Не секрет, что в процессе деятельности учреждений возникают ситуации, когда поручение руководителя не выполняется в срок, документ с резолюцией теряется или лежит на столе у работника, который не являлся исполнителем, до конца срока исполнения и т.д.
Контроль является важнейшей функцией в процессе управления. Система контроля исполнения документов — составная часть документационного обеспечения управления в организации.
Контроль исполнения документов представляет собой комплекс мероприятий, направленных на оперативное выполнение задач, решений руководства и оценку результатов.
Контроль напрямую связан с усовершенствованием делопроизводства. Чем выше его эффективность, тем меньше негативные результаты, вызванные невыполнением предыдущих документов или решений.
Широкие возможности для создания эффективной системы контроля исполнения документов появились с использованием систем электронного документооборота (далее — СЭД) или по крайней мере с использованием средств автоматизации работы с документами (например, автоматизированное рабочее место, программа MS Exсel и др.).
Преследуя цель значительно повысить оперативность и качество работы управленческого персонала при разработке СЭД, в них включают приложение программного комплекса (модуль) автоматизированной системы контроля.
В каждой организации контроль исполнения документов имеет свои особенности, однако он должен основываться на установленных и общепринятых принципах, которые закреплены в главе 9 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях1.
Для этого следует регламентировать порядок осуществления контроля в инструкции по делопроизводству организации. В том числе необходимо предусмотреть:
кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;
какие документы (категории документов) ставятся на контроль;
этапы контроля исполнения;
сроки исполнения;
способы отражения данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;
порядок ведения контроля исполнения (постановка на контроль, проверка хода исполнения, продление срока исполнения, снятие документа (поручения) с контроля);
основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения
и др.);
порядок анализа и обобщения данных о результатах контроля исполнения и их представления руководству организации.
В технологическом отношении процесс контроля исполнения документов в делопроизводстве характеризуется широким использованием регистрационно-контрольных форм (в первую очередь регистрационно-контрольной карточки (далее — РКК)) и информационно-справочных картотек (баз данных), составляющих в совокупности базу хранения и поиска информации о документах.
Процесс контроля исполнения документов может быть представлен в следующем виде:
Процесс контроля исполнения документов начинается с регистрации документов, т.к. он может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в документной системе.
Затем документ передается на рассмотрение руководителю для вынесения резолюции. Может возникнуть ситуация, когда в резолюции будет указан исполнитель, не имеющий отношения к содержанию документа, или, наоборот, не будет включен исполнитель, занимающийся данным вопросом в организации. В таком случае заинтересованный исполнитель может направить аргументированную просьбу письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему исполнителя. Изменение, вносимое в резолюцию, документируется — проставляется новый или дополнительный исполнитель, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.
При постановке на контроль основное внимание обращается на содержание документа, которое является определяющим критерием его важности. На документе, взятом на контроль, проставляется «Отметка о контроле» на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль».
Обратите внимание
В целях привлечения внимания исполнителя к тому, что ход исполнения документа контролируется, отметка о контроле проставляется с помощью цветного карандаша или чернил красного цвета, или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой (дата исполнения документа).
После внесения резолюции в РКК документ передается на исполнение. Фиксация фактов выдачи документов и их передачи между структурными подразделениями или отдельными работниками может осуществляться в журнале регистрации документов. Для этого в нем, как правило, предусматривается графа «Расписка в получении документа», в которой работник, получающий зарегистрированный документ на руки, расписывается в получении соответствующего документа с указанием даты получения. При использовании СЭД контроль местонахождения документов, фактов их выдачи, передачи между структурными подразделениями (работниками) организации и т.д. может фиксироваться в автоматическом режиме.
Основным с точки зрения обеспечения эффективности контроля является напоминание исполнителю о сроке исполнения, т.е. предварительный контроль. Это означает заблаговременное письменное или устное напоминание исполнителю о приближении срока исполнения документа (поручения), как правило, за два-три дня.
Не менее важны анализ и обобщение данных о контроле исполнения документа, которые являются последующим контролем и предполагают составление сводок (сводных контрольных документов). Эти операции отличаются наибольшей трудоемкостью, что и вызывает потребность в их автоматизации.
Однако автоматизация последнего процесса контроля исполнения документов возможна только при автоматизации предшествующих операций, т.е. необходимая учетная информация уже должна находиться в автоматизированной системе. В РКК должны содержаться реквизиты (корреспондент, адресат, дата, регистрационный индекс, содержание, резолюция, структурное подразделение, исполнитель и т.д.), необходимые для анализа контроля исполнения документов.
В аналитических документах (сводках, справках, докладных записках) указывается количество документов, взятых на контроль, из них — количество исполненных в срок, исполненных с опозданием, не исполненных, причины неисполнения (объективные обстоятельства или ненадлежащее исполнение работником должностных обязанностей) и др. Данные могут быть структурированы по структурным подразделениям, видам документов, исполнителям и т.д. Главной целью анализа данных о контроле является выявление причин неисполнения и разработка мер по их устранению.
На исполненных документах проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева.
Таким образом, автоматизация системы контроля исполнения документов и поручений позволит фиксировать факты невыполненных предписаний, обеспечит быстрый поиск документов и своевременное напоминание исполнителю о сроке исполнения.
