В течение какого срока должна выдаваться характеристика на работника?
Характеристика на работника выдается в течение 7 календарных дней со дня получения соответствующего запроса.
Каков срок хранения характеристик физических лиц, не принятых на работу?
1 год.
Декретом Президента Республики Беларусь от 12.10.2021 № 6 (далее — Декрет № 6), который внес изменения в Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее — Декрет № 5), за нанимателем закреплена обязанность затребования характеристики потенциального работника.
Определение характеристики и, по сути, требования к ее содержанию и форме даны в примечаниях к ч. 2 п. 9 Декрета № 5.
Так, для целей Декрета № 5 под характеристикой понимается официальный документ, отражающий профессиональные, деловые и моральные качества работника, сведения о привлечении к дисциплинарной и иной ответственности, отношение к государственным и общественным институтам, иную информацию, подготовленный по форме, установленной Советом Министров Республики Беларусь.
Справочно: до принятия Декрета № 6 каких-либо четких требований к содержанию и форме характеристики не было. Характеристика оформлялась в соответствии с п. 17 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2). Согласно указанной норме характеристика представляет собой официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника, который оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или общем бланке в произвольной форме.
С 24 октября 2021 г. (дата вступления в силу Декрета № 6) надо применять унифицированную форму характеристики, установленную Советом Министров Республики Беларусь, с учетом требований к ее содержанию согласно ч. 2 п. 9 Декрета № 5.
Согласно обновленной норме ч. 1 п. 11 Декрета № 5 наниматели вправе при приеме на работу работника запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы, которая выдается в течение 7 календарных дней со дня получения соответствующего запроса.
Это важно
Ранее срок выдачи характеристики составлял 5 календарных дней со дня получения соответствующего запроса.
Однако стоит отметить, что ч. 3 ст. 26 ТК сохраняет прежний срок выдачи характеристики: 5 календарных дней с момента получения соответствующего запроса.
В данном случае возникает коллизия между нормативными правовыми актами (далее — НПА). С учетом ст. 70 Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах» (далее — Закон) в случае коллизии НПА субъекты правоотношений обязаны руководствоваться предписаниями НПА большей юридической силы, а согласно ст. 23 Закона в случае расхождения декрета или указа Президента Республики Беларусь с законом закон имеет верховенство лишь тогда, когда полномочия на издание декрета или указа Президента Республики Беларусь были предоставлены законом.
Таким образом, в отношении срока предоставления характеристики действует норма, установленная Декретом № 5.
Принимая во внимание вступление в силу Декрета № 6, необходимо разобраться, как грамотно, с учетом требований законодательства о труде, выдать характеристику по запросу, чем регламентировать ее выдачу, кем она может быть подписана и т. д.
При закреплении порядка выдачи характеристики в локальном правовом акте (далее — ЛПА) нанимателю необходимо помнить, что с данным ЛПА нужно ознакомить работников. Согласно п. 10 ч. 1 ст. 55 ТК наниматель обязан создавать условия для ознакомления работника с ЛПА.
Так как обязанность по ознакомлению с ЛПА лежит на нанимателе, в случае отказа работника от ознакомления с ЛПА следует оформить соответствующий акт.
Справочно: унифицированной формы акта нет, следовательно, он составляется в произвольной форме с соблюдением общих требований законодательства о делопроизводстве.
Данный шаг актуален в том случае, если учреждение дошкольного образования крупное и имеет сложную организационную структуру.
Делегировать такие полномочия можно на основании как приказа, так и доверенности согласно ст. 186 ГК.
Мнение автора
Во избежание спорных вопросов о полномочиях иного (кроме руководителя) работника лучше оформить делегирование полномочий и приказом, и доверенностью.
Порядок оформления и выдачи доверенности указан в ст. 186 ГК.
Форма запроса характеристики в п. 11 Декрета № 5 прямо не указана. Полагаем, в таком случае применяются общие правила делопроизводства.
Согласно п. 215 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, в ред. от 17.10.2019 (далее — Инструкция по делопроизводству)) выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации. С учетом п. 134 Инструкции по делопроизводству запрос может быть выполнен в форме письма.
Согласно подп. 139.2 п. 139 Инструкции по делопроизводству регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Таким образом, запрос на предоставление характеристики должен быть зарегистрирован как входящий документ.
Для организации подготовки ответа на поступивший запрос руководителю организации необходимо оформить резолюцию.
Согласно п. 53 Инструкции по делопроизводству резолюция — это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом.
На данном этапе исполнитель запроса (как правило, это непосредственный руководитель работника, на которого запрашивается характеристика) заполняет установленную форму характеристики.
Новая форма характеристики установлена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.10.2021 № 585 «О форме характеристики» (далее — постановление № 585). Согласно подстрочному комментарию к п. 8 формы характеристики при направлении характеристики по запросу государственного органа, иной государственной организации, а также организации, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которой находится в государственной собственности, в обязательном порядке отражаются сведения:
Мнение автора
На практике может возникнуть вопрос, как отразить в характеристике отношение к государственным и общественным институтам, конституционному строю. Каких-либо примерных или унифицированных формулировок здесь нет. Можно указать, что «к государственным и общественным институтам, конституционному строю относится положительно. В совершении действий либо в подстрекательстве к совершению действий иными лицами против порядка управления и общественной безопасности, наличии антигосударственных проявлений на рабочем месте работник замечен не был» и т. д.
При оформлении характеристики может возникнуть вопрос, за какой период нужно указать информацию о привлечении работника к ответственности, в т. ч. материальной.
Заведующему на заметку
В части материальной ответственности необходимо указать все случаи привлечения к ней работника, т. к. такая ответственность не погашается.
Иначе обстоит ситуация с указанием информации о дисциплинарном взыскании. Нанимателю необходимо помнить, что согласно ст. 203 ТК если работник в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то дисциплинарное взыскание автоматически погашается без издания приказа (распоряжения, постановления, решения, протокола).
Вопрос возникает и с заполнением п. 4 «Должность служащего (профессия рабочего), период работы в указанной должности служащего (по указанной профессии рабочего)» формы характеристики: надо ли здесь указывать квалификационную категорию по должности служащего?
Мнение автора
Согласно ч. 4 п. 7 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1, в ред. от 22.07.2021) указание квалификационной категории не образует нового наименования должности служащего. Поэтому полагаем, что обязанности указывать в п. 4 характеристики квалификационную категорию нет. Но и указание квалификационной категории в данном случае не рассматриваем как нарушение порядка заполнения характеристики.
Согласно п. 16 Инструкции по делопроизводству подготовка документа включает в себя составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости — согласование (визирование), утверждение.
Составленная характеристика подписывается руководителем или уполномоченным на то должностным лицом, после чего направляется адресату.
Это важно
Ни Декрет № 5, ни постановление № 585 не установили какого-либо порядка регистрации выдачи характеристик.
Кроме того, сама унифицированная (установленная постановлением № 585) форма характеристики не предусматривает такого реквизита, как регистрационный индекс или под. Таким образом, характеристику регистрировать не нужно.
Согласно подп. 141.2 п. 141 Инструкции по делопроизводству исходящие документы делятся на инициативные и ответные. Характеристика в данном случае является ответным документом.
Справочно: регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа (подп. 141.5 п. 141 Инструкции по делопроизводству).
Таким образом, характеристику, которая не подлежит регистрации, целесообразно направлять с сопроводительным письмом, которое необходимо зарегистрировать с учетом Инструкции по делопроизводству.
После отправки ответного документа целесообразно хранить характеристику вместе с копией исходящего ответного документа.
Что касается хранения характеристик, которые были получены учреждением дошкольного образования, то необходимо помнить о хранении характеристик физических лиц, не принятых на работу. Так, согласно п. 645 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (в ред. от 23.10.2019), документы лиц, не принятых наработу (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.), имеют срок хранения 1 год.
и затем На экран «Домой»
на верхней панели или нажмите меню и затем Добавить на домашний экран/экран приложений