Какие документы должны содержаться в личных делах работников
В редакцию поступил вопрос: «Что входит в состав личных дел работников? Нужна ли копия паспорта в личных делах?».
Рассмотрим, как формируются личные дела работников.
В редакцию поступил вопрос: «Что входит в состав личных дел работников? Нужна ли копия паспорта в личных делах?».
Рассмотрим, как формируются личные дела работников.
В соответствии с ч. 1 п. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее — Инструкция) (утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2) личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Согласно п. 6 Инструкции при формировании личного дела документы включаются в него в такой последовательности:
Форма внутренней описи документов личного дела
Форма личного листка по учету кадров
Дополнения к листку по учету кадров
Перечисленные документы составляют основной перечень.
При формировании личных дел отдельных категорий работников в перечень дополнительно включаются и другие документы, например:
В процессе ведения личного дела в него также могут включаться документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.
В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
Наличие копии паспорта в личном деле законодательством не предусмотрено.
Пункт 9 Инструкции дополнительно обращает внимание на то, что в личное дело не включаются: