Формирование личных дел работников

Что входит в состав личных дел работников? Нужна ли копия паспорта в личных делах?

В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее — Инструкция), личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

• внутренняя опись документов личного дела (по установленной форме согласно приложению 1 к Инструкции, составляется после оформления личного дела);
• дополнение к личному листку по учету кадров (согласно приложению 3 к Инструкции);
• личный листок по учету кадров (согласно приложению 2 к Инструкции);
• автобиография;
• копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
• заявление о приеме на работу;
• копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Данные документы составляют основной перечень.

При формировании личных дел отдельных категорий работников учреждений дошкольного образования в них дополнительно включаются и другие документы, например:

• декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
• обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных ст. 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 г. «О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией» (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
• справка-объективка;
• анкета;
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
• направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

В процессе ведения личного дела в него также включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

• характеристики и аттестационные листы;
• списки научных трудов и изобретений;
• заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
• копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. п.;
• иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

Наличие копии паспорта в личном деле законодательством не предусмотрено.

Инструкцией дополнительно обращено внимание на то, что в личное дело не включаются:

• копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
• справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
• другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.