Организационно-распорядительная деятельность заведующего: циклограмма издания приказов по основной деятельности

Руководитель учреждения дошкольного образования является одновременно и педагогом и официальным должностным лицом, наделенным определенными полномочиями администратора-распорядителя. Это обязывает его принимать оперативные, конкретные и четкие решения по всем вопросам, которые появляются в процессе деятельности педагогического коллектива. Специфика такой работы видна в организационно-распорядительной деятельности. Заведующий регламентирует и нормирует работу учреждения образования, создает и реализует распорядительные акты, лежащие в основе функционирования учреждения.

Организационно-распорядительная деятельность, как один из видов управленческой деятельности, подчиняется определенным закономерностям, знание которых дает возможность руководителю строить ее на нормативной правовой основе. Одной из основных форм ее реализации является приказ.

Справочно: приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Пунктом 98 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 26 июля 2018 г. №154, (далее — Инструкция), установлено, что приказы, издаваемые в организациях, подразделяются на три категории:

по основной деятельности;

по личному составу;

по административно-хозяйственным вопросам.

Такое разделение, прежде всего, обусловлено разными сроками хранения указанных документов.

Заведующему на заметку
Приказы по основной деятельности хранятся постоянно; приказы по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет после проведения налоговыми органами проверки; приказы по личному составу — 75 лет (с дополнительной литерой "К") и 3 года (с дополнительной литерой "Л").

Нормы той же Инструкции запрещают объединять в одном распорядительном документе вопросы по основной деятельности и по личному составу, в то время как подобного запрета, который касался бы вопросов по основной и по административно-хозяйственной деятельности, нет. Это можно объяснить тем, что иногда очень сложно провести границу между данными вопросами, к тому же они могут решаться параллельно. Поэтому не будет считаться ошибкой «зачисление» приказов, регулирующих административно-хозяйственные вопросы, в приказы по основной деятельности.

Справочно: более детально разобраться в сроках хранения документов вам поможет Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140. Этот документ устанавливает единые сроки хранения и является обязательными для применения организациями всех организационно-правовых форм и всех форм собственности. Он же служит базой при разработке номенклатуры дел организации.

При решении вопроса об отнесении конкретного приказа к той или иной категории следует руководствоваться содержанием вопросов, которые регулируются данным документом. Конкретные перечни разновидностей приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам НПА не определены. Наиболее полно в актах законодательства определен только состав приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, наложение взысканий, материальное стимулирование, присвоение квалификационных категорий, разрядов, установление различных видов доплат, предоставление отпусков и пр.).

Таким образом, приказы, регулирующие основную деятельность, — это группа документов, которые условно объединены в одну категорию: все, что не вошло в приказы по личному составу, целесообразно отнести к приказам по основной деятельности. Самые распространенные документы в данной категории, которые встречаются в учреждении дошкольного образования, для удобства можно разделить на следующие разделы:

1.    Полномочия и ответственность.

2.    Охрана труда и безопасность.

3.    Регламенты и процедуры.

4.    Организационная структура.

Далее представим циклограмму приказов по основной деятельности, которая включает перечень приказов по всем четырем разделам и устанавливает сроки их издания. В циклограмме приводятся образцы наиболее распространенных приказов, которые составляют основную долю в документообороте учреждения дошкольного образования.

Справочно: регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Таблица

Циклограмма приказов по основной деятельности учреждения дошкольного образования

Обращаем внимание на то, что все категории приказов должны регистрироваться. Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами.

Приказы по основной деятельности и по личному составу подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации фиксируется полное наименование учреждения образования и ставится дата заведения журнала, а после полного заполнения книги — дата окончания. Если за время ведения журнала наименование учреждения (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

От редакции:

Автором статьи разработаны и представлены на портале ERUDO.BY в рубрике «Образцы и формы документов» образцы следующих приказов по основной деятельности:

1.    О зачислении воспитанника в учреждение образования.

2.    Об организации режима безопасности.

3.    Об утверждении протокола совета по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних.

4.    Об открытии образовательной услуги на платной основе.

5.    О создании комиссии по контролю соблюдения санитарного состояния функциональных групп помещений.

6.    О назначении ответственных за ведение книги замечаний и предложений, книги учета проверок (ревизий).

7.    О назначении ответственного за размещение информации о работе учреждения на основе заявительного принципа «Одно окно».

8.    О подготовке к летнему оздоровительному периоду.

9.    Об организации работы в летний оздоровительный период.

10.    О проведении инвентаризации материальных ценностей и драгметаллов.

11.    Об организации работ по подготовке учреждения к работе в зимних условиях.

12.    Об организации месячника по уборке и благоустройству территории.

13.    О распределении ответственности за экономию электротепловых ресурсов.