Формирование личных дел работников

Формирование личных дел работников

Зданович Владимир

Специалист в сфере образования с опытом работы в Главном управлении кадровой политики и организационно-аналитической работы Министерства образования Республики Беларусь

2085 Shape 1 copy 6Created with Avocode.

Что входит в состав личных дел работников? Нужна ли копия паспорта в личных делах?

В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее — Инструкция), личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

  • внутренняя опись документов личного дела (по установленной форме согласно приложению 1 к Инструкции, составляется после оформления личного дела);
  • дополнение к личному листку по учету кадров (согласно приложению 3 к Инструкции);
  • личный листок по учету кадров (согласно приложению 2 к Инструкции);
  • автобиография;
  • копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Данные документы составляют основной перечень.

При формировании личных дел отдельных категорий работников учреждений дошкольного образования в них дополнительно включаются и другие документы, например:

  • декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
  • обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных ст. 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 г. «О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией» (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
  • справка-объективка;
  • анкета;
  • договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
  • направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

В процессе ведения личного дела в него также включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

  • характеристики и аттестационные листы;
  • списки научных трудов и изобретений;
  • заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
  • копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. п.;
  • иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

Наличие копии паспорта в личном деле законодательством не предусмотрено.

Инструкцией дополнительно обращено внимание на то, что в личное дело не включаются:

  • копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
  • справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
  • другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.


2085 Shape 1 copy 6Created with Avocode.
Последнее
по теме
Задать вопрос в редакцию
Заказать звонок