Справка о диспансеризации: брать на хранение или просто проверить?

Ситуация из практики

«Мария Ивановна, я прошел диспансеризацию, как и требовалось. Но отдавать вам справку не буду. Там мои личные медицинские данные. Это нарушение моей приватности. Можете просто посмотреть и вернуть».

С такой ситуацией столкнулся заведующий одним из минских детских садов. Сотрудник прав в одном — его персональные данные защищены Законом. Но правомерен ли его отказ? Обязан ли работодатель принимать и хранить этот документ или достаточно ознакомления? Этот вопрос стал камнем преткновения во многих учреждениях после вступления в силу новых норм о диспансеризации. Давайте разберемся по порядку.

Новое право — новая ответственность

С 1 января 2024 г. ТК дополнен ст. 1031, преду­сматривающей гарантии для работников при прохождении ими диспансеризации: освобождение от работы с сохранением места работы, должности служащего (профессии рабочего) и среднего заработка по месту работы. Продолжительность такого освобождения зависит от возраста работника.

Таким образом, с 1 января 2024 г. у всех работников, включая воспитателей, нянь, поваров и административный персонал детского сада, появилось важное право. Теперь они могут получить оплачиваемый день освобождения от работы специально для прохождения диспансеризации. Это не просто отгул — за этот день сохраняется средний заработок.

Но право порождает обязанность. Чтобы воспользоваться этим днем и получить оплату, сотрудник обязан подтвердить, что он действительно прошел обследование. И подтвердить это нужно не устно, а документально.

Ключевой вопрос: обязана ли администрация детского сада требовать справку? 

Ответ: да, обязана, если это прописано в локальном правовом акте УДО (ч. 5 ст. 1031 ТК).

Таким актом является коллективный договор, ПВТР или специальное положение о диспансеризации. Если в этих документах указана обязанность сотрудника представить подтверждение, то заведующий не только может, но и должен этот документ принять для контроля и отчетности.

Выписка из медицинских документов

Согласно п. 13 Инструкции по результатам диспансеризации при необходимости оформляется выписка из медицинских документов.

Для подтверждения прохождения диспансеризации установлена единая форма — выписка из медицинских документов (форма 1 мед/у‑10) (приложение 2 к постановлению № 87). Это не полноценная медицинская карта, а именно справка-­подтверждение.

Министерство здравоохранения специально разъяснило, как заполнять эту форму, чтобы не было избыточной информации.

Медицинские работники поликлиники должны заполнять только два раздела:

1) «Выписка дана для представления» — куда (например, по месту работы);

2) «Дополнительные медицинские сведения…» — здесь вписывается только фраза «Проведена диспансеризация» с указанием даты (по данным Telegram-­канала Национального центр защиты персональных данных Рес­публики Беларусь (t.me/cpd_by/559)).

Таким образом, в справке не должно быть диагнозов, результатов анализов, заключений врачей-­специалистов. Только факт и дата прохождения. Это принципиально меняет дело с точки зрения конфиденциальности.

Хранить или не хранить?

Основные опасения и конфликты возникают на этапе передачи и хранения документа. Рассмотрим два сценария.

Сценарий «Только ознакомление»

Работник показывает справку, наниматель фиксируете факт ее наличия в ­каком-то журнале и возвращает документ.

Проблема: у нанимателя не остается документального подтверждения для бухгалтерии для оплаты дня диспансеризации. Что предъявить при проверке Департаменту государственной инспекции труда или Фонду социальной защиты населения? Это рискованно.

Сценарий «Прием и ответственное хранение»

Наниматель принимает справку (или ее копию), регистрируете ее, подшивает в специальную папку или приобщает к приказу об оплате дня диспансеризации.

Правомерно ли это? Обратимся к Закону. Согласно п. 5 ст. 4 Закона  содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Иначе говоря, нельзя собирать информацию, не нужную для заявленной цели. Цель в нашем случае — подтверждение использования работником права на оплачиваемый день для диспансеризации. Справка, заполненная по правилам (только факт и дата), полностью соответствует этой цели. Ее хранение в течение установленного срока (как кадрового документа) не считается избыточным.

Вывод однозначен: прием и хранение работодателем выписки из медицинских документов (формы 1 мед/у‑10) для подтверждения прохождения диспансеризации не является нарушением.

Пошаговые действия заведующего по работе со справками о диспансеризации работников

1. Закрепите норму локально. Проверьте, есть ли в ваших ПВТР пункт об обязанности сотрудника представить подтверждающий документ о диспансеризации. Если нет — внесите изменения в установленном порядке.

От редакции: о внесении изменений в ПВТР читайте в статье Куликова С. ПВТР: создаем правила, которые работают // Руководитель учреждения дошкольного образования. — 2025. — № 8.

2. Проинформируйте коллектив. Проведите собрание или вручите под роспись официальное уведомление (информационное письмо), где разъясните:

• право на оплачиваемый день для диспансеризации;
• обязанность представить справку установленной формы;
• что в справке не будет медицинской тайны, только отметка о факте прохождения;
• что документ будет храниться в соответствии с Законом.

3. Организуйте прием документов. Назначьте ответственного (например, кад­ровика или заместителя). Заведите журнал учета или регистрируйте справки как входящие документы.

4. Обеспечьте безопасное хранение. Храните справки отдельно от личных дел, в сейфе или шкафу с ограниченным доступом. Срок хранения — в соответствии с законодательством о кадровом делопроизводстве (как документы, связанные с оплатой труда).

5. Действуйте при отказе. Если сотрудник категорически отказывается передавать справку, вы не можете оплатить ему день диспансеризации. Этот день может быть расценен как прогул (если сотрудник отсутствовал) или как рабочий день (если он вышел). Правовые основания для применения дисциплинарного взыскания в этом случае будут очень вескими.

Готовимся к проверке

Документы, подтверждающие соблюдение законодательства о диспансеризации:

• локальный акт, обязывающий сотрудников представлять справки;
• копии приказов об оплате дней диспансеризации (с указанием ФИО, даты);
• подшитые к приказам или хранящиеся отдельно выписки из медицинских документов (форма 1 мед/у‑10). Именно они будут главным доказательством правомерности ваших действий и расходов.