Какие изменения внесли в Инструкцию по делопроизводству?

Изменения в сроках исполнения входящих документов

Наиболее существенные изменения внесены в порядок исчисления сроков исполнения документов — как входящих (поступивших), так и внутренних.

Согласно новым требованиям, закрепленным в подп. 146.1 п. 146 Инструкции по делопроизводству, сроки исполнения поступивших документов теперь исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа в организации. При этом норма подп. 140.7 п. 140 Инструкции по делопроизводству, устанавливающая, что входящие документы должны быть зарегистрированы в день их поступления, не изменилась.

Напомним, что в предыдущей редакции Инструкции по делопроизводству срок исполнения поступившего документа также исчислялся в календарных днях, но с даты поступления документа в организацию (т.е. с даты регистрации поступившего документа).

Указанное изменение касается порядка исчисления сроков исполнения только входящих (поступивших) документов. В части, касающейся исчисления сроков исполнения документов, созданных в самой организации (внутренних документов), сроки исполнения не изменились: они по-прежнему исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа.

Таким образом, крайний срок исполнения поступившего документа увеличился на один рабочий день. Данная норма применяется по отношению к входящим документам, для которых установлен типовой срок исполнения. Типовой срок исполнения документов определяется на основании норм подп. 146.3 п. 146 Инструкции по делопроизводству и составляет 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

Данное изменение внесено в Инструкцию по делопроизводству в целях унификации нормативно установленного порядка исчисления сроков исполнения документов (поручений, предписаний, предложений и др.).

Согласно ч. 1 п. 1 ст. 17 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее — Закон об обращениях граждан) течение сроков при рассмотрении обращений начинается со дня, следующего за днем регистрации обращения в организации. Аналогичная норма предусмотрена ч. 2 п. 1 ст. 12 Закона Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. «Об основах административных процедур» (далее — Закон).

Согласно ч. 5 п. 21 Указа № 510 течение срока, исчисляемого месяцами или днями, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало.

Изменения в порядке исчисления сроков исполнения документов

Второе существенное изменение внесено в подп. 146.4 п. 146 Инструкции по делопроизводству, который устанавливает порядок исчисления сроков исполнения документов в случаях, когда крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день. Согласно новым требованиям в том случае, если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее первого следующего за ним рабочего дня.

В предыдущей редакции Инструкции по делопроизводству в том случае, если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходилась на нерабочий день, он должен был быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня.

Таким образом, в указанных случаях крайний срок исполнения документа также увеличился на один рабочий день.

Нормы подп. 146.4 п. 146 Инструкции по делопроизводству применяются по отношению не только к входящим (поступившим) документам, но также и к внутренним документам (поручениям), которые составляются (издаются) в организации и в ней же исполняются.

Данное изменение внесено в Инструкцию по делопроизводству по тем же причинам, что и предыдущее.

Изменения в порядке подписания актов и справок проверок

В новой редакции изложен п. 117 Инструкции по делопроизводству, который устанавливает порядок подписания актов и справок проверок.

Ранее в п. 117 Инструкции по делопроизводству содержалась формулировка, согласно которой акты проверок по вопросам, связанным с осуществлением проверок финансово-хозяйственных операций, должны были подписываться «проверяющим (руководителем проверки) контролирующего органа, органа, осуществляющего ведомственный контроль, а также представителем проверяемого субъекта, лицом, осуществляющим руководство бухгалтерским учетом проверяемого субъекта, в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь».

Основополагающим актом законодательства Республики Беларусь, регламентирующим порядок организации и проведения проверок, в т.ч. по вопросам финансово-хозяйственной деятельности, является Указ № 510 и утвержденное им Положение о порядке организации проведения проверок (далее — Положение). После внесения Указом № 376 в эти нормативные правовые акты изменений и дополнений нормы Инструкции по делопроизводству потребовали корректировки. В частности, из Указа № 510 с 1 января 2018 г. исключено такое понятие, как «проверка, проводимая в рамках ведомственного контроля».

В целях приведения норм Инструкции по делопроизводству в соответствие с требованиями Указа № 510, а также исключения внесения изменений и (или) дополнений в Инструкцию по делопроизводству в случае дальнейшего совершенствования законодательства в этой части п. 117 изложен в следующей редакции: «117. Акты (справки) проверок подписываются в соответствии с требованиями законодательства в сфере контрольной (надзорной) деятельности».

В п. 117 Инструкции по делопроизводству включена также норма, отсылающая к требованиям законодательства в части определения требований к подписанию справок проверок.

Согласно ч. 1-2 п. 59 Положения акт проверки составляется по результатам проверки, в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства, справка проверки — по результатам проверки, в ходе которой нарушений актов законодательства не выявлено. Ранее Инструкция по делопроизводству не оговаривала особенности подписания справок проверок и не содержала отсылок на регулирующее данные правоотношения законодательство.

Изменения в требованиях к оформлению личных дел уволенных работников и внутренней описи дела

Еще одно изменение внесено в ч. 3 п. 186 Инструкции по делопроизводству, который содержит требования к составлению и оформлению внутренних описей дел.

В предыдущей редакции Инструкции по делопроизводству ч. 3 п. 186 звучала следующим образом: «Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела. Если несколько личных дел уволенных работников подшито (переплетено) в одно дело, кроме внутренних описей каждого дела составляется дополнительная внутренняя опись включенных в него личных дел».

С 14 марта 2018 г. второе предложение из ч. 3 п. 186 Инструкции по делопроизводству исключено. Оно содержало косвенную норму, согласно которой несколько личных дел уволенных работников могли подшиваться (переплетаться) в одну обложку. В этом случае в целях обеспечения поиска необходимого личного дела в составе объединенного дела должна была составляться дополнительная внутренняя опись личных дел (что не отменяло необходимости подшивки в такое дело внутренних описей каждого личного дела в отдельности).

Возможность подшивки (переплета) нескольких личных дел в одно дело исключена как по правовым, так и по научно-методическим основаниям.

Во-первых, согласно государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дело — это документ или совокупность документов, сформированных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку. Из этого определения вытекает, что дело не может содержать в себе другие дела, т.к. одним из признаков, характеризующих само понятие «дело», является размещение документов в отдельной обложке.

Во-вторых, п. 23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников* установлено, что личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив по описи, в которую должны быть внесены по году увольнения и в которой должны быть систематизированы по алфавиту фамилий.

* Утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2.

Согласно абз. 6 п. 90 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции республики Беларусь от 24 мая № 143, (далее — Правила) заголовок каждого дела (тома, части) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. А ч. 3 п. 166 Правил определено, что при внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу личного дела работника в графе 2 «Индекс дела» указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел. Очевидно, что при подшивке (переплете) нескольких личных дел в одно дело возникают сложности с включением такого дела и содержащихся в нем личных дел в опись дел структурного подразделения (а в дальнейшем — в сводную опись дел, составляемую в архиве организации), их индексацией и учетом.

Также в Правилах, которые наряду с Инструкцией по делопроизводству комплексно регламентируют вопросы оформления дел, возможность подшивки (переплета) нескольких личных дел в одно дело не предусматривалась изначально (подп. 79.4 п. 79), что создавало определенный правовой диссонанс.

Остальные изменения, внесенные в Инструкцию по делопроизводству, носят преимущественно редакционно-уточняющий характер и не меняют установленный порядок ведения делопроизводства в организациях.