Должностные инструкции

Для чего необходимы

Под должностной инструкцией понимается документ, который определяет правовое положение служащего в организации, его конкретную трудовую функцию (должностные обязанности), а также права и ответственность (ч. 2 п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее — Общие положения ЕКСД)).

Должностные инструкции необходимы для организации труда работников, рационального использования трудовых ресурсов, поддержания трудовой дисциплины.

Это важно
При наличии должностной инструкции наниматель будет вправе обоснованно отказать кандидату на должность служащего, если он не соответствует установленным квалификационным характеристикам.

Для кого разрабатываются

Должностные инструкции разрабатываются на служащих всех организаций (абз. 5 ч. 1, ч. 6 п. 1 Общих положений ЕКСД), в т. ч. УДО. Должность служащего — род трудовой деятельности в соответствии со служебным положением, должностными обязанностями, определенными на основании ЕКСД (абз. 2 ч. 1 ст. 1 ТК).

К категории служащих относятся следующие работники (ч. 1 п. 3 Общих положений ЕКСД):

1) руководители — это служащие, которые в рамках определенных полномочий осуществляют организационно-распорядительные (руководящие, организующие, направляющие, координирующие и контролирующие) функции применительно (ч. 1 п. 6 Общих положений ЕКСД):

к организации;
структурным (обособленным) подразделениям;
работникам;
направлениям деятельности.

Пример

К категории руководителей в УДО относятся такие должности служащих, как заведующий, его заместители, заведующий хозяйством и др.

На заведующих УДО должностные инструкции, как правило, не разрабатываются. Права и обязанности заведующего определяются актами законодательства, учредительным документом, а также трудовым договором (чч. 4 и 5 п. 10 Общих положений ЕКСД, ст. 253 ТК);

2) специалисты — это работники, выполняющие аналитико-конструктивные функции и обладающие специальными знаниями, навыками, умениями и опытом работы по определенному виду профессиональной деятельности (ч. 1 п. 7 Общих положений ЕКСД).

Пример

К категории специалистов относятся такие должности служащих, как музыкальный руководитель, руководитель физического воспитания, воспитатель дошкольного образования и др.;

3) другие служащие — это сотрудники, выполняющие исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы) под контролем соответствующего служащего (п. 8 Общих положений ЕКСД).

Пример

К категории других служащих относятся такие должности, как делопроизводитель, секретарь, машинистка, кассир, табельщик, охранник.

Как правильно указать наименование должности служащего

Наименование должности служащего должно соответствовать выполняемым работником обязанностям и требованиям законодательства. В связи с этим до начала разработки должностной инструкции нанимателю необходимо правильно определить такое наименование. Оно устанавливается в соответствии с ОКРБ 014-2017. Квалификационные характеристики должностей служащих определены выпусками ЕКСД (п. 2 Общих положений ЕКСД).

Это важно
Наименование должности служащего должно быть одинаковым во всех кадровых документах: трудовой книжке, трудовом договоре, приказе (распоряжении) о приеме на работу, должностной инструкции и др.

Правильное наименование должности служащего указано в выпуске 28 «Должности служащих, занятых в образовании» ЕКСД (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.07.2020 № 69 (далее — выпуск 28 ЕКСД)).

Кроме этого, при разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться штатным расписанием, которое разрабатывается на основании постановления Министерства образования Республики Беларусь от 11.08.2022 № 248 «О типовых штатах и нормативах численности работников учреждений дошкольного образования, специальных детских садов».

Наниматель может предусмотреть в должностной инструкции выполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей служащих. В таком случае наименование должности служащего устанавливается с учетом наибольшего удельного веса работ, выполняемых в пределах той или иной должности служащего (абз. 2 ч. 7 п. 4, ч. 3 п. 10 Общих положений ЕКСД).

Кто занимается разработкой в УДО

Законодательством не определен круг лиц, которым поручается разработка должностных инструкций, поэтому наниматель определяет это самостоятельно. Как правило, подготовкой проекта должностной инструкции занимается непосредственно заведующий УДО либо заместитель заведующего по основной деятельности. Если в УДО предусмотрена должность заместителя заведующего по хозяйственной работе, то для подчиненных специалистов разработкой должностных инструкций занимается именно он.

Какая предусмотрена форма

Должностная инструкция может разрабатываться:

как отдельный документ (п. 3 ч. 1 ст. 194 ТК). В таком случае должностная инструкция является локальным правовым актом, поскольку разрабатывается на неопределенный круг лиц, трудящихся на одинаковых должностях служащих (абз. 6 ч. 1 ст. 1 ТК). На основании такой должностной инструкции могут работать несколько сотрудников.

Пример

В УДО работают 10 воспитателей дошкольного образования. Они выполняют одинаковые функции. Нанимателем для данных работников разработана одна должностная инструкция;

приложение к трудовому договору (контракту). В таком случае должностная инструкция будет не самостоятельным документом, а неотъемлемой частью трудового договора (контракта), заключенного с конкретным работником (подп. 8.1 п. 8 примерной формы трудового договора, утв. постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155, подп. 2.1 п. 2 примерной формы контракта нанимателя с работником, утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180).

Это важно
При оформлении должностной инструкции в виде приложения к трудовому договору изменения и (или) дополнения в нее вносятся в порядке, предусмотренном для трудового договора, т. е. путем заключения дополнительного соглашения. Когда изменения не обусловлены изменением законодательства, на их внесение необходимо согласие работника (ч. 4 ст. 19 ТК). В связи с этим целесообразно оформлять должностную инструкцию в виде отдельного документа.

Как правильно разработать

Должностные инструкции разрабатываются на основании Общих положений ЕКСД, а также соответствующих выпусков ЕКСД. Как мы уже сказали, для работников, занятых в сфере образования, применяется выпуск 28 ЕКСД.

При разработке проекта должностной инструкции важно соблюдать правила делопроизводства. В частности, ответственное за разработку лицо должно руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству)), а также СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

При разработке проекта должностной инструкции целесообразно определить ее структуру, т. е. последовательность включаемых в нее сведений. За основу можно взять структуру, размещенную в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). Данная структура носит рекомендательный характер, поэтому ее можно изменить.

Должностная инструкция состоит из заголовка, основного текста и иных обязательных реквизитов (гриф утверждения, виза и др.) (п. 54 Инструкции по делопроизводству).

Заголовок содержит информацию о том, для какой должности служащего предназначена должностная инструкция. Зачастую наниматели допускают ошибки при оформлении данного реквизита. Исходя из абз. 6 ч. 4 п. 54 Инструкции по делопроизводству, заголовок следует формулировать в дательном падеже (кому?).

Пример

Должностная инструкция (кому?) воспитателю дошкольного образования.

Текст должностной инструкции можно разбить на главы, а их в свою очередь подразделить на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, части либо абзацы, подпункты — на части либо абзацы. Пункты нумеруются сквозным способом, подпункты — сквозным способом для каждого пункта, части и абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом (чч. 1, 7 и 8 п. 73 Инструкции по делопроизводству).

Как правило, в должностную инструкцию включаются следующие главы:

1 «Общие положения»;
2 «Должностные обязанности»;
3 «Права»;
4 «Взаимоотношения (связи по должности служащего)»;
5 «Оценка работы и ответственность».

Как правильно утвердить

Должностная инструкция утверждается заведующим УДО или уполномоченным им лицом (например, его заместителем). Для этого существует два способа (ч. 3 п. 52 Инструкции по делопроизводству):

1) издается распорядительный документ (приказ, распоряжение).

После издания приказа (распоряжения) на первом листе должностной инструкции необходимо проставить соответствующий гриф утверждения (п. 52 Инструкции по делопроизводству).

Пример

УТВЕРЖДЕНО
Приказ заведующего ГУО «Детский сад»
04.09.2023 № 35

В этом случае утверждаемая должностная инструкция прилагается к распорядительному документу;

2) проставляется гриф утверждения.

Пример

УТВЕРЖДАЮ
Заведующий ГУО «Детский сад»
Подпись А. В. Сидорова
04.09.2023

Наниматель вправе выбрать любой из этих способов. На практике в большинстве случаев используют гриф утверждения.

После утверждения должностная инструкция подлежит регистрации. Вести такую регистрацию наниматель может, например, в журнале регистрации должностных и рабочих инструкций. Его форма разрабатывается и утверждается нанимателем.

Как правильно ознакомить работников

При приеме на работу наниматель обязан ознакомить с должностной инструкцией нового работника под роспись (п. 2 ч. 1 ст. 54 ТК). Уже работающего сотрудника следует ознакомить с должностной инструкцией, если она была изменена или если, например, такому сотруднику установлено совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника по другой должности (ст. 67 ТК).

Существует несколько способов ознакомления с должностной инструкцией:

отметка об ознакомлении на последней странице должностной инструкции. В этом случае работник проставляет подпись, ее расшифровку и дату ознакомления на последнем листе должностной инструкции.

Пример

Оформить ознакомление в самой должностной инструкции можно следующим образом:
«С должностной инструкцией ознакомлен
Подпись А. В. Иванов
04.09.2023»;
лист ознакомления. При таком способе для должностной инструкции составляется отдельный лист ознакомления. Требований по оформлению данного листа не установлено, поэтому наниматель вправе самостоятельно определить его форму.

Пример

Оформить лист ознакомления можно следующим образом:

журнал ознакомления. В УДО может вестись журнал ознакомления с локальными правовыми актами. Его форма не установлена законодательством, поэтому наниматель вправе разработать ее самостоятельно. В такой журнал можно вносить и информацию об ознакомлении с должностными инструкциями.

После ознакомления работника с должностной инструкцией под роспись наниматель будет вправе требовать ее исполнения. При отсутствии ознакомления у нанимателя могут возникнуть сложности, связанные с неисполнением (ненадлежащим исполнением) сотрудником обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.

Как правильно хранить

Должностные инструкции могут храниться в личных делах работников при одновременном соблюдении следующих условий:

они оформлены в виде приложения к трудовому договору (контракту);
трудовые договоры (контракты) включаются в личные дела сотрудников.

Срок хранения должностной инструкции составляет 50 лет. Он начинает течь с даты замены должностной инструкции на новую.

Рабочие инструкции

Для кого разрабатываются

Рабочие инструкции разрабатываются для всех профессий рабочих УДО.

Рабочая инструкция представляет собой документ, который определяет конкретное содержание, объем и порядок выполнения работ на рабочем месте (абз. 6 ч. 2 п. 1 Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС), утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 34 (далее — Общие положения ЕТКС)).

Под профессией рабочего понимается род трудовой деятельности, требующий знаний и навыков по определенной совокупности работ, регламентированных ЕТКС (абз. 12 ч. 1 ст. 1 ТК).

Как правильно определить наименование профессии

До начала разработки рабочей инструкции необходимо правильно определить наименование профессии рабочего. Оно должно соответствовать ЕТКС с учетом фактически выполняемой работы в конкретном производстве, если иное не предусмотрено НПА (ч. 1 п. 27 Общих положений ЕТКС).

Пример

В ЕТКС содержится наименование профессии «уборщик помещений». Соответственно, наниматель не вправе использовать наименование «уборщик».

Как правильно разработать

Рабочая инструкция, как и должностная, может быть оформлена в виде:

отдельного документа. Положениями такой инструкции руководствуются все работники данной профессии;
приложения к трудовому договору. В этом случае рабочая инструкция является неотъемлемой частью трудового договора, заключенного с конкретным работником.

Проект рабочей инструкции разрабатывается на основании Общих положений ЕТКС, а также соответствующих выпусков ЕТКС. Все выпуски ЕТКС имеют единую структуру и содержат тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих по разрядам. Как правило, это три раздела: «Характеристика работ», «Должен знать» и «Примеры работ».

Рабочая инструкция должна содержать обязательные структурные элементы и реквизиты: заголовок, основной текст, гриф утверждения и др. (п. 54 Инструкции по делопроизводству).

В заголовке содержится информация о том, для какой профессии предназначена рабочая инструкция. Наименование профессии следует формулировать в дательном падеже (кому?) (абз. 6 ч. 4 п. 54 Инструкции по делопроизводству).

Пример

Рабочая инструкция (кому?) уборщику территорий.

Текст рабочей инструкции можно разбить на главы, а их в свою очередь подразделить на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, части либо абзацы, подпункты — на части либо абзацы. Пункты нумеруются сквозным способом, подпункты — сквозным способом для каждого пункта, части и абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом (чч. 1, 7 и 8 п. 73 Инструкции по делопроизводству).

Как правило, в рабочую инструкцию включаются следующие главы:
1 «Общие положения»;
2 «Характеристика работ»;
3 «Права»;
4 «Ответственность».

Утверждение рабочих инструкций, ознакомление с ними работников производятся в том же порядке, как и в случае с должностными инструкциями (см. выше по тексту).