Номенклатура дел учреждений образования: особенности составления

Номенклатура дел учреждения образования (сводная номенклатура дел) — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в учреждении образования в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Использование номенклатуры дел в учреждениях образования обеспечивает эффективный учет и поиск документов в процессе их формирования и оперативного хранения в делопроизводстве.

Принципы построения номенклатуры дел

Независимо от принципа построения номенклатуры дел ее структурными элементами будут разделы, которые могут делиться на подразделы. Названиями разделов (подразделов) являются наименования структурных подразделений и (или) управленческие функции или направления деятельности учреждения образования.

При использовании структурного принципа построения номенклатуры дел названиями ее разделов будут наименования структурных подразделений учреждения образования, расположенные в соответствии со штатным расписанием.

Функциональный принцип построения применяется в бесструктурных учреждениях образования. Названиями разделов номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, будут управленческие функции или направления деятельности учреждения образования.

Кроме того, может применяться структурно-­функциональный принцип, при котором для реализации определенных функций и направлений деятельности учреждения образования создаются структурные подразделения, а выполнение конкретных функций возлагается на отдельных работников.

При построении номенклатуры дел по струк­турно-­функциональному принципу названиями ее разделов будут наименования структурных подразделений и управленческих функций или направлений деятельности, выполняемых отдельными работниками.

ПРИМЕР
1. Руководство
1.1. Заведующий детским садом
1.2. Заместитель заведующего по основной деятельности
1.3. Заместитель заведующего по хозяйственной работе
1.4. Заведующий хозяйством
2. Работа с кадрами
3. Образовательная деятельность
4. Методическая работа
…
8. Обеспечение охраны труда
…
10. Архив
11. Комиссия по государственным закупкам
12. Комиссия по трудовым спорам
13. Профессиональный союз

или

1. Руководство
2. Бухгалтерия
3. Работа с кадрами
…

Независимо от принципа построения номенклатуры дел и структуры учреждения образования в первый раздел номенклатуры включаются дела службы документационного обеспечения управления.

Номенклатура дел составляется на дела всего учреждения образования (п. 152 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Министерства юстиции Рес­публики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству)).

В номенклатуру дел учреждения образования также включаются дела коллегиальных органов, в т. ч. постоянно и (или) временно действующих (комитетов, комиссий, советов и др.) (п. 23 гл. 4 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23).

Дела комиссий и советов в зависимости от их статуса, количества дел, образующихся в процессе их деятельности, а также специфики ведения и хранения этих дел могут включаться в самостоятельные разделы или в соответствующие разделы структурных подразделений номенклатуры дел учреждения образования. Например, дела комиссии по трудовым спорам могут включаться самостоятельным разделом в номенклатуру дел или в раздел структурного подразделения учреждения образования, в котором непосредственно находятся на оперативном хранении.

Включаются в номенклатуру и дела общественных организаций. При наличии в учреждении образования общественной организации (профессионального союза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом (п. 159 Инструкции по делопроизводству).

Систематизация заголовков дел

Заголовки дел в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимо­связи дел в следующем порядке:

• НПА (декреты, указы, законы, постановления Совета Министров и др.);
• учредительные документы учреждения образования (устав, положение и др.);
• распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания, образовательные стандарты, инструктивно-­методические письма и др.);
• распорядительные документы учреждения образования (приказы, распоряжения и др.);
• организационные документы (положения, инструкции, правила, методические рекомендации и др.);
• протоколы;
• планы (в т. ч. учебный план учреждения образования, учебный план интегрированного обучения и воспитания, индивидуальный учебный план и др.);
• отчеты;
• договоры;
• справочно-­информационные документы (акты, справки, информация, ведомости и др.);
• переписка;
• учетно-­регистрационные формы (журналы, картотеки и др.);
• номенклатура дел учреждения образования и выписки из нее.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из номера раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела. Индекс номенклатуры дел может быть сложным, если раздел номенклатуры дел делится на подразделы.

Например, 4-1, 4.1-1.

В графе 2 указываются названия разделов (подразделов) номенклатуры и заголовки включенных в них дел.

В заголовке дела указываются название вида заводимого дела (документы, переписка, карта, журнал) или разновидностей включенных в него документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и т. д.), а также тема (содержание) дела.

Например, «Расписания учебных занятий», «Журнал регистрации документов», «Журнал регистрации инструктажа по обеспечению безопасности обучающихся при проведении экскурсии (иных мероприятий, проводимых за территорией учреждения дошкольного образования)», «Журнал “Здоровье”», «Ежедневный план работы с воспитанниками», «Протоколы заседаний педагогического совета и документы к ним» и т. д.

В заголовке дела может указываться номер формы соответствующего документа, например: «Отчет о финансово-­экономической деятельности учреждения образования, реализующего образовательные программы общего среднего (дошкольного) образования (ф. 1‑фдсо (Минобразование))».

Отдельные категории дел включаются в номенклатуру дел под одним индексом. Аналогичным образом в номенклатуру дел включаются личные карточки работников, их трудовые книжки.

В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел, номера пунктов согласно НПА, локальным правовым актам, устанавливающим перечни документов с указанием сроков хранения.

Это важно
Основным НПА, определяющим сроки хранения документов, является постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов».

Постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 28.11.2022 N 450 "О перечне документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования" руководствуются те учреждения образования, на которые оно распространяется.

Названия и выходные данные НПА, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед наименованием должности, собственноручной подписью и расшифровкой подписи лица, составившего номенклатуру дел.

ПРИМЕР
Номенклатура дел составлена на основании: постановления Министерства юстиции Рес­публики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 «О перечне типовых документов».

Сроки хранения документов могут устанавливаться в соответствии с требованиями иных НПА. В таком случае в графе 4 указываются пункт соответствующего НПА, его название, дата и номер, а также сведения о том, когда и кем он был утвержден.

Если НПА не содержат сведений о сроках хранения каких-либо видов (разновидностей) документов, соответствующее решение принимает экспертная комиссия (ЭК) учреждения образования исходя из практической ценности документов.

ПРИМЕР

Сокращение указанных в НПА сроков хранения документов не допускается.

В графе 5 номенклатуры дел учреждения образования указываются дополнительные условия исчисления сроков хранения, особенности передачи дел на хранение в архив учреждения образования и иные условия, установленные перечнями документов с указанием сроков хранения, иными НПА, места хранения дела с подлинниками (первыми экземплярами), сведения о незаведении дел (указывается «Не заведено»), о переходящих делах (указывается «Переходящее»). В графе 5 номенклатуры для электронных дел проставляется отметка «ЭД», для гибридных дел — «ГД», для информационных ресурсов — «ИР».

Таким образом, одним из наиболее рациональных и эффективных способов упорядочения и систематизации документов учреждения образования является использование специального классификационного справочника — номенклатуры дел.

Форма номенклатуры дел.