Как часто в своей работе вы сталкивались с проблемой, когда поставленная перед подчиненными задача была проигнорирована либо реализована не в полном объеме? Что делать, если сотрудник не исполняет поручения в срок, а то и вовсе напрямую отказывается от их выполнения?
На практике есть определенные шаги, которые помогут повысить эффективность работы вашего коллектива. Вот что для этого необходимо сделать руководителю.
1. Выявить причину, по которой задача не была реализована.
Не стоит делать выводы и обвинять подчиненных в недобросовестном исполнении поручения, не проанализировав ситуацию и не выяснив, что могло препятствовать его воплощению в жизнь. Причинами чаще всего бывает следующее:
2. Сформулировать запрос, объяснить поставленную задачу и убедиться, что подчиненный понял ее правильно.
Даже если сотрудник утверждает, что все понял, нелишним будет попросить его воспроизвести услышанное и конкретизировать, что именно он собирается предпринять, какие пути для реализации задачи выберет. Очень часто подчиненные неправильно интерпретируют слова, которые слышат от руководителя, либо вкладывают в них не тот смысл. Чтобы этого избежать и убедиться, что ваше распоряжение было услышано и понято правильно, попросите его продублировать и уточните, не осталось ли вопросов по его выполнению.
3. Зафиксировать поставленную задачу в письменном виде.
Ведите письменный учет всех своих распоряжений и добивайтесь их исполнения. Так вы сможете отследить, как они претворяются в жизнь, и сделать отметки об их выполнении. Подчиненные будут знать, что вы контролируете процесс реализации поставленных перед ними задач. Как следствие, у них отпадут сомнения в необходимости их решения. Для этого можно использовать как рукописный вариант, так и многочисленные приложения и программы, разработанные специально для этих целей.
4. Мотивировать персонал.
Определите интерес каждого работника. Поразмышляйте, какой вид мотивации больше всего заинтересует данного сотрудника, и раскройте перед ним перспективу получения желаемого вознаграждения за проделанную работу. В идеале подчиненный, которому вы поручаете задание, должен иметь личностный внутренний мотив для его выполнения. Например, для одного важно подчеркнуть собственную значимость, для другого — получить материальное поощрение, для третьего — продвинуться по карьерной лестнице.
5. Оказать поддержку.
Ненавязчиво, но целенаправленно напоминайте подчиненным о задачах и поручениях, которые им необходимо выполнить. Отмечайте их успехи, уточняйте по ходу дела, с какими проблемами они столкнулись, какая помощь может быть им нужна, все ли необходимые ресурсы имеются. Со временем сотрудники поймут, что у них есть поддержка, привыкнут и осознают, что руководитель проследит за тем, чтобы возложенное на них дело было доведено до конца. Благодаря этому выполнение распоряжений войдет в привычку.
6. Контролировать процесс и промежуточные результаты выполнения задачи.
Обязательно ведите контроль за тем, как выполняются ваши поручения, корректируйте процесс и анализируйте результаты проделанной работы. Одна из главных задач управления в том и состоит, чтобы координировать действия на пути от постановки цели к достижению результата.
Контроль имеет значение как для руководителя, так и для подчиненного. Руководитель, проанализировав, как выполняется поставленная задача, может внести коррективы еще на этапе ее реализации, тогда как сотрудник не всегда способен увидеть недочеты в собственной работе и исправить их самостоятельно. Важно понимать необходимость четкого критерия, по которому управленец может судить о том, насколько качественно и точно выполняется поставленная им задача.
7. Стать комфортным примером.
На собственном примере покажите подчиненным необходимость решать поставленные задачи максимально точно и в установленный срок. Обсуждая проделанную сотрудниками работу на собраниях, педсоветах, обязательно рассказывайте о ваших успехах, выполненных задачах и достигнутых целях, т. к. нередко работа руководителя незаметна для подчиненных. Озвучив свои достижения, вы добьетесь авторитета среди коллег и собственным примером мотивируете их к действию. Руководитель, который уважительно и внимательно относится к сотрудникам, чей пример и профессионализм не вызывают сомнений, создает как психологический, так и физический комфорт в коллективе.
Следуя этим несложным советам, можно не только значительно улучшить качество выполнения поставленных перед подчиненными задач, но и решить другие проблемы, существующие в коллективе, такие как неумение работать в команде, неэффективные планирование и реализация поставленных целей, неудовлетворительные результаты работы, неконструктивные отношения руководства с коллективом.
