Организация архива в учреждении дошкольного образования

Для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т. ч. по личному составу, учреждения образования создают архивы (см.: п. 4 Правил №143).

Архив — это организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов (см.: абз. 2 ст. 2 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» с последующими изменениями и дополнениями (далее — Закон об архивном деле)).

Заведующему на заметку
Учреждение дошкольного образования вправе выбрать: поручить за плату хранение документов и создание архива специализированному архивному учреждению (архивариусу — индивидуальному предпринимателю) либо организовать хранение своими силами.

Архив учреждения обеспечивается необходимым помещением (помещениями), оборудованием и кадрами. Должностные обязанности, права и ответственность работников архива (лица, ответственного за архив) определяются должностными инструкциями (см.: п.10 Правил №143).

Помещение архива должно быть защищенным от прямого попадания пыли, солнечного света, с соблюдением уровня влажности воздуха в нем, с закрытым доступом для посторонних и соответствовать требованиям главы 33 Правил № 143.

Работа архива в учреждении образования осуществляется в соответствии с требованиями Закона об архивном деле, Правил № 143, устава учреждения (положения об архиве), иными локальными НПА.

Кроме вышеуказанных НПА следует руководствоваться:

Кто в учреждении образования является лицом, ответственным за архив?

Согласно п. 9 Правил № 143 руководитель архива организации несет ответственность за выполнение возложенных на архив организации задач и функций, распределяет обязанности между работниками архива.

В учреждении дошкольного образования, штатным расписанием которого не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив.

Справочно: в учреждениях дошкольного образования, как правило, нет специалистов по ведению официально-деловой документации. Непосредственное ведение делопроизводства в детском саду возлагается на заведующего или сотрудника, назначенного приказом ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Примерный образец приказа о назначении ответственного за архив.

Какие организационные документы необходимы для создания архива?

В учреждении дошкольного образования, хранящем архивные документы, должны быть разработаны следующие локальные НПА:

положение об архиве;
должностная инструкция заведующему архивом (иному лицу, ответственному за архив);
положение об экспертной комиссии учреждения (в ее функции входит экспертиза ценности документов, отбираемых на архивное хранение и выделяемых к уничтожению, и др.).

Кроме этого, в архиве учреждения образования составляются:

план работы на год;
график приема дел в архив;

Формы плана работы архива организации и графика приема дел в архив.

график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии (далее — ЭМК) государственного архива или экспертно-проверочной комиссии (далее — ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета;
паспорт архива организации. Паспорт архива составляется в учреждении, являющемся источником комплектования государственного архива, в двух экземплярах по форме согласно приложению 4 к Правилам № 143 и включает сведения по состоянию на 1 января.

Форма паспорта архива организации.

Как формируется архивный фонд учреждения?

Формирование документов в дела производится лицом, ответственным за делопроизводство, под контролем и методическим руководством ответственного за архив. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

Номенклатура дел

Для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения срока их хранения составляется номенклатура дел.

Справочно: номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (абз. 4 п. 150 Инструкции № 4).

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В архиве она используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Как правило, учреждения дошкольного образования являются бесструктурными учреждениями, поэтому схема номенклатуры строится по структурно-функциональному или функциональному принципу (т. е. по направлениям деятельности без деления на структурные части). Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — это установление сроков хранения документов и определение их ценности в целях отбора на долговременное, в т. ч. государственное, хранение.

Справочно: экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно на основании нормативных правовых актов Республики Беларусь, локальных нормативных правовых актов (п. 50 Правил № 143).

Экспертиза ценности документов может проводиться учреждением дошкольного образования как самостоятельно, так и с привлечением сторонних специалистов с заключением соответствующего договора об оказании услуг.

Вне зависимости от выбранного варианта проведения экспертизы ценности документов в учреждении должна быть создана экспертная комиссия (далее — ЭК). Ее состав утверждается приказом заведующего.

Председателем ЭК назначается один из руководящих работников детского сада (как правило, заместитель заведующего).

Примерный образец приказа о создании экспертной комиссии.

ЭК является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми заведующим. Решение ЭК может оформляться также приказом (распоряжением) заведующего.

Примерный образец протокола заседания экспертной комиссии.

Ответственность

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность.

В частности, ответственность несет должностное лицо учреждения дошкольного образования (заведующий) за выделение помещений для хранения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие помещений архивов и (или) использование их не по назначению, а равно невыполнение обязанности по передаче документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в государственные архивы в случаях и (или) сроки, установленные законодательством, — в виде предупреждения или наложения штрафа в размере до 20 базовых величин (ст. 22.11 КоАП).

Алгоритм подготовки и передачи дел на хранение в архив

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях (при их отсутствии — у исполнителей), а затем сдаются в архив. Работа по подготовке документов к передаче в архив детского сада проводится ежегодно. Архив принимает только правильно оформленные дела.

Шаг 1. Составьте график передачи дел в архив

В силу требований норм Инструкции № 4, Правил № 143 передача документов на хранение в архив осуществляется согласно утвержденному графику.

Как правило, учреждения дошкольного образования являются бесструктурными учреждениями, поэтому график приема дел в архив организации не составляется (п. 13 Правил № 143).

В случае если учреждение дошкольного образования структурировано, то график составляется лицом, ответственным за архив, согласовывается с руководителями структурных подразделений (при наличии таких подразделений) и утверждается заведующим.

Заведующему на заметку
Сроки передачи дел должны быть предварительно согласованы с ответственными за подготовку документов. Поскольку дела, подлежащие передаче в архив, необходимо оформить в соответствии с архивными нормами, а также провести переплетные работы, при составлении графика должна быть учтена специфика работы: загруженность в определенное время года, объем создаваемых документов и т. п.

При планировании сроков передачи дел в архив целесообразно предусмотреть в графике дополнительный запас времени, который может пригодиться в случае возникновения непредвиденных задержек в процессе передачи дел. Передачу документов и дел целесообразно завершать к лету, чтобы у работника, ответственного за архив учреждения, до конца года было достаточно времени на подготовку сводных описей и составление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Шаг 2. Оформите дела

Дела учреждения дошкольного образования подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного (делопроизводственного) года. Оформление включает комплекс работ по технической обработке дел и проводится ответственным лицом при методической помощи и под контролем архива.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи (заполняется по установленной форме согласно приложению 5 к Основным правилам);
составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);
оформление реквизитов обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы дел хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация дел не проводится, не составляются внутренние описи и заверительные надписи.

Лист-заверитель дела оформляется в соответствии с п. 80 Правил № 143.

Примерная форма листа-заверителя дела.

Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме согласно приложению 12 к Правилам № 143.

Обязательными реквизитами обложки являются:

наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения;
индекс дела по номенклатуре дел;
заголовок дела;
дата дела или последние даты документов, входящих в дело;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела (п. 82 Правил № 143).

Примерная форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Шаг 3. Передайте дела в архив

В результате проведенной экспертизы ценности документов отобранные для приема-передачи дела необходимо передать в архив.

В архив передаются дела:

постоянного хранения;
временного (свыше 10 лет) хранения;
по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в учреждении дошкольного образования (либо в структурных подразделениях при их наличии) и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела принимаются работником, ответственным за архив, в присутствии работника, сдающего дела. При этом работником, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел учреждения. Все выявленные при проверке недостатки устраняются сдатчиками дел. В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, составляется справка.

Заведующему на заметку
Передача документов производится по описям (это делается для того, чтобы исключить любое проявление неоднозначности толкования ситуации).

При этом на обоих экземплярах описи напротив каждого дела проставляется отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, а также номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших его. Один экземпляр описей возвращается сдатчику. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел учреждения. Производится просмотр дел, при котором проверяется:

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;
качество подшивки или переплета;
нумерация листов дела;
наличие внутренней описи дела в случаях, оговоренных настоящими правилами, и правильность ее оформления;
наличие заверительной надписи и правильность ее оформления.

Все обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются конкретным исполнителем (либо сдатчиком дел).

Шаг 4. Уничтожьте документы и дела, не подлежащие хранению

После проведения экспертизы ценности документов на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее — акт), по форме согласно приложению 14 к Правилам № 143.

Примерная форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акт рассматривается ЭК одновременно с описями дел, а затем утверждается заведующим.

Дела включаются в акт в случаях, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Заведующему на заметку
Учреждениям дошкольного образования запрещается уничтожение документов, сроки хранения которых не истекли.

Использование отобранных к уничтожению и включенных в акт документов для хозяйственных нужд запрещено. Эти документы передаются организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными документами (например, накладной) в установленном порядке. Реквизиты накладной (дата сдачи и номер) указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело только после внесения изменений в учетные документы архива.

Документы по личному составу не подлежат уничтожению в течение 75 лет.