Зачастую руководители учреждений дошкольного образования не соблюдают основные правила оформления важных, часто используемых реквизитов документов. В данной статье рассмотрим требования делопроизводства при подготовке и оформлении документации, а также выделим часто встречающиеся ошибки в оформлении наиболее важных реквизитов.
Нормы Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (далее — Инструкция) распространяются на организации всех форм собственности.
Несоблюдение (а часто и игнорирование) требований, установленных Инструкцией к оформлению реквизитов документов, может привести к негативных последствиям. Так, отсутствие обязательных реквизитов документа влечет его недействительность (п. 18 Инструкции).
Обязательными реквизитами для всех документов являются:
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими документу юридическую силу, являются:
Справочно: с 26 февраля 2018 г. в соответствии с подп. 3.11 п. 3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23 ноября 2017 г. № 7 «О развитии предпринимательства» субъекты хозяйствования вправе не использовать печать в своей деятельности, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь.
Рассмотрим подробнее реквизиты документа, в оформлении которых чаще всего не соблюдаются требования Инструкции.
Реквизит «Подпись» — наиболее важный среди удостоверяющих реквизитов документа, подпись должен иметь каждый документ, независимо от его вида, адресата и т. д.
Согласно п. 57 Инструкции реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из:
Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Согласно п. 84 Инструкции наименование должности в реквизите «Подпись» печатают от нулевого положения табулятора (или границы левого поля), расшифровку подписи — от шестого положения (или 120 мм на линейке компьютера).
Как не следует делать:
1) печатать сначала фамилию, а потом инициалы;
2) печатать расшифровку подписи сразу после наименования должности, собственноручную подпись ставить после фамилии;
3) печатать инициалы с проставлением пробелов после точек;
4) печатать фамилию и инициалы на одном уровне с первой строкой наименования должности;
5) проставлять подпись после текста документа, а затем отметку о наличии приложения;
6) печатать наименование должности с абзаца.
Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.
В Инструкции отмечено, что в реквизите «Подпись», а также в реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указывается фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия.
Реквизит «Гриф утверждения» является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Всем известно, что гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов от пятого положения табулятора (или 100 мм от левого поля). Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, определен согласно приложению 3 к Инструкции.
Существуют два способа утверждения документа, имеющих одинаковую юридическую силу:
1) утверждение документа посредством издания дополнительного распорядительного документа или составления протокола в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением.
В этом случае реквизит «Гриф утверждения» состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса;
2) путем проставления должностным лицом подписи и печати в реквизите «Гриф утверждения».
Пунктом 52 Инструкции установлено, что при утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т. п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.
Справочно: дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ, а месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.
Как не следует делать:
1) на документе, подлежащем утверждению, проставлять «УТВЕРЖДАЮ», а не «УТВЕРЖДЕНО»;
2) применять оба способа утверждения документа одновременно;
3) печатать «УТВЕРЖДЕНО приказом от 12.12.2018 № 1».
Реквизит «Виза» довольно часто встречается на документах организаций различных форм собственности и организационно-правовых форм. Пунктом 61 Инструкции установлено, что внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.
Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева.
Справочно: отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается.
Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».
Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.
При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся.
Как не следует делать:
1) располагать визы после текста документа по требованиям к реквизиту «Подпись»;
2) проставлять собственноручную подпись в реквизите «Виза» после фамилии;
3) не проставлять дату либо при наличии нескольких виз проставлять дату только под последней визой.
