Ведение журнала учета движения трудовых книжек

В УДО не велся журнал учета движения трудовых книжек. Точнее, он есть, в нем 5 записей, 3 человека уже уволились, но отметок нет. Подскажите, пожалуйста, как поступить в данной ситуации?

В таком случае восстанавливаются сведения обо всех движениях трудовых книжек (вкладышей к ним), за исключением сбора подписей работников (как минимум уже уволенных).

Согласно п. 79 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее — Инструкция № 40)) нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее — книга учета) по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 40.

Этим же пунктом Инструкции № 40 предусмотрены следующие немногочисленные правила ведения книги учета:

1) книга учета ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом;

2) в книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним);

3) при приеме трудовой книжки уполномоченным должностным лицом работнику выдается расписка в получении трудовой книжки, которая составляется в произвольной форме с указанием реквизитов нанимателя. О получении расписки работник расписывается в книге учета;

4) при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета, где указывает дату получения. В случае пересылки трудовой книжки по почте в книге учета должностным лицом проставляется соответствующая отметка.

5) книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя).

Полагаем, что наниматель в приведенной в вопросе ситуации может предпринять следующие действия:

1) создать комиссию по расследованию причины пропуска регистрации отдельных трудовых книжек в книге учета. В состав комиссии рекомендуется включить руководителя организации (его заместителя), лицо, ответственное за учет трудовых книжек, и иных заинтересованных должностных лиц;

2) в порядке работы комиссии затребовать у лица, ответственного за учет трудовых книжек, объяснительную с указанием причины такого пропуска;

3) по результатам работы комиссии составить акт, указав в нем результаты расследования факта пропуска регистрации отдельных трудовых книжек в книге учета;

4) на основании акта издать приказ о заполнении пропусков регистрации трудовых книжек работающих работников;

5) исправить пропуски регистрации отдельных трудовых книжек в книге учета.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации наниматель заполняет сведения обо всех имеющихся по его подтвержденным данным трудовых книжках и заполняет те графы, которые он может заполнить самостоятельно. Заполнение граф, которые требуют подписи работников, бывших работников, — достаточно дискуссионный вопрос, в т. ч. с точки зрения защиты персональных данных. Полагаем, что наниматель в таких графах может оговорить, что подпись восстановить не представляется возможным в связи с увольнением работников.