Что необходимо знать о составлении графиков отпусков?

В связи с окончанием 2025 года в организации начинается планирование трудовых отпусков на 2026 год. В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК), очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается графиком, утверждаемым нанимателем. Согласно законодательству, в график должны быть включены все работники организации, включая работающих по совместительству. Если это предусмотрено коллективным договором, график отпусков подлежит согласованию с профсоюзом.

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января либо в иной срок, установленный коллективным договором (соглашением) или согласованный нанимателем с профсоюзом. С утвержденным графиком должны быть ознакомлены все работники организации (ч. 2 ст. 168 ТК).

В графике может указываться как месяц, так и конкретная дата начала отпуска. Если в графике зафиксирована точная дата, дополнительного согласования между сторонами не требуется. Наниматель обязан письменно уведомить работника о времени начала отпуска не позднее чем за 15 календарных дней (ст. 169 ТК)

По договоренности между работником и нанимателем трудовой отпуск может быть разделен на две части или большее их количество, если это предусмотрено коллективным договором, соглашением, иными локально правовыми актами. В графике отпусков целесообразно указывать все части трудового отпуска, поскольку они будут предоставлены работнику в разное время.

Минимальная продолжительность одной из  частей трудового отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 174 ТК).

При составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан учитывать мнение отдельных категорий работников, которым в соответствии с ч. 4 ст. 168 ТК трудовые отпуска предоставляются в летнее или другое удобное для них время, а также в определенный период, в частности:

1. В летнее или другое удобное время:

– лицам моложе 18 лет;

– ветеранам Великой Отечественной войны и ветеранам боевых действий на территории других государств.

– матери (мачехе), воспитывающей двоих и более детей в возрасте до 14 лет, а также матери (мачехе), отцу (отчиму), воспитывающим ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

– работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий;

– работникам, являющимся инвалидами, в отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведших к инвалидности, с катастрофой на Чернобыльской АЭС.

– участникам ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;

– работникам, эвакуированным и отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радиоактивного загрязнения из зон эвакуации (отчуждения), первоочередного отселения и последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 1 января 1990 г.;

– донорам крови и ее компонентов, награжденным нагрудным знаком отличия Министерства здравоохранения Республики Беларусь “Ганаровы донар Рэспублiкi Беларусь”, знаком почета “Почетный донор Республики Беларусь”, знаками “Почетный донор СССР”, “Почетный донор Общества Красного Креста БССР”;

– Героям Беларуси, Героям Советского Союза, Героям Социалистического Труда, полным кавалерам орденов Отечества, Славы, Трудовой Славы;

– другим работникам в соответствии с законодательными актами, коллективным договором или трудовым договором.

2. В определенный период:

– работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее образование и специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней, заочной или дистанционной форме получения образования, научно-ориентированное образование в заочной форме получения образования или в форме соискательства, – перед или в период прохождения промежуточной и итоговой аттестации, аттестации в порядке экстерната, а также во время каникул в учреждении образования, организации, реализующей образовательные программы научно-ориентированного образования.

– работникам, супруги которых находятся в отпуске по беременности и родам, – в период этого отпуска;

– работающим по совместительству – одновременно с трудовым отпуском по основной работе.

– учителям (преподавателям) учреждений образования, реализующих образовательные программы общего среднего, профессионально-технического, среднего специального, высшего и специального образования, – в летнее время;

– женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

– работающим супругам военнослужащих – одновременно с отпуском их супругов. Данный перечень является закрытым.

Также наниматель обязан учитывать требования работника о предоставлении трудового отпуска за первый рабочий год до истечения шестимесячного срока работы (ч. 2 ст. 166 ТК), в частности:

– женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

– лицам моложе восемнадцати лет;

– работникам, принятым на работу в порядке перевода;

– совместителям, если трудовой отпуск по основному месту работы приходится на период до шести месяцев работы по совместительству;

– участникам Великой Отечественной войны;

– матери (мачехе), отцу (отчиму), воспитывающим двоих и более детей в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет);

– работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, научно-ориентированное образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней, заочной или дистанционной форме получения образования;

– в других случаях, предусмотренных коллективным договором, соглашением или трудовым договором.

Работающим супругам военнослужащих, по их желанию, трудовой отпуск предоставляется одновременно с отпуском их супругов (ч. 3 ст. 166 ТК).

График трудовых отпусков, разработанный в организации, должен быть доведен до сведения всех работников (ч. 2 ст. 168 ТК). Поскольку законодательство о труде не устанавливает конкретный способ уведомления, на практике часто применяются такие методы, как размещение графика на информационной доске или его рассылка по электронной почте (руководителям подразделений либо персонально каждому сотруднику).

Тем не менее, наиболее предпочтительным является письменное ознакомление работников под родпись. В случае возникновения спорных ситуаций именно наличие личной подписи работника позволит работодателю доказать, что сотрудник был своевременно и надлежащим образом уведомлен о времени предстоящего отдыха

Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отдых с сохранением места работы и среднего заработка для отдыха и восстановления работоспособности работника.

Рациональное планирование графика отпусков необходимо для обеспечения системности производственных процессов, эффективного контроля и бесперебойного функционирования организации.

Источник: БЕЛОРУССКИЙ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СОЮЗ РАБОТНИКОВ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ