Под действием различных факторов в бухгалтерском учете могут возникнуть несоответствия и расхождения — например, ошибки, естественные изменения, злоупотребления материально ответственных лиц. Чтобы получить реальную картину о состоянии активов и обязательств, учреждение дошкольного образования должно периодически проводить инвентаризацию.
При проведении инвентаризации следует руководствоваться следующими нормативными правовыми актами:
Законом Республики Беларусь от 12 июля 2013 г. «О бухгалтерском учете и отчетности»* (далее — Закон о бухучете);
* С последующими изменениями и дополнениями.
Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 г. № 180* (далее — Инструкция № 180).
Инвентаризация — это проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и стоимости активов и обязательств, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета. По сути, это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.
Обратите внимание
Инвентаризации подлежат активы и обязательства учреждения независимо от их местонахождения, а также активы, не принадлежащие учреждению, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку, на комиссию и др.).
Заведующему на заметку
Полная инвентаризация проводится обязательно в конце года перед составлением годового отчета.
Для проведения инвентаризации заведующий учреждением дошкольного образования издает приказ о проведении инвентаризации в учреждении по форме, указанной в приложении 1 к Инструкции № 180.
Форма приказа о проведении инвентаризации
Инвентаризационные комиссии создаются в составе опытных специалистов в зависимости от специфики проводимой инвентаризации, имеющих необходимые навыки, знания:
Заведующему на заметку
В качестве председателя инвентаризационной комиссии не назначается материально ответственное лицо, работник ревизионной службы. Не назначается один и тот же работник два раза подряд в качестве председателя инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц.
Материально ответственные лица не включаются в состав инвентаризационной комиссии для проверки находящихся у них в подотчете товарно-материальных ценностей, денежных средств.
Инвентаризация активов и обязательств проводится при полном составе членов инвентаризационных комиссий.
При составлении плана-графика проведения инвентаризации на год необходимо руководствоваться установленными п. 6–8 Инструкции № 180 сроками и периодичностью проведения инвентаризации. Такой план-график может быть приложением к учетной политике либо приложением к Положению о порядке проведения инвентаризации.
Так, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности необходимо провести инвентаризацию активов и обязательств в следующие сроки:
Периодичность проведения инвентаризаций:
По решению руководителя установленное Инструкцией № 180 количество проводимых в течение года обязательных инвентаризаций может быть увеличено.
Сроки проведения инвентаризаций (годовых, в течение года), перечень активов и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем учреждения.
Материально ответственные лица, а также лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение активов или доверенности на получение активов, дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на активы сданы в бухгалтерию или переданы рабочей инвентаризационной комиссии и все активы, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.
При внеплановых инвентаризациях в учреждении дошкольного образования все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, а в остальных случаях — заблаговременно.
Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весов и измерительных приборов (при наличии таковых) и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания.
Путем обязательного подсчета, взвешивания и обмера определяется фактическое наличие имущества и обязательств.
Сведения о фактическом наличии активов и учтенных обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в двух экземплярах.
Справочно: для оформления инвентаризации применяются формы согласно приложениям 5–19 к Инструкции либо формы, утвержденные республиканскими органами государственного управления, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При недостатке содержащейся в утвержденных формах информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные в соответствии с законодательством формы.
Наименование инвентаризируемых объектов, а также их количество указывается в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Сведения о фактическом наличии активов и учтенных обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.
На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.
Инвентаризационные описи заполняются с применением технических средств или от руки чернилами или шариковой ручкой четко и ясно.
Не допускается оставлять в описях незаполненные строки — на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Не допускаются также помарки, подчистки.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.
На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.
Проверка точности итоговых величин материальных запасов, соответствие их количества в регистрах бюджетного учета первичным документам подтверждается пересчетом данных.
Нередко устанавливается завышение итогов по группе материалов в карточках количественно-суммового учета материальных ценностей в результате повторного включения в документацию материальных ценностей.
Нередки случаи нарушения порядка ведения учета основных средств и материальных запасов — например, при поступлении мягкого инвентаря в учреждение дошкольного образования не учитывают затраты на доставку материалов); передача материалов от одного материально ответственного лица другому отражается в бюджетном учете неправильными бухгалтерскими записями и т. д.
В случае выявления расхождений фактических данных, полученных в процессе инвентаризации, с данными бухгалтерского учета составляется сличительная ведомость, в которой проводится сравнение фактических сведений с данными бухгалтерских документов.
При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Необходимо также произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли.
Сличительные ведомости должны составляться по имуществу (активам), при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. Согласно нормативным актам, регламентирующим инвентаризацию, в сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются комиссией на рассмотрение руководителю учреждения дошкольного образования, который принимает окончательное решение о зачете.
Следует учесть, что взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
Комиссия обсуждает результаты инвентаризации и составляет заключительный акт с предложениями по урегулированию выявленных при инвентаризации расхождений, который подписывают все члены комиссии.
Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором было принято решение руководителем по регулированию инвентаризационных разниц, а по годовой инвентаризации — в годовой бухгалтерской отчетности*.
* См.: п. 77 Инструкции № 180.
Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией, согласно приложению 4 к Инструкции № 180.
Форма ведомости результатов, выявленных инвентаризацией
Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц в тех случаях, когда виновные установлены.
В документах, представляемых для оформления списания недостач материальных ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть отражены решения правоохранительных (следственных) или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от соответствующих специализированных организаций (экспертных организаций).
Для оформления результатов инвентаризации применяются единые регистры, в которых объединены показатели (результаты) инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
к Инструкции по инвентаризации активов и обязательств
и затем На экран «Домой»
на верхней панели или нажмите меню и затем Добавить на домашний экран/экран приложений