Для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации, учета, определения сроков хранения дел в делопроизводстве, составления описей дел при их передаче в архив, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения организации разрабатывают номенклатуры дел.

Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ч. 4 п. 150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Инструкция по делопроизводству).

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Также в архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения (ч. 5–6 п. 150 Инструкции по делопроизводству).

Порядок разработки номенклатуры дел организации регламентируется следующими НПА и методическими документами:

Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Правила работы архивов);
Инструкцией по делопроизводству;
Методическими рекомендациями по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 (далее — Методические рекомендации);
Методические рекомендации по включению документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов в номенклатуры дел государственных органов и иных организаций, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.12.2017 № 56 (далее — Методические рекомендации № 56).

При этом в Правила работы архивов включена глава, посвященная составлению номенклатуры дел (гл. 5). В свою очередь в Инструкции по делопроизводству также содержится гл. 10, посвященная составлению номенклатуры дел. Отметим, что указанные дублирующие друг друга главы в различных НПА не противоречат друг другу. При этом ряд вопросов составления номенклатуры дел в Правилах работы архивов раскрыт более подробно.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется в каждой организации независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (далее — сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения (п. 26 Правил работы архивов; п. 152 Инструкции по делопроизводству).

Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления (далее — ДОУ) (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (далее — ЭК) и утверждается директором до 1 января года, на который составлена (ч. 2 п. 153 Инструкции по делопроизводству).

Справочно: сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Аналогичное правило действует в отношении согласования сводной номенклатуры дел с центральной ЭК (далее — ЦЭК) вышестоящих организаций (при наличии) (п. 29 Правил работы архивов).

Номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в трех экземплярах:

для службы ДОУ (или лица, ответственного за ДОУ);
для архива организации (в качестве учетного документа);
для государственного архива, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации (при наличии).

В свою очередь, сводные номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах.

Обратите внимание
После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях (п. 157 Инструкции по делопроизводству).
Отметим, что указанные выписки могут храниться не только на бумажном носителе, но и в электронном виде (без вывода на бумажный носитель) (п. 26 приложения 20 к Инструкции по делопроизводству).

Форма номенклатуры дел организации

Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

Пример оформления номенклатуры дел учреждения образования

При составлении номенклатуры дел изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации. Используются следующие локальные правовые акты организации:

устав организации (положение о ней);
положения о структурных подразделениях;
штатное расписание;
планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений;
должностные инструкции работникам;
типовые и примерные номенклатуры дел;
номенклатуры дел за предыдущие годы;
регистрационные формы, справочные картотеки;
перечни документов с указанием сроков хранения (п. 160 Инструкции по делопроизводству).

В номенклатуру дел включаются заголовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в т. ч. учетно-регистрационных форм (журналов, книг) и справочных картотек. В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в процессе деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т. п.) и общественных организаций.

В номенклатуру дел не включаются:

Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники НПА;
печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т. д.);
указатели и другие вспомогательные документы (ч. 3 п. 35 Правил работы архивов).

Схема построения номенклатуры дел

Номенклатуры дел организаций могут строиться на основании следующих принципов:

структурного — в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации;
структурно-функционального — в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации;
функционального — в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации (применяется в бесструктурных организациях).

Номенклатура дел составляется, как правило, по структурному или по структурно-функциональному принципу (п. 162 Инструкции по делопроизводству).

Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурному принципу, являются наименования структурных подразделений организации.

ПРИМЕР

Руководство
Бухгалтерия
Отдел правовой и кадровой работы
Социально-психологическая служба
Медицинский пункт
Столовая
Архив
Первичная профсоюзная организация

Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу, являются наименования структурных подразделений организации и управленческие функции или направления деятельности организации (п. 37 Правил работы архивов).

ПРИМЕР

Руководство
Образовательная деятельность
Социально-психологическая служба
Инженер по охране труда
Юрисконсульт
Медицинский пункт
Столовая
Архив
Первичная профсоюзная организация

Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации (п. 37 Правил работы архивов).

ПРИМЕР

Руководство
Образовательная деятельность
Социальная защита детей
Охрана труда
Работа с кадрами
Медицинское обеспечение
Организация питания
Работа архива
Первичная профсоюзная организация

Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.

При наличии в организации первичных организаций (профессионального союза и др.) их номенклатуры дел составляются по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений организации. Документы первичной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом (п. 33 Правил работы архивов).

Обратите внимание
Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.

Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4 (п. 38 Правил работы архивов).

Структура номенклатуры дел

Структурно номенклатура дел включает в себя пять граф.

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел.

Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела). При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0» (подп. 165.1 п. 165 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР

2-1, 2-2, 2-3
02-01, 02-02, 03-03

В больших учреждениях образования со сложной организационной структурой кроме разделов в номенклатуре дел могут выделяться подразделы, включающие структурные подразделения или функции более крупных структурных подразделений организации.

ПРИМЕР

3 — номер раздела номенклатуры дел;
3-1 — номер подраздела номенклатуры дел;
3-1-1 — порядковый номер дела;
3-1-2 — порядковый номер дела;
3-1-3 — порядковый номер дела;
3-2 — номер подраздела номенклатуры дел;
3-2-1 — порядковый номер дела;
3-2-2 — порядковый номер дела;
3-2-3 — порядковый номер дела.

В сводной номенклатуре дел однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки.

ПРИМЕР

Приказы заведующего по основной деятельности. Копии

Это важно
Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение делопроизводственного года. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел под резервными индексами, помещаемыми в конце каждого раздела номенклатуры дел. На практике чаще всего выделяется два таких индекса в конце каждого раздела.

В графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия (подп. 165.2 п. 165 Инструкции по делопроизводству).

В состав заголовка включаются:

указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело);
разновидность документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.);
название темы (содержание) дела.

В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:

указание автора документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или должностного лица);

ПРИМЕР

Приказы заведующего по административно-хозяйственным вопросам

указание адресата или корреспондента документов;

ПРИМЕР

Переписка с управлением по образованию Лидского районного исполнительного комитета по основной деятельности

даты (период), к которым относится содержание документов дела;

ПРИМЕР

Планы социально-педагогической поддержки воспитанников и оказания им психологической помощи на 2021 год

указание на копийность документов, включенных в дело.

ПРИМЕР

Должностные и рабочие инструкции работникам. Копии

Термин «Документы» используется в заголовке:

при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело;

ПРИМЕР

Документы об организации питания воспитанников учреждения (акты, графики, переписка и др.)

при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов;

ПРИМЕР

Документы к протоколам заседаний аттестационной комиссии (протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования и др.)

Термин «Дело» употребляется в названиях личных дел.

В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.

ПРИМЕР

Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.

ПРИМЕР

Переписка с государственными органами по основной деятельности

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.

ПРИМЕР

План воспитательной работы и защиты прав и законных интересов детей, находящихся в социально опасном положении, на 2021 год

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело:

«Материалы»;
«Документальные материалы»;
«Разные документы»;
«Финансовые документы»;
«Общая переписка».

Также не допускается использовать в качестве заголовков формулировки и определения, в которых вид документа заменен действием:

«Исследование …»;
«Рассмотрение …»;
«Обеспечение …».

В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

НПА Республики Беларусь;
учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);
распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
распорядительные документы (приказы, распоряжения и др.);
организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);
протоколы;
планы;
отчеты;
договоры;
справочно-информационные документы (акты, справки, информации и др.);
переписка;
учетно-регистрационные формы (журналы, книги, картотеки и др.);
номенклатура дел и выписки из нее.

Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры. Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения.

Например, приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты — перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями — перед перепиской с иными организациями и т. д.

Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту (подп. 39.2 п. 39 Правил работы архивов).

Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком (подп. 165.3 п. 165 Инструкция по делопроизводству).

Обратите внимание
Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п. 171 Инструкции по делопроизводству).

В графе 4 указывается срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню.

При определении сроков хранения учреждению образования необходимо руководствоваться:

перечнем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, учреждений образования с частной формой собственности, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 с последующими изменениями и дополнениями);
перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 с последующими изменениями и дополнениями) .

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (подп. 165.4 п. 165 Инструкции по делопроизводству).

Увеличение сроков хранения допускается по решению ЦЭК (ЭК) Министерства образования, организаций.

Решения об увеличении сроков хранения, принимаемые Министерством образования, организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов.

Решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, не являющимися источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с ЦЭК Министерства образования (прим. 10 к Перечню Министерства образования).

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки:

о переходящих делах (указывается «Переходящее»);
о незаведении дел (указывается «Не заведено»);
о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения;
о выделении дел к уничтожению;
об утрате дел;
о лицах, ответственных за формирование дел;

Справочно: в графе 5 номенклатуры дел организации могут указываться фамилии работников, ответственных за формирование конкретного дела. Эти работники после завершения дел делопроизводством в течение следующего делопроизводственного (календарного) года готовят соответствующие дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т. ч. по личному составу, для передачи в архив организации (п. 58 Методических рекомендаций).

о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения;
о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов (ведомственных перечнях) с указанием сроков хранения;

ПРИМЕР

Протокол заседания ЭК учреждения от 11.12.2020 № 4

об электронных делах, содержащих документы в электронном виде (ЭД), информационных ресурсах (ИР), гибридных делах (ГД) и др. (подп. 165.5 п. 165 Инструкции по делопроизводству).

Отдельно остановимся на особенности включения в номенклатуру дел информационных ресурсов.

Информационный ресурс — это организованная совокупность документированной информации, включающая базы данных, другие совокупности взаимосвязанной информации в информационных системах (ч. 1 а. 19 ст. 1 Закона Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации» (с последующими изменениями и дополнениями)). К информационным ресурсам организации относятся официальный сайт организации, базы данных, банки данных, реестры, регистры и др. (п. 4 Методических рекомендаций № 56).

Одной из ошибок при включении информационных ресурсов является объединение всех информационных ресурсов организации в одно дело. При этом каждый информационный ресурс включается в номенклатуру дел в составе одного дела. Заголовком дела является наименование информационного ресурса (п. 23 Методических рекомендаций № 56). Это необходимо для того, чтобы учитывать каждый информационный ресурс учреждения образования.

ПРИМЕР

1-33

Интернет-сайт учреждения
http://ddu522.minsk.edu.by

10 лет
п. 1043.1

ИР

В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия НПА, использованных при определении сроков хранения дел (п. 166 Инструкции по делопроизводству).

Если при составлении номенклатуры дел используется несколько перечней документов, то при определении сроков хранения включенных в нее дел ссылки на пункты (статьи) соответствующих перечней, установленных НПА, оформляются с использованием знаков «*», «**» и т. д. (п. 57 Методических рекомендаций).

ПРИМЕР

Номенклатура дел составлена на основании:

постановления Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, учреждений образования с частной формой собственности, с указанием сроков хранения»;

* постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь».

Срок хранения номенклатуры дел в учреждении образования:

постоянно (в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов);
10 лет (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов) (п. 70.1 Перечня Министерства образования).

Срок хранения выписки из номенклатуры дел составляет три года (во всех организациях).