Срок хранения документов устанавливается в зависимости от их исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной ценности и практической значимости.
Основным нормативным правовым актом, устанавливающим общие требования к срокам хранения документов, является Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Закон об архивном деле).
В соответствии с ним государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов (ч. 1 ст. 4 Закона об архивном деле).
На основе Закона об архивном деле постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года “Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь”» установлен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее — Перечень типовых документов).
Сроки хранения документов, закрепленные в Перечне типовых документов, обязательны к соблюдению всеми организациями Республики Беларусь, в т. ч. учреждениями дошкольного образования. При этом сроки хранения должны устанавливаться в отношении документов независимо от видов их носителей (бумажных, электронных и др.).
В графе 3 Перечня типовых документов указаны сроки хранения документов в учреждениях, которые являются источниками комплектования государственных архивов, а также в негосударственных организациях и у индивидуальных предпринимателей.
В графе 4 Перечня типовых документов указаны сроки хранения документов в учреждениях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов.
Наряду с Перечнем типовых документов Министерством образования Республики Беларусь установлен Перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и по делам молодежи, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, (постановление Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52) (далее — Перечень Министерства образования).
Данный перечень при установлении сроков хранения документов могут использовать только те учреждения дошкольного образования, на которых распространяется его действие:
Учреждения дошкольного образования, на которые не распространяется действие Перечня Министерства образования, могут использовать его справочно. Они должны устанавливать срок хранения документов, отсутствующих в Перечне типовых документов, решением экспертной комиссии (далее — ЭК) школы. Решение ЭК может быть зафиксировано в протоколе заседания ЭК или оформлено распорядительным документом директора школы. Организации, передающие документы на государственное хранение, согласовывают данное решение с соответствующим государственным архивом.
В таблице ниже приведем сроки хранения ряда документов в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в процессе деятельности учреждения дошкольного образования.
Таблица
Сроки хранения документов
В процессе деятельности учреждений могут образовываться документы временного хранения, срок хранения которых после проведения экспертизы ценности может продлеваться. К сроку хранения таких документов и дел добавляется отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия).
При определении сроков хранения дел также могут быть использованы иные НПА. В них могут быть указаны сроки хранения отдельных документов.
Все установленные сроки хранения должны найти закрепление в номенклатуре дел учреждения дошкольного образования. Иными словами, следует вести оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения.
Необходимо ежегодно проводить экспертизу ценности документов с целью выявления документов, подлежащих передаче в архив организации или выделению к уничтожению.
Передаче в архив подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в т. ч. по личному составу (ч. 1 п. 97 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).
После их поступления в архиве составляются сводные описи на указанные категории дел. Только после составления и утверждения сводных описей дел в установленном порядке можно составлять акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, за соответствующие годы.
