В широком смысле кадровое делопроизводство представляет собой деятельность по организации работы с кадровыми документами и обеспечению документирования трудовых отношений работника с нанимателем.

К кадровым документам относятся: личные дела работников, трудовые книжки, приказы, трудовые договоры (контракты), штатное расписание, должностные инструкции, договоры о материальной ответственности и иные документы, регулирующие трудовые отношения.

Нарушение порядка формирования, ведения и хранения личных дел работников

Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников регламентирован Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее — Инструкция № 2).

Инструкция № 2 распространяет свое действие на все государственные органы, учреждения, организации Республики Беларусь всех форм собственности, за исключением порядка формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.

Справочно: личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Рассмотрим более подробно нарушения при оформлении личных дел работников.

Отсутствие документов, подлежащих включению в личное дело

Зачастую в документах личного дела отсутствует внутренняя опись документов, копии документов об образовании, копия (выписка) приказа о приеме на работу (назначении на должность), копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, вследствие чего невозможно однозначно установить, какую должность в данный момент занимает работник.

В соответствии с п. 6 Инструкции № 2 при формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

внутренняя опись документов личного дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
заявление о приеме на работу;
копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

В процессе ведения личного дела в него также включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

характеристики и аттестационные листы;
списки научных трудов и изобретений;
заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. п.;
иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

Справочно: по решению лица, ответственного за ведение личных дел в организации, в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

Включение в личное дело документов, не предусмотренных Инструкцией № 2

Довольно распространенным нарушением является то, что в документах личного дела часто хранятся копии военных билетов работников, копии справок о постановке на учет в ИМНС, копии страховых свидетельств ФСЗН, копия паспорта.

Вместе с тем необходимо учитывать, что в соответствии с п. 9 Инструкции № 2 в личное дело не включаются:

копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Использование для формирования личного дела форм документов, не предусмотренных законодательством

Наниматели зачастую используют устаревшие формы внутренней описи документов, личных листков по учету кадров, которые не содержат информацию, предусмотренную Инструкцией № 2, включают в личное дело копию личного листка без оригинальной подписи работника и без фотографии работника.

В соответствии с п. 10 Инструкции № 2 после оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1 к Инструкции № 2. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Справочно:Инструкцией № 2 предусмотрены формы личного листка по учету кадров, дополнения к личному листку по учету кадров, обложки личного дела, журнала (книги) учета личных дел, контрольной карточки, которая заполняется и оформляется на каждое выданное во временное пользование личное дело.

Нарушения при заполнении личного листка по учету кадров

В соответствии с п. 11 Инструкции № 2 личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, с записями в документах.

Справочно: для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета. Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).

При заполнении личного листка по учету кадров на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер. Также не допускается прочеркивание граф, а в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т. д.; место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения работника; в графе «Гражданство» указывается название страны.

Справочно: для приведения личных дел в соответствие с законодательством необходимо издать приказ о назначении комиссии по проверке наличия и состояния личных дел работников. По результатам деятельности комиссии личные дела приводят в соответствие с требованиями законодательства.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет специалист по кадрам либо иное лицо, уполномоченное на то приказом. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

Нарушение порядка ведения и учета трудовых книжек работников

Порядок заполнения, ведения и выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем регламентирован Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 (далее — Инструкция № 40).

В процессе работы с трудовыми книжками работники, ответственные за ведение, хранение и учет трудовых книжек, сталкиваются с некоторыми трудностями и допускают определенные нарушения. Рассмотрим данные нарушения.

Нанимателем не назначено лицо, ответственное за ведение и учет трудовых книжек

В соответствии со ст. 50 ТК, п. 4 Инструкции № 40 трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше пяти дней, в т. ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.

Заполнение трудовых книжек, их учет и хранение осуществляется, как правило, уполномоченным должностным лицом нанимателя.

При назначении лица, ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек работникам, нанимателю необходимо издать приказ (распоряжение), в котором указывается Ф.И.О. работника, его должность, а также обязанности по ведению и учету трудовых книжек. В таком приказе целесообразно также указать лицо, на которое возлагается ведение трудовых книжек в периоды отсутствия ответственного работника.

Проект приказа согласовывается с заинтересованными должностными лицами под роспись.

В случае смены работника, ответственного за ведение трудовых книжек, процедура их приема-передачи оформляется соответствующим актом.

Трудовые книжки заведены на сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам

Под работником понимается лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора. Заключение трудового договора является основанием для издания приказа о приеме на работу.

В случае заключения с физическим лицом гражданско-правового договора (договора подряда, договора оказания услуг) запись в трудовую книжку не вносится на основании абз. 2 п. 11 Инструкции № 40.

На титульном листе трудовой книжки заполнены не все сведения, предусмотренные Инструкцией № 40

Согласно п. 21 Инструкции № 40 сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении. При этом фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются полностью на основании документа, удостоверяющего личность.

Справочно: сведения о работнике вносятся на основании документа, удостоверяющего личность. Запрещается вносить указанные сведения со слов работника (п. 22 Инструкции о трудовых книжках).

Образование, профессия, специальность вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего документа об образовании, документа об обучении (ч. 1 п. 23 Инструкции № 40).

После даты заполнения трудовой книжки работником проставляется собственноручная подпись (ч. 1 п. 25 Инструкции № 40).

Первая страница (титульный лист) заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки) (ч. 2 п. 25 Инструкции № 40).

В трудовую книжку не вносятся сведения, предусмотренные Инструкцией № 40

Лица, ответственные за ведение трудовых книжек, в силу тех или иных причин допускают ошибки при внесении в трудовые книжки сведений о приеме работника по контракту, о переводе работника на другую должность, о наименовании профессии (должности) и т. д.

Справочно: наименование профессии, должности, указанное в трудовой книжке, должно соответствовать квалификационным справочникам (п. 3 ч. 2 ст. 19 ТК).

В соответствии с п. 9 Инструкции № 40 в трудовую книжку вносятся сведения о:

работнике (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), дата рождения, образование, профессия, специальность);
работе (прием на работу, заключение трудового договора (в т. ч. на неопределенный срок, срочного трудового договора, контракта), в т. ч. на условиях совместительства (по желанию работника), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), а также увольнении работника и основании прекращения трудового договора (контракта);
награждениях и поощрениях за успехи в работе;
подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке;
регистрации в качестве безработного с выплатой пособия по безработице (по желанию безработного);
назначении пенсии;
назначении пособия по уходу за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет, а также за лицом, достигшим 80-летнего возраста, нуждающимся в постоянном уходе (далее — пособия по уходу), и прекращении их выплаты;
лишении работника права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

В графу 3 трудовой книжки вносится запись о приеме или назначении в структурное подразделение с указанием его наименования, а также наименования должности, профессии с указанием квалификационного разряда, класса, категории (ч. 4 п. 27 Инструкции № 40).

Не ведется учет бланков трудовых книжек, нарушен порядок хранения трудовых книжек

В соответствии с ч. 3 п. 79 Инструкции № 40 нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме согласно приложению к Инструкции № 40.

Однако многие наниматели не ведут такие книги на бумажном носителе, предпочитая использовать таблицы в электронном виде, что является прямым нарушением норм Инструкции № 40. В частности, графы 10, 11 и 13 Образца книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним предусматривают проставление подписи работников в определенных Инструкцией № 40 случаях, что возможно только при ведении книги учета на бумажном носителе.

Справочно: при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета, где указывает дату получения. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя) (ч. 7 п. 79 Инструкции № 40).

Кроме того, не все наниматели соблюдают установленный порядок хранения трудовых книжек. Зачастую трудовые книжки хранятся в тумбочках стола работника или в обычных деревянных шкафах вместе с другими документами.

В соответствии с п. 50 Инструкции № 40 трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах). Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при увольнении, остаются в течение двух лет на хранении у нанимателя и хранятся отдельно от трудовых книжек (дубликатов) работающих работников. По истечении указанного срока трудовые книжки (дубликаты) хранятся в архиве нанимателя в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению.