем

ШАГ 4. Получите от работника отказ от ухода в отпуск с учетом даты начала отпуска, установленной нанимателем

Отказ работника от ухода в отпуск может быть оформлен в виде заявления* работника либо заактирован уполномоченным должностным лицом нанимателя (например, непосредственным руководителем или работником кадровой службы) в присутствии свидетелей.

*   Пример заявления работника об отказе ухода в трудовой отпуск 

В правилах внутреннего трудового распорядка может быть закреплена обязанность работника в определенный срок проинформировать нанимателя о несогласии с датой отпуска.

Справочно: если трудовой отпуск предоставлен с соблюдением установленного порядка, но работник отказывается использовать отпуск в определенный для него срок без законных оснований, наниматель вправе отказать работнику в переносе отпуска и не выплачивать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск, кроме случаев, предусмотренных ч. 1 ст. 179 ТК (ст. 173 ТК)

ШАГ 5. Убедитесь в соблюдении нанимателем условий для реализации ст. 173 ТК

Для того, чтобы реализовать право нанимателя на отказ работнику в переносе трудового отпуска на другое время или замену его денежной компенсацией, необходимо вначале убедиться, что у работника нет для этого законных оснований. В частности, в рассматриваемом случае наниматель должен убедиться в следующем:

• срок предоставления трудового отпуска установлен графиком трудовых отпусков либо соглашением сторон, при этом определен не только месяц, но и конкретный день (дата) начала отпуска;
• наниматель выполнил все свои обязанности: работник предупрежден за 15 дней до начала отпуска (ст. 169 ТК), подготовлен к выплате средний заработок за время отпуска не позднее чем за два дня до его начала (ст. 176 ТК);
• договоренность о переносе отпуска не достигнута, и у работника нет законных оснований требовать этого (согласно ст. 171 ТК).

ШАГ 6. Проинформируйте работника о последствиях отказа ухода в отпуск согласно графику трудовых отпусков

Если наниматель не намерен переносить трудовой отпуск на другое время текущего рабочего года или заменять его денежной компенсацией и у работника отсутствуют основания для этого, то наниматель вправе отказать работнику в его запросе согласно ст. 173 ТК. Отказ может быть выражен в резолюции руководителя организации на заявлении работника.

Также целесообразно проинформировать работника о последствиях его отказа использовать трудовой отпуск в установленное время*.

*   Пример информирования работника о последствиях неухода в отпуск согласно графику трудовых отпусков 

ШАГ 7. Выберите один из вариантов действий при намерении работника выйти на работу в период запланированного (оговоренного) отпуска

Действия нанимателя в дальнейшем зависят от того, намерен ли работник выйти на работу и вышел ли он на нее в период отпуска.

Вариант 1. Работник отказывается от использования отпуска в срок, но всё же не вышел на работу (независимо от того, написал ли он заявление о несогласии с отказом в переносе отпуска). Это означает, что работник использует отпуск и не вправе претендовать на отпуск в другое время, а также на выплату денежной компенсации.

Вариант 2. Работник намерен выйти на работу. В этом случае важно помнить, что наниматель не вправе отстранить работника от работы. Это связано с тем, что действующее законодательство, в частности ст. 49 ТК, не содержит такого основания отстранения от работы, как уход работника в отпуск.

Заведующему на заметку
Главный правовой инспектор труда Гомельского областного объединения профсоюзов Екатерина Филипцова указала, что законодательство не содержит норм, запрещающих работнику посещать рабочее место во время трудового отпуска. При этом необходимо учитывать специфику работы организации, в частности требования пропускного режима на территории нанимателя (в случае их наличия). Работник вправе посещать свое рабочее место в период отпуска, но важно помнить, что время, проведенное в таком случае на рабочем месте, не подлежит учету как рабочее и, соответственно, не оплачивается (ст. 173 ТК) (clck.ru/UFM4E).
Аналогичное мнение высказал главный правовой инспектор труда Минской областной организации профсоюза работников образования и науки Валерий Вишневский (clck.ru/UFM6x).

Наниматель фактически может ограничить допуск работника к работе (к рабочему месту) в отдельных ситуациях (к которым и относится появление работника на рабочем месте в период трудового отпуска), как правило, при наличии в организации пропускного режима. В таком случае он может, например, временно (на период отпуска) приостановить действие пропуска и т. п.

В некоторых случаях у нанимателя не может быть физической возможности воспрепятствовать работнику. Например, если работник работает удаленно (на дому или дистанционно). В обозначенном случае он учитывает время такого выхода как время отпуска (т. е. учитывает его в табеле использования рабочего времени как отпуск) и, соответственно, не дает работнику никаких поручений по работе и не принимает никаких результатов его труда за данный период.

Заметим, что при таком варианте действий наниматель не может привлечь работника к дисциплинарной ответственности за несоблюдение графика трудовых отпусков, т. к. работник формально находится в отпуске (т. е. не нарушает график).

Таблица

Варианты действий нанимателя