Делопроизводство

Циклограмма приказов по основной деятельности на 2023 год

В связи с внесением в Кодекс об образовании изменений, вступивших в силу с 1 сентября 2022 г., и последующим изменением НПА остановимся на актуальных аспектах издания распорядительной документации в учреждении дошкольного образования. В частности, приведем примерную циклограмму приказов по основной деятельности в учреждении дошкольного образования на 2023 г. и рассмотрим содержание и правила оформления таких приказов.

20 января 2023

Шевченко Виолетта

заведующий государственным учреждением образования «Санаторный детский сад №366 г. Минска»

4025

Если на вас на работе нападает чувство дежавю, то это нормально. Кто-то называет такие обстоятельства гонкой по кругу, а если выражаться более умными словами, то это просто рабочая цикличность, которой свойственны определенные периоды.
Как в этом хаосе найти логическую нить?

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных, организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия внутри организации. Уровень руководства учреждением дошкольного образования во многом зависит от правильного ведения таких документов.

Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Мы коснемся только одной группы организационно-распорядительной документации — распорядительных документов, в частности, приказов. Большинство решений руководителя учреждения дошкольного образования оформляется именно приказами.

Словарь
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения задач, стоящих перед организацией (п. 93 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция № 4)).

Пунктом 98 Инструкции № 4 установлено, что приказы, издаваемые в организациях, подразделяются на три категории:

по основной деятельности;
по личному составу;
по административно-хозяйственным вопросам.

При решении вопроса об отнесении конкретного приказа к той или иной категории следует руководствоваться содержанием вопросов, которые регулируются данным документом. Состав приказов, относимых к категории приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, НПА не установлен. Наиболее полно в актах законодательства определен только состав приказов по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение, наложение взысканий, материальное стимулирование, присвоение квалификационных категорий, разрядов, установление различных видов доплат, предоставление отпусков и пр.).

Таким образом, приказы по основной деятельности — это группа документов, которые условно объединены в одну категорию. Все, что не вошло в приказы по личному составу, целесообразно относить к приказам по основной деятельности.

Это важно
Так как приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам охватывают хозяйственную деятельность организации в целом, целесообразность разделения их на отдельные группы каждая организация решает для себя самостоятельно.

Циклограмма приказов по основной деятельности

Какие приказы по основной деятельности обязательно издаются в учреждении дошкольного образования в течение года — важный вопрос в работе руководителя учреждения.Законодательство прямо не предусматривает перечень обязательных приказов, которые надо обновлять (переиздавать) к началу календарного или учебного года, ежеквартально, ежемесячно или в связи с какими-либо цикличными мероприятиями.

Тем не менее есть базовые приказы, которые переиздаются в учреждении образования ежегодно или несколько раз в течение года, на которые руководителю необходимо обратить особое внимание.

Самые распространенные приказы данной категории в зависимости от круга вопросов, которых они касаются, для удобства можно разделить на следующие группы:

полномочия и ответственность;
охрана труда и безопасность;
регламенты и процедуры;
организационная структура.

Далее представим циклограмму приказов по основной деятельности, которая включает перечень приказов по всем четырем группам и сроки их издания.

Циклограмма приказов по основной деятельности учреждения дошкольного образования

* Прием (зачисление) лица для получения дошкольного образования осуществляется в течение календарного года при наличии свободных мест путем принятия решения (издания приказа) руководителем учреждения дошкольного образования о приеме (зачислении) лица в учреждение дошкольного образования (пп. 34 и 35 Положения об учреждении дошкольного образования, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 04.08.2022 № 230).

Рекомендации по оформлению приказа по основной деятельности

При подготовке приказа по основной деятельности кроме реквизитов, наносимых на бланк, используются следующие реквизиты:

заголовок к тексту;
текст приказа;
подпись.

Заголовок к тексту

Заголовок является обязательным реквизитом приказа. Он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «о чем?».

Пример

«Об организации работы в летний оздоровительный период»
«Об утверждении состава аттестационной комиссии»

Заголовок начинается с прописной буквы, после него точка не ставится.

Текст приказа

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

констатирующей;
распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий, основание (мотив) издания приказа.

Основанием для издания приказа по основной деятельности может быть необходимость:

исполнения принятых законодательных актов, НПА и иных решений вышестоящих органов, а также ранее принятых решений учреждения;
осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами учреждения.

Если основанием для издания приказа послужил законодательный акт или НПА либо документ, изданный ранее учреждением образования, в констатирующей части указываются его название, дата и номер.

Пример

«На основании приказа управления по образованию администрации Советского района г. Минска от 30.08.2023 № 435…»

Если приказ готовится в дополнение или в связи с изменением ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер и заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

В констатирующей части могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для издания приказа, дана оценка ситуации, изложены цели издания приказа.

Пример

«В связи с переходом на новую систему оплаты труда…»
«Для завершения подготовки учреждения образования к зимнему периоду 2022/2023 учебного года…»
«С целью обеспечения постоянного контроля за организацией питания в учреждении дошкольного образования и в соответствии с программой производственного контроля учреждения…»

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки от границы левого поля.

Текст распорядительной части приказа начинается с новой строки с абзаца. В тексте приказа следует избегать неконкретных выражений, таких как «улучшить», «усилить», «принять меры» и т. п.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме.

Пример

«Подготовить», «обеспечить», «организовать», «разработать и представить на рассмотрение» (если проект должен быть подписан) или «представить на утверждение» (если документ подлежит утверждению).

Распорядительная часть приказа излагается в повелительном наклонении от первого лица единственного числа.

Распорядительная часть приказа содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Каждый пункт приказа строится по схеме:

исполнитель (указывается конкретное должностное лицо в дательном падеже);
предписываемое действие (выражается глаголом в неопределенной форме);
срок исполнения (рекомендуется указывать на отдельной строке).

Пример

«ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заместителю заведующего по основной деятельности Ивановой Н. А. разработать положение о совете по питанию учреждения дошкольного образования и представить его на утверждение заведующему.
Срок исполнения — 01.02.2023.»

При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они указываются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения.

Пример

«ПРИКАЗЫВАЮ:
1. …
2. Заместителю заведующего по хозяйственной работе Петровой М. П.:
2.1. обозначить объем работ и разработать план проведения месячника по уборке территории.
Срок исполнения — 01.10.2022;
2.2. провести целевой инструктаж с работниками, привлекаемыми к специальным работам.
Срок исполнения — 01.10.2022.»

Срок исполнения поручения указывается обязательно и только календарной датой. В противном случае нельзя будет осуществлять контроль ни за выполнением поставленных задач, ни за сроками: исполнитель может отложить исполнение поручения на неопределенное время, и его нельзя будет привлечь к дисциплинарной ответственности.

Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие (действия) носит регулярный характер и его выполнение предписывается на весь период действия приказа. В таких случаях указывают периодичность выполнения поручения, а не срок его исполнения.

Пример

«… обеспечить представление ежемесячной информации… 15‑го числа каждого месяца.»

Если приказ частично или полностью отменяет ранее изданные документы по тому же вопросу, об этом должно быть сказано в последнем пункте приказа. При этом следует применять устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ … от _________ № __».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Перечень должностных лиц, подлежащих ознакомлению с приказом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к приказу, или оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием приказа всех работников учреждения пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

Заканчивается распорядительная часть приказа указанием должностного лица, ответственного за контроль за исполнением всего приказа или его отдельных пунктов.

Пример

«Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя заведующего по основной деятельности Иванову Н. А.»

Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой». Отсутствие указания о лице, ответственном за контроль, означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять заведующий учреждением дошкольного образования, от имени которого издан приказ.

Подпись

Приказы подписываются заведующим учреждением дошкольного образования или лицом, его заменяющим. Подпись в приказе оформляется так же, как и в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подпись заведующего в приказе печатью не заверяется.