Оформление информационных-справочных документов

Информационно-­справочные документы: определение, виды, сфера применения

Организационно-­распорядительная документация (далее — ОРД) — это документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (подп. 3.2.4 п. 3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Рес­публики Беларусь от 29.03.2013 № 18 с последующими изменениями и дополнениями (далее — СТБ 2059-2013)).

Среди особенностей ОРД можно выделить универсальность, т. к. с ее помощью осуществляется документирование управленческих решений в государственных органах, иных организациях вне зависимости от сферы дея­тельности и организационно-­правовой формы. Учитывая многогранность задач, которые решаются ОРД, в ней выделяются следующие группы документов: распорядительные; организационные; справочно-­информационные.

Справочно: подробнее про оформление приказов см. Варнашов, Д. Оформление приказов в учреждении дошкольного образования 

Третью группу ОРД составляют справочно-­информационные документы. Это документы, которые сообщают необходимую для принятия управленческого решения информацию, и инициируют его принятие. К указанной группе до­кумен­тов относятся: акт, докладная записка, представление, заявление, справка, протокол и др.

В данной статье рассмотрим особенности оформления докладных записок, представлений, заявлений, актов и справок.

Справочно: подробнее про оформление протоколов см. Варнашов, Д. Оформление протоколов в учреждении дошкольного образования

Бланки информационно-­справочных документов

Отдельные документы (внутренние до­кументы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов (ч. 3 п. 19 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 с последующими изменениями и дополнениями)) (далее — Инструкция по делопроизводству)

Внутренние документы — это документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации (подп. 3.2.27 п. 3 СТБ 2059-2013).

Отметим, что большинство справочно-­информационных документов являются внутренними документами. Соответственно, их допускается оформлять не на бланках.

Докладные записки

В соответствии с п. 118 Инструкции по делопроизводству докладная записка — информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение ­какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на:

• инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений);
• отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки и т. д.).

В зависимости от адресата выделяются следующие виды докладных записок:

• внутренние (адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5);
• внешние (адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке) (пп. 119–120 Инструкции по делопроизводству).

Текст докладной записки состоит из ввод­ной и основной частей (п. 121 Инструкции по делопроизводству).

Во вводной части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

ПРИМЕР

В соответствии с Инструктивно-­методи­ческим письмом Министерства образования Республики Беларусь от 22.05.2015 «Об организации летней оздоровительной работы в учреждениях дошкольного образования» с целью создания благоприятных условий для пребывания воспитанников в учреждении дошкольного образования организуется работа по выявлению у законных представителей воспитанников потребности в учреждениях дошкольного образования в летний период.

В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

ПРИМЕР

В связи с изложенным прошу рассмотреть вопрос о привлечении О. Д. Антоненко, воспитателя дошкольного образования, к дисциплинарной ответственности и объявить замечание.

Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние — руководителем учреждения дошкольного образования. Датой докладной записки является дата ее подписания (пп. 122–123 Инструкции по делопроизводству).

Пример докладной записки (о премировании)

Представления

Представление — это документ, содержащий предложение о назначении, переводе или поощрении работника организации (Делопроизводство и документоведение: Краткий словарь современной терминологии / Авт.-разраб.: С. В. Жумарь и пр. — Мн., БелНИИДАД, 2001. — С. 28).

Оформление представлений осуществляется по тем же правилам, что и написание докладной записки.

Необходимость подготовки представлений обусловлена рядом нормативных правовых актов.

Например, представление о награждении Грамотой или Почетной грамотой направляется в Министерство образования за месяц до вручения (п. 11 Положения о Грамоте Министерства образования Республики Беларусь и Почетной грамоте Министерства образования Республики Беларусь, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 18.08.2006 № 82 с последующими изменениями и дополнениями).

Пример представления (о поощрении)

Заявления

Заявление — это документ, содержащий просьбу о ­чем-либо (например, о приеме на работу, предоставлении отпуска, увольнении и др.).

Необходимость подготовки заявлений в различных ситуациях может быть предусмотрена нормативных правовых актов.

Например, согласно ч. 1 п. 16 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2) (далее — Инструкция о личных делах) заявление о приеме на работу оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке. В свою очередь, п. 6 Инструкции о личных делах предусматривает необходимость включения в состав личного дела заявления о приеме на работу.

По семейно-­бытовым причинам, для работы над диссертацией, написания учебников и по другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен в течение календарного года отпуск без сохранения заработной платы не более 30 календарных дней, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением, нанимателем (ч. 1 ст. 190 ТК).

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, предупредив об этом нанимателя письменно за один месяц (ч. 1 ст. 40 ТК).

Заявления должны содержать следующие реквизиты:

• название вида документа (указывается в левом верхнем углу);
• дата и регистрационный индекс (располагаются ниже названия вида документа);
• адресат (располагается в правом верхнем углу в родительном падеже);
• заявитель (указывается ниже адресата в родительном падеже);
• текст заявления;
• подпись.

Пример заявления (о приеме на работу)

Акты

Акт — это документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-­передачи материальных ценностей и др.) (п. 111 Инструкции по делопроизводству).

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт — о чем?») или родительном падеже («акт — чего?») (п. 112 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР

О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

Об отказе от дачи письменного объяснения о нарушении трудовой дисциплины

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ (п. 113 Инструкции по делопроизводству).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др. (ч. 1–3 п. 114 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР

На основании постановления Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-­властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, учреждений образования с частной формой собственности, с указанием сроков хранения»* отобраны к уничтожению как не имеющие научно-­исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела:…

* Далее — Перечень документов НАФ.

При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.

В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют.

Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются в алфавитном порядке отдельно.

ПРИМЕР

Председатель комиссии: заместитель заведующего по хозяйственной части Д. В. Антонович.
Члены комиссии: 1. Специалист по кадрам                О. Д. Ёлгина.
                             2. Секретарь                                    С. В. Леонова.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты. В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам. Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

ПРИМЕР

В 9 ч. 15 мин. в кабинете заместителя заведующего по хозяйственной части в присутствии подписавших настоящий акт лиц С. П. Петровичу в устной форме было предложено представить письменное объяснение о нарушении трудовой дисциплины, связанного с отсутствием на работе 02.11.2020.

Рабочий по комплексному обслуживанию зданий и сооружений Петрович Сергей Петрович отказался от дачи письменного объяснения о нарушении трудовой дисциплины, связанного с отсутствием на работе, мотивируя это плохим настроением.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.

ПРИМЕР

Составлен в 3 экземплярах:
1‑й экз. — в дело № 5–14
2‑й экз. — директору
3‑й экз. — в отдел кадров

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте (п. 115 Инструкции по делопроизводству).

Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта (п. 116 Инструкции по делопроизводству).

Отметим, что приведенные выше правила оформления актов являются общими. При этом нормативными правовыми актами могут быть установлены отдельные формы актов.

Пример оформления акта (об отсутствии работника на работе)

Справки

Справка — это информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию ­каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов (п. 124 Инструкции по делопроизводству).

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка — официальный до­кумент, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).

Личная справка — официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.) (п. 125 Инструкции по делопроизводству).

В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5.

Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или физическому лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа (п. 126 Инструкции по делопроизводству).

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом (п. 127 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР

По состоянию на 05.11.2020…
За период с 01.01.2020 по 31.12.2020…

В личных справках заголовок допускается не указывать.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает» (п. 128 Инструкции по делопроизводству).

При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством порядке.

К примеру, форма справки о месте работы, службы и занимаемой должности установлена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 05.10.2010 № 140 «Об установлении типовых форм справок и разрешения» (с последующими изменениями и дополнениями).

Форма справки о месте работы, службы и занимаемой должности

Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние — их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями. Датой справки является дата ее подписания (пп. 129, 131 Инструкции по делопроизводству).

Отметим, что приведенные выше правила оформления справок являются общими. При этом нормативными правовыми актами могут быть установлены отдельные формы справок.

Регистрация и формирование в дела информационно-­справочных документов

По общему правилу регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп. 139.2 п. 139 Инструкции по делопроизводству).

Регистрационными индексами докладных записок, справок и других информационно-­справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел (подп. 142.6 п. 142 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР

55
44/05-22

Внутренние документы регистрируются в регистрационно-­контрольных карточках или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения).

При незначительном объеме документооборота внутренние документы допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов (подп. 142.2 п. 141 Инструкции по делопроизводству).

Журнальная форма регистрации докумен­тов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) (подп. 139.9 п. 139 Инструкции по делопроизводству).

Справки, подтверждающие права на льготы по проезду на пассажирском транспорте подлежат регистрации отдельно от других справок в книге учета и выдачи справок, которая прошнуровывается, пронумеровывается, скрепляется печатью и хранится у руководителя учреждения образования (уполномоченного им на выдачу данных справок лица) (ч. 4 п. 1-1 постановления № 67).

Справочно-­информационные документы формируются в дела в соответствии со сроками хранения и номенклатурой дел учреждения образования (пп. 168, 170 Инструкции по делопроизводству). Отметим, что объем дела не должен превышать 300 листов, а его толщина не может быть более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п. 171 Инструкции по делопроизводству).

Сроки хранения документов

Сроки хранения информационно-­спра­вочных документов в учреждениях дошкольного образования устанавливаются в соответствии с Перечнем документов НАФ.

Для удобства представим сроки хранения протоколов в виде таблицы.

Таблица

Срок хранения информационно-­справочных документов
в государственном учреждении образования*

*   Приведенный перечень информационно-­справочных документов не является исчерпывающим и охватывает только основные направления работы учреждения дошкольного образования.

* После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет.

** Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в т.ч. такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы (п. 11 примечаний к Перечню документов НАФ).

*** После отчисления воспитанника из учреждения дошкольного образования.