Делопроизводство в УДО: ответы на актуальные вопросы

Какие НПА регламентируют ведение архива в учреждении и процедуру уничтожения документов, сроки хранения которых истекли?

Вопросы организации работы с документами, обеспечения их сохранности, уничтожения документов, сроки хранения которых истекли, передачи дел в архив организации регулируются постановлениями Министерства юстиции Республики Беларусь:

• от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (далее — Инструкция № 4);
• от 24.05.2012 № 143 «Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций»;
• от 06.02.2019 № 19 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях»;
• от 06.02.2019 № 20 «Об утверждении Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций».

Где можно посмотреть актуальные сроки хранения документов учреждения образования?

Сроки хранения документов можно посмотреть в перечне типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, в ред. от 11.01.2023 (далее — перечень типовых документов)).

Если на учреждение образования распространяется действие перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-­властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 28.11.2022 № 450), то необходимо применять его.

Если человек уволен, а контракт не включается в личное дело, то сколько его нужно хранить? Сколько хранить старые контракты, которые уже перезаключены с работником?

Трудовые договоры, контракты и дополнительные соглашения к ним хранятся 3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов (п. 676 перечня типовых документов).

Нужно ли личные дела, сформированные ранее, приводить в соответствие с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2024 № 29 «О формировании, ведении и хранении личных дел работников» (далее — постановление № 29)?

Нет.

Постановление № 29 вступило в силу со 2 июня 2024 г. Распространение действия постановления № 29 на отношения, возникшие до его вступления в силу, этим постановлением не предусмотрено.

Поэтому личные дела, сформированные на момент вступления в силу постановления № 29, переформированию не подлежат.

Однако ведение личных дел не уволенных работников необходимо продолжать с учетом постановления № 29.

Как правильно подписывать документы — «Заведующий» или «Заведующий учреждением»?

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности служащего наименование организации не включается либо включается видовое или сокращенное наименование организации (ч. 4 п. 53 Инструкции № 4). Поэтому может быть «Заведующий», или «Заведующий учреждением», или «Заведующий ГУО “Детский сад № 27 г. Минска”». Необходимо выбрать один из вариантов и использовать его на всех документах. Оптимально — «Заведующий».

При оформлении документа не на бланке в наименование должности служащего включается полное наименование организации, например «Заведующий ГУО “Детский сад № 27 г. Минска”».

Как оформлять резолюцию на различных документах?

Реквизит «Резолюция» включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения либо указание о порядке использования документа. При необходимости в резолюции указывается срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

Существуют ли сроки рассмотрения входящих документов заведующим УДО?

Да.

Документы рассматриваются руководством и передаются на исполнение в день их поступления или не позднее рабочего дня, следующего за днем их поступления.

Срок исполнения может быть типовым или индивидуальным. Если типовой или индивидуальный срок исполнения для документа не установлен, он должен быть рассмотрен в течение 15 календарных дней.

Как правильно составлять заголовок к тексту организационно-­распорядительных документов?

Заголовок должен кратко, но точно отражать содержание документа. Не допускаются обобщенные формулировки.

Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа отвечает на вопрос:

• приказ — о чем?
• протокол — чего?
• должностная инструкция — кому?
• письмо — о чем?

Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 73 мм.

Пример

Можно ли уничтожить документ, если срок его хранения истек? Если можно, то как оформить акт уничтожения? Каким образом можно уничтожить такой документ (выбросить или сдать в организацию по сбору вторичного сырья)?

Можно.

Уничтожение документов регулируется Инструкцией № 4.

Образец акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, прилагается к данному материалу.

Выбросить и уничтожить самостоятельно документы УДО не может, нужно их сдать в организацию по сбору вторичного сырья, которая сделает отметку о том, что она приняла эти документы.

Также вы можете ознакомиться с образцом акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.