Алгоритм отзыва работника из служебной командировки

К числу причин, которые могут потребовать преждевременного возвращения сотрудника из командировки, можно отнести:

• досрочное выполнение задания;
• семейные обстоятельства (смерть, болезнь, срочная госпитализация родственника и др.);
• решение производственных вопросов, не терпящее отлагательства (подготовка к внеплановой проверке, срочное выполнение определенной работы в учреждении и т. д.);
• болезнь командированного работника;
• увольнение (как по инициативе работника, так и по инициативе нанимателя);
• чрезвычайные ситуации, не позволяющие выполнить служебное задание (авария, пожар и др.).

Отзыв работника из командировки, оформленной в пределах Республики Беларусь, производится с соблюдением следующего алгоритма.

Шаг 1. Зафиксируйте необходимость отзыва из командировки

Как правило, необходимость отзыва работника из служебной командировки отражается в докладной записке его непосредственного руководителя, которая подается на имя нанимателя.

В отдельных случаях (болезнь, препятствующая выполнению служебного задания, необходимость отзыва из командировки по семейным обстоятельствам и т. д.) инициировать досрочное окончание командировки может сам работник.

Шаг 2. Оформите согласие нанимателя на отзыв из командировки путем проставления соответствующей резолюции

Согласие нанимателя на отзыв из командировки подтверждается путем проставления соответствующей резолюции на докладной записке об отзыве из командировки.

Реквизит «Резолюция» включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована (п. 53 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция № 4)).

В резолюции на докладной записке об отзыве из командировки должны быть отражены сведения:

• о содержании поручения (какой документ необходимо подготовить для отзыва работника);
• лице, ответственном за подготовку соответствующего документа;
• сроках подготовки необходимого документа.

Шаг 3. Издайте приказ об отзыве из командировки

Оформление отзыва из командировки законодательством не регламентировано. Следует полагать, отзыв из командировки должен оформляться в том же порядке, что и направление в командировку, т. е. приказом (распоряжением) нанимателя.

В приказе, как правило, указываются:

• фамилия, имя, отчество и должность служащего (профессия рабочего) работника, отзываемого из командировки;
• причина досрочного окончания коман­дировки;
• дата отзыва.

При оформлении приказа о командировании к его порядковому номеру в зависимости от срока хранения через дефис следует дополнительно добавлять литеру «к» (для документов 75‑летнего срока хранения) либо «л» (для документов трехлетнего срока хранения) (подп. 142.4 п. 142 Инструкции № 4).

Шаг 4. Уведомьте работника об отзыве из командировки и ознакомьте с приказом об отзыве

Порядок и форма извещения работника об отзыве из командировки законодательством не установлены. Содержание соответствующего приказа может быть доведено до сведения сотрудника письменно (к примеру, путем направления копии приказа по электронной почте) либо устно, по телефону.

Личную подпись и дату ознакомления работник проставляет на приказе об отзыве из командировки, как правило, после возвращения.

Шаг 5. Получите от работника отчет об израсходованных суммах и неизрасходованные денежные средства

По возвращении из служебной командировки работником представляется отчет о расходовании ранее выданного ему аванса.

Согласно п. 90 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами (утв. постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее — Инструкция № 117)) работник, получивший денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в соответствии с п. 72 Инструкции № 117, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованные денежные средства, за исключением случаев, установленных в п. 1 ч. 2 ст. 107 ТК.

Перечень документов, подтверждающих расходы, установлен п. 91 Инструкции № 117.

Отчет об израсходованных суммах может быть представлен:

• на бумажном носителе работником лично;
• посредством регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата приема регистрируемого почтового отправления);
• с использованием автоматизированной подсистемы документационного обес­печения;
• посредством электронной почты.

Документы, подтверждающие расходы, представляются в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю лично либо досылаются посредством регистрируемого почтового отправления (п. 92 Инструкции № 117).

Шаг 6. Внесите сведения об отзыве из командировки в журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (при наличии журнала в организации)

Регистрация командированных работников ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. При разработке его формы можно использовать форму, приведенную в приложении 3 к ранее действовавшей Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь (утв. постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35, которое утратило силу в соответствии с постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 22.11.2019 № 680), в т. ч. в электронном виде.

В данном журнале отражается день фактического прибытия работника из командировки. С учетом того, что работник возвращается из командировки досрочно, в журнале целесообразно указать также номер и дату приказа об отзыве.

Если работникам, направляемым в командировку, выдаются командировочные удостоверения, то помимо указанного журнала в организации может вестись журнал регистрации командировочных удостоверений. В таком случае отметку о дате прибытия к месту постоянной работы необходимо проставить в нем и в командировочном удостоверении.

Справочно: в настоящее время ведение указанных журналов, а также выдача работникам, направляемым в служебную командировку, командировочных удостоверений не являются для нанимателей обязательными и могут осуществляться исключительно по их усмотрению.