Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности.
Повышение уровня руководства учреждением дошкольного образования во многом зависит от правильного ведения организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-распорядительной документации — распорядительные документы, и, в частности, приказы. Большинство решений руководителя оформляется именно им.
Справочно: приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
Приказ относится к числу стандартных документов и обладает четко регламентированной структурой. При подготовке и оформлении приказов необходимо руководствоваться:
Инструкцией по делопроизводству установлено, что приказы, издаваемые в организациях, подразделяются на три категории:
- по основной деятельности;
- по личному составу;
- по административно-хозяйственным вопросам.
При решении вопроса об отнесении конкретного приказа к той или иной категории следует руководствоваться содержанием вопросов, которые регулируются данным документом. Конкретные перечни разновидностей приказов по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам нормативно-правовыми актами не определены. Наиболее полно в актах законодательства определен только состав приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, наложение взысканий, материальное стимулирование, присвоение квалификационных категорий, разрядов, установление различных видов доплат, предоставление отпусков и пр.). Таким образом, приказы, регулирующие основную деятельность, — это группа документов, которые условно объединены в одну категорию: все, что не вошло в приказы по личному составу, целесообразно отнести к приказам по основной деятельности.
Заведующему на заметку
Нормы Инструкции по делопроизводству запрещают объединять в одном распорядительном документе вопросы по основной деятельности и по личному составу, в то время как подобного запрета, который касался бы вопросов по основной и по административно-хозяйственной деятельности, нет. Это можно объяснить тем, что иногда очень сложно провести границу между данными вопросами, к тому же они могут решаться параллельно. Поэтому не будет считаться ошибкой причисление приказов, регулирующих административно-хозяйственные вопросы, к приказам по основной деятельности.
Оформление реквизитов приказа по основной деятельности
При подготовке приказа по основной деятельности кроме реквизитов, наносимых на бланк, используются следующие:
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
Справочно: на общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты документа:
– Государственный герб Республики Беларусь (если организация является государственной);
– товарный знак (знак обслуживания) или эмблема организации (если они зарегистрированы в установленном порядке);
– наименование вышестоящей организации (если она имеется);
– полное и сокращенное наименования организации в соответствии с уставом организации;
– название вида документа (например, «ПРИКАЗ»);
– дата и номер документа;
– место издания (составления) документа (п. 26 Инструкции по делопроизводству).
Заголовок к тексту
Заголовок является обязательным реквизитом приказа. Он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражать основное содержание документа, и отвечать на вопрос «о чем?».
Пример
«Об организации работы в летний оздоровительный период»,
«Об утверждении состава аттестационной комиссии».
Заголовок начинается с прописной буквы, точка после него не ставится.
Текст приказа
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:
- констатирующей;
- распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий, основание (мотив) издания приказа.
Основанием для издания приказа по основной деятельности может быть:
- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений учреждения;
- необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами учреждения.
Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт либо документ, изданный ранее учреждением образования, в констатирующей части указываются его название, дата, номер.
Пример
«На основании приказа управления по образованию администрации Советского района г. Минска от 30.08.2019 № 435…»
Если приказ готовится в дополнение или в связи с изменением ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.
В констатирующей части могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для издания приказа, дана оценка ситуации, изложены цели издания приказа.
Пример
«В связи с переходом на новую систему оплаты труда…»;
Для завершения подготовки учреждения образования к зимнему периоду 2019/2020 учебного года…»;
«С целью обеспечения постоянного контроля за организацией питания в учреждении дошкольного образования и в соответствии с программой производственного контроля учреждения…»
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки от границы левого поля.
Текст распорядительной части приказа начинается с новой строки с абзаца. В тексте следует избегать неконкретных выражений, таких как «улучшить», «усилить», «принять меры» и т. п.
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме.
Распорядительная часть приказа излагается в форме повелительного наклонения от первого лица единственного числа.
Пример
«Подготовить», «обеспечить», «организовать», «разработать и представить на рассмотрение» (если проект должен быть подписан) или «представить на утверждение» (если документ подлежит утверждению).
Распорядительная часть приказа содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Пункты нумеруются арабскими цифрами.
Каждый пункт приказа строится по схеме:
- исполнитель (указывается конкретное должностное лицо в дательном падеже);
- предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме;
- срок исполнения (рекомендуется указывать на отдельной строке).
Пример
«ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заместителю заведующего по основной деятельности Ивановой Н. А. разработать положение о совете по питанию учреждения дошкольного образования и представить его на утверждение заведующему.
Срок исполнения — 01.09.2019».
При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они указываются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения.
Пример
«ПРИКАЗЫВАЮ:
1. …
2. Заместителю заведующего по хозяйственной работе Петренко М. П.:
2.1. обозначить объем работ и разработать план проведения месячника по уборке территории.
Срок исполнения — 01.10.2019.
2.2. провести целевой инструктаж с работниками, привлекаемыми к специальным работам.
Срок исполнения — 01.10.2019».
Срок исполнения поручения указывается только календарной датой. В противном случае нельзя будет осуществлять контроль ни за выполнением поставленных задач, ни за сроками: исполнитель может отложить исполнение поручения на неопределенное время, и его нельзя будет привлечь к дисциплинарной ответственности.
Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие (действия) носит регулярный характер и его выполнение предписывается на весь период действия приказа. В таких случаях указывают периодичность выполнения поручения, а не срок его исполнения.
Пример
«…обеспечить представление ежемесячной информации… 15-го числа каждого месяца».
Если приказ частично или полностью отменяет ранее изданные документы по тому же вопросу, об этом должно быть сказано в последнем пункте приказа. При этом следует применять устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ … от _________ № __».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Перечень должностных лиц, подлежащих ознакомлению с приказом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к приказу, или оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.
При необходимости ознакомления с содержанием приказа всех работников учреждения пункт «приказ довести до сведения всех работников» обязателен.
Заканчивается распорядительная часть приказа указанием должностного лица, ответственного за контроль выполнения всего приказа или его отдельных пунктов.
Пример
«Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя заведующего по основной деятельности Зубову П. С.»
Не допускается использование формулировки «контроль за исполнением приказа оставляю за собой». Отсутствие указания о лице, ответственном за контроль, означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять заведующий учреждением дошкольного образования, от имени которого он издан.
Подпись
Приказы подписываются заведующим учреждением дошкольного образования или лицом его заменяющим. Подпись в приказе оформляется так же, как и в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подпись заведующего в приказе печатью не заверяется.
Циклограмма приказов по основной деятельности
В данной таблице перечислены самые распространенные приказы данной категории, которые встречаются в учреждении дошкольного образования. Для удобства мы разделили их на следующие разделы:
- Полномочия и ответственность.
- Охрана труда и безопасность.
- Регламенты и процедуры.
- Организационная структура.
Далее представим циклограмму приказов по основной деятельности, которая включает перечень приказов по всем четырем разделам и устанавливает сроки их издания.
Циклограмма приказов по основной деятельности учреждения дошкольного образования
Таблица
и затем На экран «Домой»
на верхней панели или нажмите меню и затем Добавить на домашний экран/экран приложений