Средства индивидуальной защиты (далее — СИЗ) предусмотрены законодательством для обеспечения защиты работников от воздействия опасных (вредных) производственных факторов, неблагоприятных климатических условий.
Однако мало выдать сотрудникам полагающиеся СИЗ, важно это еще и правильно документально оформить. Почему это так необходимо? На этот вопрос ответим в статье.
Во-первых, наниматель, поступая в строгом соответствии с требованиями законодательства и обеспечивая работников всеми необходимыми СИЗ, существенно экономит на их листках нетрудоспособности и, соответственно, на непрерывности рабочего процесса. Во-вторых, в случае несчастного случая на производстве либо приобретения работником профессионального заболевания, наниматель защищен от претензий как контролирующих, правоохранительных органов (что зачастую связано с крупными штрафными санкциями), так и необоснованных материальных требований работника, пренебрегшего правильным использованием выданных ему СИЗ. И в‑третьих, сам работник, будучи не обеспеченным по действующим нормам СИЗ, при приобретении профессионального заболевания или получении травмы на производстве по этой причине может рассчитывать на получение от нанимателя соответствующей компенсации, а также требовать привлечения виновных должностных лиц к ответственности, вплоть до уголовной.
В Республике Беларусь для правильного и полного учета выданных СИЗ используют личные карточки учета СИЗ (далее — личная карточка). Их ведение регулируется п. 43 Инструкции о порядке обеспечения работников средствами индивидуальной защиты, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.12.2008 № 209 (далее — Инструкция № 209, постановление № 209 соответственно).
Личная карточка заводится на каждого работника, которому в соответствии с требованиями законодательства положено выдавать СИЗ. Это внутренний документ учреждения, в котором отражается выдача и сдача средств защиты. При этом личная карточка является документом накопительного характера, в которую записываются все СИЗ, выданные работнику за весь период работы в учреждении. Ее нельзя отнести к категории первичного учетного документа, поскольку с целью правильного бухгалтерского учета факт выдачи либо возврата каждого средства защиты оформляют соответствующим документом (ведомостью, актом выдачи, накладной).
Форма личной карточки Инструкцией № 209 не определена, следовательно, ее составление отдано на откуп нанимателю. Однако логично, что составлять ее целесообразно в виде таблицы.
В то же время в соответствии с п. 43 Инструкции № 209 некоторые сведения обязательно должны быть отражены в карточке (см. Памятку).
Памятка
Сведения, отражаемые в личной карточке
О работнике:
О предусмотренных по установленным нормам выдачи СИЗ:
Cведения о фактически выданных СИЗ, которые подтверждаются подписью работника:
Cведения о возвращении СИЗ, подтвержденные подписями сдавшего средство защиты и принявшего его работников:
Следует иметь в виду, что достоверность указанных в личной карточке сведений подтверждается подписями представителей бухгалтерии, специалиста по кадрам, руководителя структурного подразделения, в котором работает работник, специалиста по охране труда или уполномоченного должностного лица, на которого возложены соответствующие обязанности по охране. Для этого в личной карточке должны быть предусмотрены соответствующие строки. Также работник должен быть ознакомлен со сведениями, внесенными в его личную карточку, под роспись. Подписью работника, а также лица, принявшего имущество, подтверждаются и сведения о возвращении СИЗ с указанием даты возвращения, количества, процента износа и стоимости.
По мере необходимости в личную карточку можно заносить и другие сведения.
Важно, по нашему мнению, отражать в личной карточке и дату увольнения работника, поскольку это имеет значение при окончательном расчете и принятии решения о размере удержаний за выданные, но не использованные в установленные сроки СИЗ.
В соответствии с постановлением № 209 личную карточку допускается вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде — решение об этом отдано на откуп нанимателю.
Порядок заполнения личной карточки определяется исходя из специфики организации работы. В любом случае наиболее целесообразно этот порядок оговорить во внутреннем локальном акте, например, в приказе, положении, закрепив в этом документе лицо, ответственное за ведение личных карточек, и порядок представления ему всей необходимой информации, с указанием лиц, обязанных эту информацию представить.
Также в соответствии с п. 44 Инструкции № 209 наниматель вправе организовать выдачу СИЗ и их сменных компонентов простой конструкции, не требующих проведения дополнительного инструктажа по порядку их применения, посредством автоматизированных систем выдачи (вендингового оборудования). Но при этом требуется наличие в учреждении специальных устройств, которые будут производить идентификацию работника и автоматически заполнять данные о выданных СИЗ в электронную форму личной карточки работника.
Зачастую возникает вопрос о том, как долго должна храниться личная карточка после увольнения работника. Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение № 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140) определяет длительность данного срока — один год после увольнения работника.
По истечении срока хранения личные карточки можно уничтожать в установленном порядке. При этом отобранные к уничтожению личные карточки следует оформить актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
и затем На экран «Домой»
на верхней панели или нажмите меню и затем Добавить на домашний экран/экран приложений