Как правильно уничтожить трудовые договоры (контракты): действия нанимателя

При уничтожении трудовых договоров, контрактов работников нанимателю необходимо одновременно соблюдать правила делопроизводства и требования законодательства о защите персональных данных. Для выполнения требований законодательства нанимателю важно придерживаться следующих правил хранения и уничтожения документов:

Определение сроков хранения документов

Прежде всего нужно обратить внимание на номенклатуру дел учреждения дошкольного образования, т. к. именно данный документ используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения.

Что касается срока хранения трудовых договоров, контрактов (и дополнительных соглашений к ним), то согласно п. 676 перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, в ред. от 30.08.2022 (далее — перечень № 140)) он составляет 3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов (контракты государственных служащих хранятся 55 лет).

Обеспечение хранения документов

Дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования с момента заведения и до передачи в архив учреждения или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела.

При обеспечении хранения документов, в т. ч. трудовых договоров, контрактов, нанимателю нужно учесть общие правила хранения дел, которые предусмотрены:

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству));
• Методическими рекомендациями по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел (утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23) (в части установления сроков хранения дел с копиями документов).

Справочно:перечнем № 140 не установлен срок хранения дел с копиями документов.

Трудовые договоры, контракты, заключенные с работниками, можно формировать:

а) в личное дело либо

б) отдельное дело по фамилиям работников в алфавитном порядке или по хронологии в пределах делопроизводственного года.

В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел (ч. 1 п. 170 Инструкции по делопроизводству).

Отбор документов для уничтожения

Согласно п. 59 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее — Правила)) при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел временного хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

Справочно: при отборе документов проверяются качество и полнота номенклатуры дел учреждения, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка формирования дел.

Непосредственный отбор документов для выделения к уничтожению производится работниками учреждения, в деятельности которых документы были образованы (п. 60 Правил). В случае с трудовыми договорами (контрактами) это, как правило, делает работник, отвечающий за кадровое делопроизводство в учреждении, который отбирает документы по критериям происхождения, содержания, внешних особенностей (критерии экспертизы ценности документов).

По результатам экспертизы ценности документов составляются (п. 69 Правил):

• описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
• акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Также вы можете ознакомиться с формой акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Уничтожение документов

Передача документов к уничтожению оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, по форме, предусмотренной приложением 17 к Инструкции по делопроизводству.

В соответствии с п. 212 Инструкции по делопроизводству отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья.

Это важно
Использование документов, отобранных к уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

Однако данное правило не применяется при уничтожении документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне. Уничтожение таких документов осуществляется в соответствии с законодательством.

Справочно: утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения влекут наложение штрафа в размере до 30 БВ (ст. 24.25 КоАП).

Трудовые договоры, контракты как раз содержат сведения, отнесенные в установленном порядке к иной охраняемой законом тайне, а именно к персональным данным.

Поскольку трудовой договор, контракт содержит такие персональные данные, как фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) работника, место работы с указанием структурного подразделения, наименование должности служащего (профессии рабочего), условия оплаты труда, личную подпись работника и т. д., при уничтожении трудовых договоров, контрактов соблюдение требований Закона № 99-Зобязательно.

В п. 4 примечаний к форме реестра обработки персональных данных (приложение к Положению о реестре обработки персональных данных) Национальный центр защиты персональных данных (далее — НЦЗПД) указал, что в случае, если персональные данные содержатся в документе, подлежащем передаче в архив, следует руководствоваться сроком хранения, определенным в номенклатуре дел.

В алгоритме приведения деятельности операторов, уполномоченных лиц в соответствие с требованиями Закона № 99-З НЦЗПД указал, что удаление персональных данных оформляется и подтверждается актом удаления в случае, если персональные данные содержатся в электронной форме, либо актом уничтожения в случае, если персональные данные содержатся в письменной форме.

Как мы уже отмечали выше, в случае с трудовыми договорами, контрактами это срок, определенный в п. 676 перечня № 140 (3 года). Только после его окончания данные документы подлежат уничтожению в соответствии с Законом № 99-З.

Для того чтобы удалить (уничтожить) документы, содержащие персональные данные (в нашем случае это трудовые договоры, контракты), нужно выполнить ряд действий:

1) выбрать подходящий способ уничтожения (важно, чтобы такой способ соответствовал законодательству).

В случае удаления трудовых договоров, контрактов можно использовать такие способы удаления, как измельчение и сжигание.

Измельчитель бумаги должен иметь возможность уменьшать бумажные документы на фрагменты размером не более 1 × 5 мм.

Справочно: измельчение производится, как правило, с использованием шредера. Уничтожать бумажные документы можно и с помощью дезинтегратора.

Сжигание, хотя и используется реже, и оказывает значительное воздействие на окружающую среду, является эффективным методом уничтожения;

Справочно: при сжигании трудовых договоров, контрактов дополнительно нужно соблюдать требования законодательства о пожарной безопасности.

2) проверить факт уничтожения.

Перед оформлением акта уничтожения нужно проверить уничтожение данных. Этот этап важен, т. к. необходимо исключить различного рода ошибки.

Речь идет о следующих ошибках:

• человеческие ошибки (например, необработанный диск, помещенный в стопку обработанных дисков, и т. п.);
• аппаратные ошибки (например, поврежденный нож шредера или сбой одного из компонентов, расположенных между программным обеспечением для удаления и данными на дисках);
• ошибки программного обеспечения (например, отсутствие обновления, некачественное программное обеспечение);

3) составить акт уничтожения.

Составление акта уничтожения будет являться доказательством уничтожения трудовых договоров, контрактов.

Акт уничтожения должен включать следующую информацию:

• дата и место проведения процедуры;
• сведения об учреждении, лице, осуществляющих уничтожение;
• носитель данных и оборудование, включающее этот носитель (серийный номер, тип и т. д.);
• перечень документов, подлежащих уничтожению;
• используемые способы (сжигание, измельчение и т. д.);
• проверка (метод) и ее конечный результат.

Акт должен быть сохранен и предъявляться по запросу.

Также вы можете ознакомиться с образцом акта уничтожения.

От редакции

Дополнительно по теме вы можете прочитать:
Варнашев Д.  Как правильно организовать уничтожение документов с истекшими сроками хранения.