Требования к ведению документов в электронном виде в УДО

Нормативно-­правовое регулирование

Порядок работы с ЭД определяют:

• Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Рес­публики Беларусь от 06.02.2019 № 19, с изм. от 30.08.2022 (далее — Инструкция № 19)).

Положения инструкции распространяются на ЭД, относящиеся к системе организа­ционно-­распорядительной документации: уставы, штатные расписания, трудовые договоры, правила внутреннего трудового распорядка, приказы и др.;

Справочно: в настоящей статье используются следующие сокращения:
АС ДОУ — автоматизированная система документационного обеспечения управления;
ДЭВ — документ в электронном виде;
ЛПА — локальный правовой акт;
РКК — регистрационно-­контрольная карточка;
СМДО — система межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь;
СЭД — системы электронного документо­оборота;
ЭД — электронный документ;
ЭДО — электронный документооборот;
ЭК — электронная копия;
ЭЦП — электронная цифровая подпись.

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, с изм. от 28.07.2023 (далее — Инструкция № 4));
• ЛПА.

Особенности работы с ЭД

Структура ЭД

Каждый ЭД состоит из двух частей:

• общая часть: содержание и реквизиты документа;
• особенная часть: ЭЦП лица (лиц), подписавшего (подписавших) ЭД.

Особенная часть ЭД поддерживается средствами АС ДОУ и располагается в отдельных файлах.

Процесс работы с ЭД

Функционирующая в учреждении АС ДОУ должна включать в себя:

• подготовку проектов ЭД с оформлением установленных реквизитов;
• согласование проектов ЭД;
• представление проектов ЭД на подпись (утверждение) руководителю;
• регистрацию и контроль исполнения ЭД;
• защиту ЭД;
• поиск ЭД;
• организацию оперативного хранения ЭД;
• формирование электронных дел;
• передачу ЭД на хранение в архив организации;
• уничтожение ЭД, не подлежащих хранению.

Пересылка (обмен) ЭД в другие организации осуществляется посредством:

• электронной почты в качестве вложения;
• СЭД;
• СМДО.

Локальные правовые акты для работы с ЭД

1. Порядок работы с ЭД следует определить в соответствующем ЛПА:

• в одном из разделов инструкции по делопроизводству учреждения;
• отдельном документе (например, положении о порядке работы с документами в электронном виде, ЭД, регламенте ЭДО и т. д.).

В ЛПА обязательно следует прописать положения по тем вопросам, которые законодатель оставил на усмотрение учреждения, в т. ч.:

• порядок применения личного ключа ЭЦП, владельцем которого является учреждение;
• порядок управления (получение и отзыв) атрибутными сертификатами, если они применяются в учреждении, а также круг ответственных за это должностных лиц;
• все способы передачи ЭД;
• порядок использования электронной почты;
• вопросы защиты информации;
• порядок изготовления, удостоверения и использования ЭК документов на бумажном носителе;
• организацию хранения ЭД.

Для носителя личного ключа ЭЦП в ЛПА целесообразно определить:

• место хранения.
Владелец должен хранить личный ключ ЭЦП в тайне и месте, защищающем от случайного уничтожения, повреждения, изменения;

• порядок применения и использования.
Нужно указать, какие документы могут быть подписаны ЭЦП учреждения;

• работника, ответственного за его применение, а также работника, который вправе применять личный ключ ЭЦП учреждения в случае отсутствия основного ответственного лица.
В ЛПА рекомендуется предусмотреть положение о смене личного ключа при смене (увольнении) ответственного работника.

При разработке ЛПА также следует учитывать требования к составу и содержанию ЛПА, установленные Инструкцией № 4.

2. Учреждения разрабатывают в соответствии с законодательством об информации, информатизации и защите информации ЛПА, регламентирующие вопросы организации защиты информации, включая в них:

• управление процессом доступа к ЭД:
  • категорирование ЭД по уровню доступа;
  • установление прав доступа исполнителей к ЭД в соответствии с функциональными обязанностями;
  • делегирование прав исполнителям (озна­комление, редактирование, визирование, подписание).

Управление процессом доступа осуществляется совместно с работниками службы документационного обеспечения управления и структурного подразделения, в функции которого входят вопросы информационных технологий (например, системный администратор);

• протоколирование работы исполнителей с ЭД с помощью ведения журнала событий, в котором фиксируются:
  • все действия, производимые с ЭД;
  • исполнитель, выполнявший действие;
  • дата и время действия;
  • нарушения (попытки нарушений) установленного порядка доступа.

Внесение информации в журнал событий осуществляется автоматически без вмешательства работников организации в течение всего жизненного цикла ЭД. При этом данные журнала событий защищаются от модификации и удаления средствами АС ДОУ;

Это важно
Право управлять настройками ведения журнала событий предоставляется ответственному лицу (системный администратор) в соответствии с ЛПА, определяющим политику безопасности.

• организацию резервного копирования и восстановления данных.

В учреждении разрабатывается график выполнения процедур резервного копирования ЭД, которое осуществляется средствами АС ДОУ.

В АС ДОУ осуществляется аудит информационной безопасности, который включает в себя сбор и анализ информации, относящейся к вопросам защиты, контроль использования средств защиты и происходящих событий, анализ защищенности АС ДОУ, разработку предложений по повышению уровня защиты информации.

Электронная копия документа на бумажном носителе

В делопроизводстве учреждения взамен документов на бумажном носителе (созданных в самом учреждении или полученных им) могут создаваться и использоваться их ЭК.

Это важно
Поступившая ЭК приравнивается к ЭД и подлежит регистрации, исполнению и хранению в порядке, предусмотренном Инструкцией № 19. Досылка оригинала на бумажном носителе не требуется.

Процесс изготовления ЭК включает:

1) создание электронных отображений документов на бумажном носителе, соответствующих оригиналу.

Электронные отображения создаются путем фотокопирования (сканирования) оригиналов документов на бумажном носителе (после их регистрации средствами АС ДОУ) и сохранения на электронный носитель файлов в графическом формате.

При сохранении электронных отображений в виде файлов в графическом формате каждому файлу присваивается уникальное имя, позволяющее однозначно соотнести его с оригиналом документа на бумажном носителе, как правило, путем включения в имя файла регистрационного индекса документа;

2) контроль качества полученных электронных отображений.

Контроль качества электронных отображений проводится с помощью тестовых программных средств (при их наличии) и визуально, путем сличения с оригиналом.

При этом проверяются:

• наличие электронных отображений для каждой страницы оригинала, включая обороты с пометками, оттиски штампов, нумерацию;
• соответствие каждого электронного отображения требованиям, установленным Инструкцией № 19;

3) удостоверение ЭК.

Это важно
Перед удостоверением ЭК электронные отображения всех страниц оригинала должны быть преобразованы в один файл в формате PDF/A1 или PDF/A2, если изначально они были созданы в ином графическом формате. В один файл могут быть включены основной документ и приложения, а также электронное отображение резолюции, выполненной на отдельном листе.

Удостоверение ЭК осуществляется путем подписания ЭЦП с применением личного ключа лица, изготовившего электронные отображения и проверившего их качество. Лицо (лица), уполномоченное удостоверять ЭК, определяется ЛПА;

4) учет ЭК.

Учет ЭК ведется путем внесения соответствующих сведений в РКК документа, для которого создана ЭК.

В РКК документа вносятся:

• дата изготовления ЭК;
• имя файла;
• наименование должности служащего, инициалы и фамилия лица, изготовившего ЭК.

Сведения об ЭК, включаемые в РКК, наносятся на оригинал документа на бумажном носителе на нижнем поле (при отсутствии свободного места — на обороте) первого листа документа штампом, вручную либо в виде штрих-кода. При наличии электронного отображения документа на бумажном носителе проставляется отметка «Создано электронное отображение», при наличии ЭК — отметка «Создана электронная копия».

Это важно
Сроки оперативного хранения ЭК равны срокам, предусмотренным для документов на бумажном носителе, с которых они изготовлены. При передаче оригиналов на хранение в архив учреждение самостоятельно определяет целесообразность передачи ЭК в архив или их уничтожения.

Хранение и уничтожение ЭК должны соответствовать требованиям, установленным Инструкцией № 19 в отношении ЭД.

Документы на бумажном носителе, не подлежащие передаче на хранение в архив учреждения, после создания их ЭК и организации их надежного хранения допускается уничтожать в порядке, установленном Инструкцией № 4.

Перевод документооборота в электронный

Перевод документооборота в электронный рекомендуется начать с документов временного (до 10 лет) хранения, которые перечислены в приложении 20 к Инструкции № 4.

Такие ЭД не нужно сдавать в архив учреждения, они хранятся в СЭД, посредством которой они созданы или получены, при усло­вии, что она обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения.

Заключение

Более подробная информация о формировании дел, их оперативном хранении, подготовке к передаче в архив и уничтожении представлена в Инструкции № 19.