В основе функционирования любой организации лежит документирование всех процессов управления и производства. Современная организация вынуждена использовать в своей деятельности информационные технологии. Появление автоматизированных рабочих мест и новых носителей информации привели к необходимости совершенствования правового регулирования отношений, связанных с применением документов в электронном виде. И если ранее наряду с документом на бумажном носителе существовала его копия в электронном виде, то сейчас поставлена задача перехода на безбумажный документооборот (об этом речь идет в Плане мероприятий по обеспечению в Республике Беларусь архивного хранения электронных документов, утвержденном Первым заместителем Премьер-министра Республики Беларусь А. Г. Турчиным 17 октября 2018 г. № 37/226-274/334, итогом которого должен стать полный переход на архивное хранение электронных документов (для государственных органов, иных государственных организаций) (примеч. авт.)).
Современное развитие информационных технологий создает новые возможности использования электронных коммуникаций для оптимизации деятельности и обмена юридически значимыми документами. На данный момент к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, приравнивается:
С учетом вышеизложенного постановлением № 39 были внесены изменения в Инструкцию по делопроизводству с целью ее приведения в соответствие с Законом об электронном документе и Законом Республики Беларусь от 17 июля 2018 г. «О нормативных правовых актах» (далее — Закон о НПА).
Уточнена сфера распространения Инструкции
В соответствии с п. 3 Инструкции по делопроизводству ее положения распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий.
Справочно: документом теперь конкретизировано, что особенности подготовки и оформления проектов НПА определяются в соответствии с Законом о НПА.
Обратите внимание
Изменениями установлено, что особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде (за исключением документов, описанных в следующем абзаце), регулируются главой 18 Инструкции по делопроизводству.
Особенности подготовки, оформления, обработки, обеспечения целостности, хранения электронных документов, создаваемых посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее — АС ДОУ) без создания документов на бумажных носителях, электронных копий документов на бумажных носителях регулируются Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 19.
В связи с этим из Инструкции по делопроизводству исключены нормы, устанавливающие требования к электронным документам (из пунктов, содержащих требования к оформлению реквизитов документа исключены требования к размещению части реквизитов электронного документа в его особенной части (из п. 46, 47, 48, 52, 55, 57 и др.)).
Инструкция по делопроизводству отныне регулирует только работу (требования к подготовке, оформлению, обработке, обеспечению целостности, хранению электронных документов теперь содержатся в постановлении № 19) с документами в электронном виде.
При этом необходимо учитывать, что ряд норм к электронным документам и документам в электронном виде может совпадать.
Справочно: в связи с разграничением сферы применения Инструкции по делопроизводству и Закона о НПА претерпел изменения п. 11 Инструкции по делопроизводству. Из него исключены нормы, касающиеся принятия совместных актов государственных органов. Данный вопрос урегулирован ст. 22 Закона о НПА. Также исключены п. 96–97 Инструкции по делопроизводству, содержащие определения видов документов «Постановление» и «Решение». Однако необходимо учитывать, что данные документы могут быть как нормативными правовыми актами, так и распорядительными документами. В первом случае они оформляются в соответствии с требованиями нормотворческой техники (приложение к Закону о НПА), а во втором — Инструкцией по делопроизводству.
Требования к оформлению табеля унифицированных форм документов
Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов, которые включаются в «Табель унифицированных форм документов организации» — перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения.
Пункт 17 Инструкции по делопроизводству дополнен требованием к его оформлению: реквизиты «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Место составления или издания» и «Заголовок к тексту» располагаются и оформляются в соответствии с требованиями п. 35, 41, 45–47, 49 и 54 Инструкции по делопроизводству.
Таким образом, заголовочная часть табеля унифицированных форм документов организации должна иметь следующий вид:
Наименование организации
ТАБЕЛЬ
_____________________№ _________
г. Минск
унифицированных форм документов | УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись Расшифровка подписи
Дата |
Оформление реквизита «Гриф согласования»
Изменены примеры оформления реквизита «Гриф согласования», если документ имеет два или три таких грифа. Это связано с тем, что ранее приводимые в Инструкции по делопроизводству примеры подпадают под действие ст. 46 Закона о НПА и п. 5 требований нормотворческой техники (см. приложение к Закону о НПА). Так, на окончательно согласованном нормативном правовом акте оформляется отметка о согласовании, в которой указываются:
- слово «СОГЛАСОВАНО» (прописными буквами);
- наименования государственных органов (организаций), с которыми согласовывался проект акта.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Министерство образования
Республики Беларусь
В отличие от указанного порядка внешнее согласование на организационно-распорядительных документах оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Директор государственного
учреждения образования
«Средняя школа № 1234 г. Минска»
Подпись А. Г. Карапузова
22.04.2019
Также исключено приложение 4 к Инструкции по делопроизводству, содержащее образец оформления листа согласования. Однако, как и ранее, он может оформляться в таком же виде.
Заверение копий документов
Часть 12 п. 64 Инструкции по делопроизводству конкретизирована и изложена в новой редакции.
Так, организация может заверять копии документов:
Работа с документами в электронном виде
Инструкция по делопроизводству дополнена новым п. 137-1, согласно которому письмо в электронном виде, отправляемое по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции по делопроизводству. Таким образом, форма бланка для документа в электронном виде из п. 30 и приложения 21 исключена и заменена формой письма в электронном виде, что стало согласовываться с п. 21 Инструкции по делопроизводству.
Форма письма в электронном виде
Значительное изменение претерпели п. 236 и 237 Инструкции по делопроизводству. При работе с документами в электронном виде необходимо в первую очередь обращать внимание на сроки хранения таких документов и в последующем на то, созданы ли в архиве организации условия для хранения документов в электронном виде, имеющих срок хранения свыше 10 лет. Это связано с тем, что к хранению таких документов предъявляются особые требования, обусловленные необходимостью сохранения целостности. Целостность документа означает его неизменность, т. е. обеспечение защиты документа от изменения.
Справочно: документы в электронном виде после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе.
Обратите внимание
В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке.
В случае поступления документов в организацию одновременно по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота и на бумажном носителе архивному хранению подлежит документ на бумажном носителе. При невозможности получения бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе (см.: ч. 2 п. 236 Инструкции по делопроизводству).
Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20 (перечень документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде), хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения.
Перечень документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде
Целостность документов в электронном виде (у электронных документов ее обеспечивает электронная цифровая подпись) могут обеспечивать авторизация внутри информационной системы (например, АС ДОУ), работа на автоматизированном рабочем месте под логином и паролем и др.
Также сами организации получили право разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению (в т. ч. отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми») (см.: ч. 3 п. 236 Инструкции по делопроизводству). Это в первую очередь касается документов, образующихся в деятельности организации и не включенных в перечень типовых документов с указанием сроков хранения.
При наличии идентичных по содержанию документов в электронном виде и на бумажном носителе документы в электронном виде хранятся до минования надобности.
Уничтожение документов в электронном виде постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется не ранее утверждения в установленном порядке годовых разделов сводных описей дел, содержащих документы на бумажном носителе.
Новое в формировании гибридных дел
Кардинально изменились требования к формированию гибридных дел. Гибридные дела в пределах одного дела объединяют документы, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе.
Это важно
Теперь гибридные дела могут существовать только на стадии оперативного хранения (ч. 3 п. 237 Инструкции по делопроизводству). Затем в случае, если они подлежат архивному хранению, они должны расформировываться на два самостоятельных дела: документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе, документы в электронном виде формируются в электронное дело (ранее они должны были приводиться в один вид). Указанным делам присваивается одинаковый индекс по номенклатуре дел и заголовок. При этом есть оговорка, что такое формирование дел возможно только при условии, что в архиве организации созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности.
Гибридные дела временного (до 10 лет) хранения после окончания делопроизводственного года не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков.
В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, не допускается формировать гибридные дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Таким образом, в момент создания документа в электронном виде необходимо учитывать конец его жизненного цикла: созданы ли в архиве организации условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности или нет.
Соответственно, если созданы — можно формировать как гибридные, так и электронные дела с документами временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения (при этом допускается создавать такие документы в строго определенном формате), если нет — необходимо создавать документ на бумажном носителе (для исходящих и внутренних документов) или просить дослать вариант документа на бумажном носителе (для входящих документов). В исключительных случаях, когда условия для хранения документов временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения не созданы, однако такие документы поступили в организацию или были созданы, для хранения необходимо изготовить копию электронного документа на бумажном носителе и удостоверить ее в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20 июля 2010 г. № 1086 «Об утверждении Положения о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе» (с последующими изменениями и дополнениями).
Изменения в заполнении регистрационно-контрольной карточки
Из регистрационно-контрольной карточки исключен реквизит «Дело № » в связи с тем, что данные о деле, в которое помещается документ, указываются в реквизите «Отметка об исполнении документа». Он содержит индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ после исполнения, краткую запись решения вопроса по существу, дату и индекс документа-ответа.
