Организуем работу по рассмотрению обращений граждан: памятка заведующему

В учреждения дошкольного образования поступает большое количество обращений от граждан в виде заявлений, жалоб и т. д. Если заявителей не устраивают полученные ответы, они обращаются с жалобами в вышестоящие государственные органы, которые могут направить в организацию, ответ которой обжалуется, комиссию для выяснения обстоятельств жалобы. В таком случае комиссия будет изучать не только вопросы, связанные с предметом жалобы, но и вопросы организации работы по рассмотрению обращений граждан, в частности, связанных с рассматриваемой жалобой.

Учитывая, что ответственность за ненадлежащую работу с обращениями несет заведующий учреждением, важно, чтобы эта работа осуществлялась в полном соответствии с действующим законодательством.

Правовое регулирование

Работу с обращениями граждан и юридических лиц регулируют следующие нормативные правовые акты:

• Закон Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее — Закон);
• Указ Президента Республики Беларусь от 15.10.2007 № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц»;
• Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных пред­принимателей (утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786).

Получение и регистрация обращения

Обращение (заявление, предложение, жалоба) может поступить в учреждение дошкольного образования от гражданина или его представителя:

• устно — в ходе личного приема;
• письменно — по почте, нарочным или курьером, в ходе личного приема, путем внесения записи в книгу замечаний и предложений (далее — Книга);
• в электронном виде — на адрес электронной почты организации, путем размещения записи в специальной рубрике (форме) на официальном сайте организации.

Обращения, поданные в установленном порядке, подлежат обязательному приему и регистрации в день их поступления, а при поступлении в нерабочий день (нерабочее время) — не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день. Отказ в приеме обращений не допускается.

На письменных обращениях, а также бумажной копии электронного обращения проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов с указанием даты поступления). Регистрационный индекс обращениям присваивается в соответствии с принятой в учреждении системой регистрации документов.

Регистрация обращения осуществляется с использованием одной из принятых в учреждении регистрационно-­контрольных форм: автоматизированной (электронной); карточной (в регистрационно-­контрольных карточках (РКК)); журнальной (за исключением замечаний и (или) предложений, внесенных в Книгу).

Если адрес заявителя указан только на конверте или отличается от указанного в заявлении, либо если дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты отправки и получения обращения, то конверт, в котором поступило обращение, следует сохранить.

Направление обращения на рассмотрение руководителю

Зарегистрированное письменное обращение или бумажная копия электронного обращения передаются на рассмотрение заведующему учреждения. Он в свою очередь принимает решение о порядке исполнения обращения, определяет исполнителей, а также решает, подлежит ли обращение постановке на особый контроль. Решение руководителя оформляется в виде резолюции.

В случае внесения замечания и (или) предложения в Книгу резолюция руководителя проставляется в соответствующей графе Книги.

Рассмотрение обращения

Сроки рассмотрения. Поступившее в учреждение обращение, соответствующее установленным требованиям, должно быть рассмотрено по существу не позднее 15 календарных дней со дня, следующего за днем регистрации обращения (внесения замечания и (или) предложения в Книгу). Если же обращение требует дополнительного изучения и проверки, то оно должно быть рассмотрено не позднее одного месяца.

Если для решения изложенных в обращении вопросов необходимо совершение определенных действий (выполнение работ, оказание услуг), получение информации из иностранного государства в сроки, превышающие месячный срок, заявителю в срок не позднее одного месяца со дня, следующего за днем поступления обращения, должно быть направлено письменное уведомление о причинах превышения месячного срока и сроках совершения указанных действий или сроках рассмотрения обращения по существу.

Срок рассмотрения обращения, исчисляемый днями, истекает в последний календарный день срока. Срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца этого срока. Если окончание такого срока приходится на месяц, в котором нет соответствующего числа, то срок рассмотрения обращения истекает в последний день этого месяца.

Если последний день срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем истечения срока считается первый следующий за ним рабочий день.

Требования к содержанию и оформлению ответа. Письменный ответ (уведомление) на письменное обращение должен отвечать следующим обязательным требованиям:

• излагаться на языке обращения (белорусском или русском);
• быть обоснованным и мотивированным (при необходимости — со ссылками на нормы актов законодательства);
• включать конкретные формулировки, опровергающие или подтверждающие доводы заявителя;
• если обращение поступило в виде жалобы в отношении действий (бездействия) организации, ее работников — содержать анализ и оценку указанных действий (бездействия), информацию о принятых мерах (в случае признания жалобы обоснованной);
• включать информацию о порядке обжалования ответа, если в нем содержится решение о полном или частичном отказе в удовлетворении обращения;
• содержать разъяснение, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться для решения вопросов, изложенных в обращении (если обращение содержит вопросы, решение которых не относится к компетенции данной организации или подлежит рассмотрению не в соответствии с законодательством об обращениях граждан и юридических лиц).

Письменные ответы (уведомления) на письменные обращения подписываются заведующим учреждением дошкольного образования или уполномоченным им должностным лицом (пп. 1, 2 Закона).

Сведения о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в Книгу, а также отметка о направленном заявителю ответе вносятся организацией в Книгу. Копия ответа заявителю хранится вместе с Книгой.

Оставление обращения без рассмотрения по существу

Письменное обращение по решению заведующего учреждением дошкольного образования может быть оставлено без рассмотрения по существу, если:

• в обращении не указаны фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), либо инициалы гражданина, либо адрес его места жительства (места пребывания), а также в случае, если указанные данные не соответствуют действительности (анонимное обращение). Такое обращение подлежит рассмотрению, только если содержит сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении. Для его рассмотрения учреждение обязано не позднее пяти рабочих дней направить такое обращение в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы;
• к обращению не приложена доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя;
• не указано наименование и (или) адрес организации, которой адресуется обращение;
• не изложена суть обращения;
• отсутствует личная подпись гражданина;
• текст обращения не поддается прочтению; рукописное обращение написано нечетким, неразборчивым почерком; в обращении имеются нецензурные либо оскорбительные слова или выражения;
• обращение изложено не на белорусском или русском языке;
• обращение подлежит рассмотрению в соответствии с иным законодательством, в частности законодательством об административных процедурах;
• обращение содержит вопросы, решение которых не относится к компетенции организации, в которую оно поступило. В этом случае необходимо в течение пяти рабочих дней либо направить обращение для рассмотрения организациям в соответствии с их компетенцией и в этот же срок уведомить об этом заявителя, либо в тот же срок уведомить заявителя об оставлении обращения без рассмотрения по существу с разъяснением, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться для решения вопросов, изложенных в обращении;
• пропущен без уважительной причины срок подачи жалобы;
• обращение является повторным и не содержит новых обстоятельств для его рассмотрения по существу;
• с заявителем прекращена переписка по изложенным в обращении вопросам.

При оставлении письменного обращения без рассмотрения по существу учреждение обязано направить заявителю письменное уведомление об этом с указанием причин принятия такого решения, а также вернуть оригиналы документов, приложенных к обращению. Срок направления такого уведомления — пять рабочих дней со дня принятия решения об оставлении обращения без рассмотрения по существу. Уведомление не направляется в случае получения анонимного обращения, а также если с заявителем прекращена переписка.

Замечания и (или) предложения, внесенные в Книгу, могут быть оставлены без рассмотрения по существу, только если они не относятся к деятельности данной организации, не касаются качества реализуемых ею товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг. В таком случае уведомлять заявителя об этом не требуется, как и разъяснять, в какую организацию и в каком порядке следует обратиться для решения вопросов, изложенных в обращении.

Устное обращение может быть оставлено без рассмотрения по существу по основаниям, перечисленным в п. 2 ст. 15 Закона.