Разработка и оформление должностных инструкций: важное для заведующего

В п. 3 ч. 1 ст. 194 ТК содержится упоминание о должностной инструкции как об одном из локальных правовых актов нанимателя, определяющих трудовой распорядок для работников. Однако обязательное ее наличие в организации законодательством не предусмотрено.
Указанное обстоятельство нередко порождает мнение о том, что должностная инструкция относится к числу документов, без которых можно обойтись.
Рассмотрим вопросы разработки и оформления должностной инструкции, внесения в нее изменений и дополнений, а также ситуации, при которых наличие указанного документа будет бесспорным преимуществом для нанимателя.

Почему в учреждении дошкольного образования должны быть должностные инструкции работников?

Согласно п. 1 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее — Общие положения ЕКСД)) должностные инструкции — локальные правовые акты, регламентирующие правовое положение служащих в организации и определяющие задачи, функции, права, обязанности и ответственность по занимаемым ими должностям.

Иными словами, должностная инструкция представляет собой документ, в котором можно подробно определить квалификационные требования к кандидату на ту или иную должность, функциональные обязанности работника, его права, обязанности, пределы ответственности.

Наличие должностной инструкции в первую очередь позволяет правильно оценить уровень исполнения работником порученной ему работы, а в случае ненадлежащего отношения к трудовым обязанностям — иметь все основания для принятия к нарушителю мер взыскания вплоть до увольнения. В данном случае должностная инструкция является своего рода перечнем критериев, с помощью которых можно сделать обоснованный вывод о добросовестности выполнения трудовой функции, возложенной на работника.

Кроме того, наличие должностной инструкции, содержащей определенные требования к образованию и стажу работы претендента на указанную в ней должность, поможет осуществить обоснованный отказ в приеме на работу, если уровень квалификации кандидата не будет отвечать заявленным требованиям.

Заключение трудового договора с конкретным лицом, которое ищет работу, является правом, а не обязанностью нанимателя. Вместе с тем необоснованный отказ отдельным категориям граждан в заключении трудового договора запрещен (ст. 16 ТК).

Обратите внимание
Согласно п. 4 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде» обратиться в суд об оспаривании отказа нанимателя в заключении трудового договора вправе не только граждане, перечисленные в ст. 16 ТК, но и другие лица, которые считают отказ в приеме на работу необоснованным.

Обоснованный отказ — это отказ, связанный с отсутствием у кандидата на ту или иную должность необходимого уровня образования, стажа работы. В ситуации, когда указанные требования подробно определены должностной инструкцией, обоснованно отказать в приеме на работу претенденту, им не соответствующему, будет незатруднительно.

В определенных случаях наличие должностной инструкции может оказаться выгодным и для работника. Если круг его должностных обязанностей четко определен, при поручении дополнительной работы сотрудник вправе рассчитывать на повышение оплаты труда, а если нанимателем принято решение о расширении трудовой функции работника без дополнительного вознаграждения — отказаться от выполнения нового объема работы, уволившись по п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК (отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда) с выплатой соответствующего выходного пособия.

Помимо перечисленных случаев иметь должностную инструкцию целесообразно и в случаях, когда требуется:

• беспристрастно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• оперативно ввести нового сотрудника в курс дела, ознакомив с подробным перечнем обязанностей по должности, на которую он назначен;
• устранить дублирование трудовых обязанностей несколькими сотрудниками при выполнении работы, разграничить сферы их ответственности;
• установить подчиненность сотрудников, порядок их взаимодействия во время работы;
• определить порядок замещения работника в период его отсутствия (во время временной нетрудоспособности, пребывания в отпуске или командировке);
• дать объективную оценку уровню деятельности работника при решении вопроса о соответствии его занимаемой должности, присвоении квалификационной категории, зачислении в кадровый резерв.

Как разработать и утвердить должностную инструкцию?

Согласно ч. 2 п. 10 Общих положений ЕКСД должностная инструкция разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно.

Составление и изменение указанного локального правового акта могут быть подробно регламентированы на локальном уровне (например, в положении о составлении и оформлении должностных (рабочих) инструкций).

В учреждении дошкольного образования должностные инструкции обычно разрабатываются заместителем заведующего (по соответствующему направлению).

Должностная инструкция, как правило, составляется в одном экземпляре, который остается у нанимателя. При необходимости копия указанного документа может быть предоставлена руководителю подразделения, где трудится работник, а также самому работнику.

Утверждение должностной инструкции согласно п. 52 Инструкции по делопроизводству (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4) возможно двумя способами: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания распорядительного документа (составления протокола). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Обратите внимание
При смене руководителя, утвердившего должностную инструкцию либо издавшего распорядительный документ об ее утверждении, утверждать заново должностную инструкцию не требуется.

Необходима ли должностная инструкция для руководителя организации?

Достаточно распространенным является вопрос о необходимости разработки должностной инструкции для руководителя учреждения. Для указанного лица должностная инструкция, как правило, не разрабатывается, т. к. права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя учреждения определяются в соответствующих учредительных документах и трудовом договоре.

Как оформить должностную инструкцию?

Должностная инструкция может оформляться двумя способами:

1) в виде отдельного документа;
2) в качестве приложения к трудовому договору.

В первом случае она является локальным правовым актом, распространяющим свое действие на всех работников, принятых на соответствующую должность служащего.

С содержанием указанного документа наниматель обязан ознакомить работника под роспись при его приеме на работу.

Ознакомление может быть организовано путем учинения личной подписи работника на должностной инструкции либо соответствующем листе для ознакомления. Кроме того, наниматель может вести отдельный журнал, предназначенный для учета ознакомления сотрудников с локальными актами.

Обратите внимание
Если должностная инструкция оформляется как приложения к трудовому договору, она является его неотъемлемой частью и, следовательно, должна приниматься по обоюдному согласию работника и нанимателя и подписываться ими.
При этом наниматель не правомочен в одностороннем порядке изменить содержание должностной инструкции, установив в ней ­какие-либо дополнительные условия.
С учетом изложенного должностную инструкцию предпочтительнее утверждать в качестве отдельного документа.

Как оформить должностные инструкции работников, у которых одна должность, но разные функции?

При выполнении работниками, занимающими одинаковые должности служащих, примерно одинаковой по сложности и объему, но разной по направленности работы допустимо разработать и утвердить несколько должностных инструкций, различающихся перечнями трудовых функций. При использовании указанного варианта каждой из таких инструкций целесообразно присвоить отдельный учетный номер, а в трудовой договор с каждым из работников включить пункт о трудовой функции со ссылкой на реквизиты соответствующей должностной инструкции, определяющей перечень именно его обязанностей.

Что предусмотреть в должностной инструкции?

Форма должностной инструкции предусмотрена Унифицированной системой организационно-­распорядительной документации (УСОРД) (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41).

Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:

• «Общие положения». Здесь определяются основные задачи, выполнение которых возлагается на работника, требования к его квалификации, непосредственная подчиненность, порядок замещения, а также приводятся НПА, которыми он должен руководствоваться в работе;
• «Должностные (профессиональные) обязанности». В этом разделе определяется перечень действий, обеспечивающих качественное выполнение возложенных на работника функций;
• «Права». В данном разделе отражаются те права, которыми наделяется работник для выполнения своих обязанностей;
• «Взаимоотношения (связи по должности)». В этом разделе описывается взаимосвязь работника с иными работниками организации;
• «Оценка работы и ответственность (ответственность)». В указанном разделе должны быть определены самые важные функции, за невыполнение которых работник может быть привлечен к дисциплинарной, материальной и иной ответственности.

Сколько хранятся должностные инструкции?

Согласно п. 30 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (установлен постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140) должностные инструкции работников подлежат хранению в организации в течение 50 лет после замены новыми. Типовые должностные инструкции работников хранятся постоянно по месту утверждения.

Как внести в должностную инструкцию изменения?

Внесение в должностную инструкцию изменений и дополнений оформляется соответствующим приказом руководителя, который доводится до сведения работника под роспись.

При этом если нововведения предполагают изменение трудовой функции работника, нанимателем должна быть соблюдена процедура изменения существенных условий труда, регламентированная ст. 32 ТК.

Обратите внимание
Не влечет изменения трудовой функции и, следовательно, не считается изменением существенных условий труда:
– изменение наименования должности в связи с изменением законодательства;
– изменение наименования организации или структурного подразделения;
– изменение подчиненности работника.

Если трудовая функция работника остается той же, изменить обязанности работника можно без учета его мнения (за исключением случая, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору). В данной ситуации нанимателю достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции и ознакомить с ней работника под роспись.

Если условия труда, подлежащие изменению, определены в должностной инструкции, являющейся приложением к трудовому договору, их изменение осуществляется путем подписания дополнительного соглашения к нему.

Как действовать, если трудовая функция работника расширяется?

Предположим, в связи с сокращением должности бухгалтера, осуществлявшего учет основных средств, выполнение указанной работы решено поручить бухгалтеру, ведущему учет материалов. Как правильно произвести такое изменение трудовой функции?

В рассматриваемой ситуации необходимо исходить из того, каким образом определены обязанности работников бухгалтерской службы в должностных инструкциях. Если в учреждении разработаны и действуют отдельные должностные инструкции по соответствующим направлениям бухгалтерского учета, поручение работы по другому участку, не включенному в инструкцию, будет являться изменением существенных условий труда. Если же работа всех бухгалтеров регулируется одной общей должностной инструкцией, поручение сотруднице выполнения работы по другому участку бухгалтерского учета возможно без предварительного получения ее согласия.

Что предпринять, если сотрудник отказывается от ознакомления с измененной должностной инструкцией?

В подобных ситуациях отказ от подписания новой редакции документа в обязательном порядке следует оформлять актом с указанием присутствующих при этом свидетелей. Если в дальнейшем работник будет уклоняться от исполнения дополнительных обязанностей, у нанимателя будут все основания привлечь его к дисциплинарной ответственности.