Новая редакция инструкции по делопроизводству: что изменилось

Внесение изменений в Инструкцию № 4 обусловлено необходимостью обеспечения последовательности, взаимо­связанности и согласованности положений Инструкции № 4 и приведения ее в соответствие с требованиями нормотворческой техники, закрепленными в Законе Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах».

В связи с этим из Инструкции № 4 исключены примеры, слова «могут», «может быть», «как правило» и т. д. В отдельный пункт вынесены используемые в ней термины (автоматизированная система документационного обеспечения управления, бланк документа, гибридное дело, документационное обеспечение управления (далее — ДОУ) и др.).

В Инструкции № 4 появились следующие новые нормы.

1. Исключено ограничение на ведение переписки со структурными подразделениями организации.

Организации ведут переписку с организациями, гражданами Республики Беларусь, иностранными гражданами и лицами без гражданства, в т. ч. индивидуальными предпринимателями, в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций.

2. Конкретизированы виды бланков документов.

В п. 19 Инструкции № 4 устанавливаются три вида бланков документов: бланк для письма, общий бланк, бланк для конкретного вида документа.

Бланк для письма и общий бланк изготавливаются во всех организациях.

Бланки для конкретных видов документов изготавливаются по решению организации на основе общего бланка.

3. Уточнены требования к оформлению реквизитов документов (дата документа, правила адресования и др.).

Например, установлено, что при направлении документа посредством информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота государственных органов в реквизите «Адресат» почтовый адрес или адрес электронной почты не указывается.

Определено, что документы временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК», под которой понимается экспертно-­проверочная комиссия, допускается печатать на двух сторонах листа с настройкой зеркальных полей (п. 84 Инструкции № 4).

4. Конкретизировано, что регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, за исключением нерегистрируемых документов, включаемых в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждаемый руководителем организации (подп. 122.1 и 122.2 п. 122 Инструкции № 4). Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс.

Кроме того, из Инструкции № 4 исключены формы регистрационно-­контрольной карточки, журнала регистрации входящих документов и журнала регистрации исходящих документов. Требования к регистрационно-­контрольным формам и порядку их заполнения закреплены в Инструкции № 4.

5. В требованиях к составлению и оформлению номенклатуры дел организации уточнена систематизация первых ее разделов. Так, наименования органов управления и контрольных органов организации в порядке значимости указываются в начале номенклатуры дел организации в качестве самостоятельных разделов (подразделов). При отсутствии в организации органов управления и контрольных органов в первый раздел номенклатуры дел организации включаются дела службы ДОУ.

Как правило, в учреждениях образования первыми разделами номенклатуры дел являются «Руководство», «Распорядительная деятельность» т. п.

Кроме того, теперь допускается вместо выписок из номенклатуры дел организации использовать электронное отображение номенклатуры дел организации, доступ к которому имеют все работники организации.

Скорректировано название граф номенклатуры дел организации:

6. Уточнено, что при формировании дел объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм только для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Соответственно, дела временного (до 10 лет) хранения могут превышать установленный объем. Тем не менее большие по толщине дела неудобны в использовании, поэтому дела временного (до 10 лет) хранения целесообразно ограничивать толщиной 100 мм.

7. Из Инструкции № 4 исключена норма о том, что при внесении в годовой раздел описи дел структурного подразделения подряд нескольких дел с однородными заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел допускается обозначать словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся полностью. Теперь заголовки всех дел должны вноситься в опись дел структурного подразделения полностью.

Например:

8. Скорректировано название граф акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Порядок утверждения акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, сформулирован следующим образом: утверждается руководителем организации после утверждения им сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) постоянного хранения (при ее наличии) и сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел) по личному составу.

9. Существенно изменились требования к работе с документами в электронном виде.

Так, из Инструкции № 4 исключена норма, устанавливающая форматы файлов, в которых могут создаваться документы в электронном виде. Однако установлены форматы документов в электронном виде, подлежащих архивному хранению. Преду­смотрено, что внутренние документы организаций в электронном виде (файлы общей части электронных документов), в т. ч. электронные копии и электронные отображения документов на бумажном носителе, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК», а также документы, направляемые в сторонние организации, должны быть представлены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2).