Протокол: определение, виды, область применения

В соответствии с п. 103 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Инструкция по делопроизводству), протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.

По полноте освещения хода заседания выделяют:

протоколы полной формы;
протоколы краткой формы;
протоколы сокращенной формы (п. 104 Инструкции по делопроизводству).

Законодательством об образовании предусмотрено создание ряда коллегиальных органов в учреждениях общего среднего образования.

Так, основным органом самоуправления учреждения дошкольного образования является совет, возглавляемый его заведующим(п. 3 ст. 146 Кодекса Республики Беларусь об образовании). Также в учреждении дошкольного образования создается педагогический совет и могут создаваться попечительский совет, родительский комитет (п. 4 ст. 146 Кодекса Республики Беларусь об образовании).

На заседаниях совета ведется протокол, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов, внесенных в повестку дня, а также результаты голосования и принятое решение. Каждый протокол подписывается председателем и секретарем совета (п. 20 Положения о совете учреждения образования утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 18.07.2011 № 84.

Заседания педагогического совета учреждения дошкольного образования оформляются протоколом(п. 9 Положения о педагогическом совете учреждения дошкольного образования, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 11.07.2011 № 65 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Положение о педагогическом совете). Форма протокола приведена в приложении к Положению о педагогическом совете. При увольнении или переводе руководителя протоколы и материалы к ним передаются вновь назначенному руководителю либо секретарю по акту приема-передачи дел(ч. 2 п. 22 Положения о педагогическом совете).

Заседания родительского комитета оформляются протоколом, в котором фиксируются дата проведения заседания, фамилии, инициалы присутствующих, повестка дня, ход обсуждения вопросов, которые вынесены в повестку дня, предложения и замечания его членов, результаты голосования и соответствующее решение. Нумерация протоколов ведется от начала учебного года (пп. 17, ч. 1 п. 19 Положения о родительском комитете учреждения дошкольного образования, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 11.07.2011 № 65 с последующими изменениями и дополнениями).

Секретарь попечительского совета организует ведение и хранение протоколов общих собраний попечительского совета(подп. 23.2 п. 23 Положения о попечительском совете учреждения образования, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 25.07.2011 № 146 с последующими изменениями и дополнениями).

Заседание аттестационной комиссии оформляется протоколом. Протоколы заседания аттестационной комиссии хранятся пять лет в организации системы образования (пп. 31, 53 Инструкции о порядке проведения аттестации педагогических работников системы образования (кроме педагогических работников из числа профессорско-преподавательского состава), утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 22.08.2012 № 101 с последующими изменениями и дополнениями).

Результаты заседания совета профилактики оформляются протоколом. Выписка из протокола в трехдневный срок после принятия решения направляется родителям, опекунам (попечителям) несовершеннолетних, в отношении которых принято соответствующее решение совета профилактики (п. 17 Положения о совете учреждения образования по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних, утв. постановления Министерства образования Республики Беларусь от 27.11.2017 № 146).

Также протоколами в учреждении дошкольного образования оформляются заседания профсоюзного комитета, оперативных совещаний у заведующего и др.

Таким образом, законодательством об образовании напрямую определено, что документирование хода заседаний коллегиальных органов (комиссий) учреждения дошкольного образования осуществляется в протоколах. Отметим, что в отношении некоторых видов протоколов устанавливаются особенности оформления, регистрации, сроки хранения и др.

Бланк для протокола: оформляем правильно

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (ч. 1 п. 19 Инструкции по делопроизводству). Для оформления протоколов используются установленные в государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83) (далее — СТБ 6.38-2016) реквизиты, позволяющие идентифицировать автора документа, придать ему юридическую силу и др.

Устанавливается два вида бланков: бланк для письма и общий бланк (ч. 1 п. 23 Инструкции по делопроизводству). На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (например, протоколов). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

Оформление бланка для протокола идентично оформлению бланка для приказа.

Справочно: подробнее про оформление бланка для приказа см. Варнашов, Д. Оформление приказов в учреждении дошкольного образования.

Протоколы полной формы

Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один (п. 106 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР
«…заседания совета учреждения дошкольного образования»;
«…заседания родительского комитета»;
«…заседания попечительского совета»

Датой протокола является дата проведения заседания. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. (пп. 46, 107 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР
15.05.2020.

Текст протокола делится на вводную и основную части (п. 108 Инструкции по делопроизводству).

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.

ПРИМЕР
Председатель — М. С. Веренич.
Секретарь — М. К. Гойко.
Присутствовали: Н. Н. Калинкина, Н. Н. Маринина, И. М. Федосов.
Приглашенные: заместитель заведующего по основной деятельности О. Д. Лимонова.

Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.

ПРИМЕР
Присутствовали — 25 человек (список прилагается).

Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек.

В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.

ПРИМЕР
1. Об организации горячего питания для воспитанников учреждения.
Информация заместителя заведующего по основной деятельности М. Д. Жебрик.
2. Об участии в республиканском субботнике 25.04.2020.
Информация заместителя заведующего по хозяйственной части О. Д. Лимонова.

При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.

ПРИМЕР
СЛУШАЛИ:
Иванову О. Л. — Организация горячего питания в учреждении дошкольного образования осуществляется согласно статьей 40 Кодекса Республики Беларусь об образовании, иных нормативных правовых актов. Горячее питание получают все воспитанники (110 человек). Организация питания соответствует требованиям нормативных правовых актов. Вопрос находится на постоянном контроле у администрации учреждения.
или
СЛУШАЛИ:
Иванову О. Л. — Текст выступления прилагается.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.

ПРИМЕР
ВЫСТУПИЛИ:
Кот М. К. — Предлагаю завершить субботник в 14.00, так как в 15.00 начинается городской праздник. Многие родители захотят принять в нем участие.

В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу. Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.

ПРИМЕР
РЕШИЛИ:
1. Продолжить развитие сферы дополнительных образовательных услуг на платной основе в 2019/2020 учебном году.
2. Применять новые способы продвижения дополнительных образовательных услуг на платной основе.
3. Контроль исполнения решений возложить на заместителя заведующего по хозяйственной части О. Д. Лимонова.

Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем (п. 109 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР
Председатель Подпись М.К. Антонович
Секретарь Подпись Л.Г. Капуста

Порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных органов определяется положениями об этих органах или регламентами их работы (п. 110 Инструкции по делопроизводству).

Пример оформления протокола полной формы в учреждении дошкольного образования

Протоколы краткой формы

В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» — принятые решения.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.

Пример оформления протокола краткой формы в учреждении дошкольного образования

Протоколы сокращенной формы

В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.

Пример оформления протокола сокращенной формы в учреждении дошкольного образования

Оформление выписок из протокола

Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (ч. 3 п. 64 Инструкции по делопроизводству).

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

ПРИМЕР
Верно
Секретарь Подпись О. Л. Леонович
15.06.2020

Пример оформления выписки из протокола учреждения дошкольного образования

Регистрация и формирование протоколов в дела

По общему правилу, регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп. 139.2 п. 139 Инструкции по делопроизводству).

Регистрация протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов(ч. 1 подп. 142.3 п. 142 Инструкции по делопроизводству).

Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) (подп. 139.9 п. 139 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, для регистрации протоколов заседаний комиссий (советов), созданных в учреждении дошкольного образования, необходимо ведение отдельных журналов регистрации для протоколов каждой комиссии (совета).

Регистрационным индексом протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного (календарного) года(подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР
«1», «5», «12», «22» и др.

Однако из данного правила есть исключения. Например, как уже упоминалось ранее, нумерация протоколов заседания родительского комитета ведется от начала учебного года (ч. 1 п. 19 Положения о родительском комитете учреждения дошкольного образования, утв. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 11.07.2011 № 65 с последующими изменениями и дополнениями).

Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров (ч. 6 п. 172 Инструкции по делопроизводству). При этом отметим, что объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п. 171 Инструкции по делопроизводству).

Сроки хранения протоколов

Сроки хранения протоколов в учреждениях дошкольного образования устанавливаются в соответствии с перечнем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Перечень Министерства образования). Для удобства представим сроки хранения протоколов в виде таблицы.

Таблица

Срок хранения протоколов в учреждении дошкольного образования*

* Приведенный перечень протоколов не является исчерпывающим и охватывает только основные направления работы учреждения дошкольного образования.

** Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в Перечне Министерства образования, в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в т. ч. такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы (п. 11 примечаний к Перечню Министерства образования).