Учреждения дошкольного образования нередко выступают в качестве заказчиков по договорам подряда, причем не только строительного, но и других видов договоров, целью которых является выполнение всевозможных работ в интересах учреждения дошкольного образования. При этом споры, возникающие в процессе приемки работ, содержат множество сложных моментов. Одним из таких моментов является процесс подписания акта приемки работ, не относящихся к строительным, проектным и изыскательским работам.

Какой документ кроме акта подтверждает приемку работ?

Приемка работ может быть удостоверена актом либо иным документом, отвечающим определенным требованиям (протоколом совместного совещания, переговоров, перепиской сторон и т. п.).

Исходя из п. 2 ст. 673 ГК, приемка работ не должна быть оформлена исключительно актом приемки. И хотя законодательство не уточняет, какие именно документы могут удостоверять приемку работ наряду с актом выполненных работ, полагаем, что по смыслу нормы это может быть любой документ, подписанный с участием заказчика и подрядчика, в котором указаны перечень, объем и цена принимаемых работ, например протокол совместного совещания, переговоров, переписка сторон и т. п.

Справочно: согласно п. 2 ст. 673 ГК заказчик вправе ссылаться на выявленные в ходе приемки недостатки только в случае, если в акте либо ином документе, удостоверяющем приемку, были оговорены эти недостатки.

В то же время с точки зрения бухгалтерского учета документ о приемке как первичный учетный документ, являющийся основанием для оплаты работ, должен соответствовать требованиям, предъявляемым Законом Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», и содержать наименование участников приемки, основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях и т. д. (полный перечень — в п. 2 ст. 10).

Документ, не содержащий таких сведений, сам по себе не является основанием для оплаты. И если в дальнейшем суд сделает вывод, что такой документ подтверждает факт выполнения работ на определенную сумму, то основанием для оплаты выполненных работ будет являться уже соответствующий исполнительный документ, а не этот документ.

Также стоит обратить внимание, что законодательством исключена возможность составления единоличного акта приемки работ, даже если стороны предусмотрели это в договоре. Такой акт может быть составлен только в случае, если договор подряда, содержащий подобное условие, является публичным.

Справочно: в соответствии с п. 1 постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 12.02.2018 № 13 «О единоличном составлении первичных учетных документов» первичный учетный документ может быть составлен участником хозяйственной операции единолично в случае выполнения работ (оказания услуг) по договору, заключенному в письменной форме, в котором предусмотрено такое условие, за исключением договоров подряда, не являющихся публичными договорами.

Ситуация, когда акт приемки строительных работ подписывается только подрядчиком, регулируется следующим образом. Несмотря на п. 4 ст. 708 ГК, устанавливающий, что односторонний акт приемки работ признается недействительным, только если мотивы отказа от подписания акта признаны обоснованными, суды независимо от наличия мотивов отказа или обоснования отказа проверяют факт выполнения работ. При этом суды руководствуются п. 17 постановления Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 19.09.2012 № 6 «О некоторых вопросах рассмотрения дел, возникающих из договоров строительного подряда» (далее — постановление Пленума № 6).

Справочно: в силу п. 17 постановления Пленума № 6 независимо от наличия в материалах дела не подписанных заказчиком актов без указания каких-либо мотивов, суду следует проверить обоснованность возражений заказчика, заявленных в ходе судебного разбирательства, поскольку согласно ст. 108 ХПК никакие доказательства не имеют для суда заранее установленной силы.

И хотя указанная норма постановления Пленума № 6 распространяется только на договоры строительного подряда, суды принимают ее во внимание и при рассмотрении споров, вытекающих из иных видов договоров подряда, обосновывая это содержанием ст. 108 ХПК.

Поэтому, несмотря на то, что стороны часто включают в договор условие о признании работ принятыми в случае отсутствия мотивированного отказа заказчика от подписания акта, подобные положения договора не принимаются судами в качестве бесспорного доказательства приемки работ.

В чем различие между приемкой работ и подписанием акта приемки работ?

Процесс приемки работ и процесс подписания акта приемки работ представляют собой два различных этапа процедуры приемки работ.

Прежде всего необходимо определиться в терминах.

Под приемкой работ понимаются как процесс приемки сам по себе, так и результат этого процесса, когда стороны удостоверяют, что работы выполнены и приняты заказчиком. На практике же понятия процесса приемки, результата приемки и подписания акта часто смешивают.

Согласно ГК составление акта приемки (иного документа) не является обязательным условием приемки.

Справочно: согласно п. 1 ст. 673 ГК заказчик обязан в порядке и сроки, предусмотренные договором подряда, с участием подрядчика осмотреть и принять результат выполненной работы, а при обнаружении недостатков заявить об этом подрядчику.

И наоборот, составление акта приемки и направление его для подписания другой стороне не означает начала процесса приемки работ. Судебная практика исходит из того, что если время и место приемки не были согласованы сторонами, а подрядчик не известил заказчика об окончании работ и готовности к их приемке, то направление заказчику акта, подписанного подрядчиком, следует считать уведомлением об окончании работ и предложением об их приемке, если иное не следует из договора. Более того, отсутствие подписанного документа, удостоверяющего приемку работ, не является бесспорным доказательством того, что работы не были выполнены и приняты заказчиком. Факт приемки работ может быть подтвержден и иными доказательствами, кроме двустороннего акта (иного документа).

Гражданское законодательство практически не регламентирует порядок и сроки приемки работ (кроме строительных и проектно-изыскательских работ), включая документальное оформление процесса приемки. Поэтому стороны должны определить указанные условия в договоре. Если при заключении договора эти условия не были оговорены, то в случае возникновения спора суд будет вынужден руководствоваться исключительно принципами разумности и исследовать все обстоятельства, которые могут определить действительную волю сторон при приемке работ, а также сам факт выполнения работ. Учитывая это, стороны при заключении договора должны как можно подробнее оговорить как процесс приемки, так и его документальное оформление.

Рекомендация
Рекомендуется предусмотреть в договоре следующие ключевые моменты приемки:

порядок уведомления заказчика об окончании работ и необходимости их приемки;
дату, время и место приемки работ;
форму и содержание документа, подтверждающего приемку;
порядок подготовки такого документа и процедуру его подписания;
порядок отражения замечаний, претензий и особых мнений сторон;
порядок отказа от подписания акта и заявления мотивированного отказа;
последствия невыполнения сторонами согласованного порядка приемки и оформления приемки.

В зависимости от конкретных обстоятельств и вида работ стороны могут предусмотреть и другие условия, регламентирующие приемку.

Что следует понимать под мотивированным отказом от приемки и подписания акта?

Мотивированный отказ — это отказ с указанием причин.

Необходимо понимать, что отказ от участия в процессе приемки работ и отказ от подписания акта приемки различаются между собой как по сути, так и по правовым последствиям. Заказчик может приступить к приемке работ, но в процессе приемки выявить недостатки в работах, что повлечет обоснованный отказ от приемки работ и подписания акта. Но если заказчик отказывается от участия в приемке, он должен мотивировать отказ.

Заказчик вправе отказаться от приемки работ только в случаях, предусмотренных законодательством или договором.

Справочно: заказчик вправе отказаться от приемки выполненных работ на основании п. 2 ст. 376 ГК, если работы выполнены с нарушением сроков и эта просрочка делает результат работ бесполезным для заказчика.

В любом случае отказ заказчика и от участия в приемке, и от подписания акта должен быть обоснованным.

На практике часто возникает вопрос, что считать мотивированным отказом от приемки работ и каким образом это должно быть оформлено. Каких-либо критериев признания отказа мотивированным законодательство не устанавливает. Немотивированным же считается любой отказ без указания причин, включая отсутствие каких-либо ответных действий.

При этом следует различать немотивированный и необоснованный отказ. Обоснованность отказа от приемки работ и подписания акта устанавливается судом. При этом предполагается, что сторона, отказавшаяся от приемки и (или) подписания акта, представила мотивы отказа. Не имеет значения, считает ли вторая сторона эти причины обоснованными. Сам факт указания причин, по которым акт не подписан, уже является основанием для признания отказа мотивированным.

Что касается установления факта немотивированного отказа, то с этим, как правило, проблем не возникает. Если сторона оставила полученные ею уведомление об окончании работ и приглашение к участию в приемке или акт, подписанный второй стороной, без ответа либо направила второй стороне отказ от участия в приемке (от подписания акта) без указания причин, то такие действия на практике признаются немотивированным отказом.

Как правильно оформить приемку части предъявленных к приемке работ?

Приемка части работ должна быть оформлена таким образом, чтобы из документа следовало, что принимается именно часть работ, а от приемки оставшейся части работ заказчик отказывается.

Приемка части работ предполагает, что оставшаяся часть работ не выполнена либо выполнена с отступлениями от условий договора. Сложность при этом заключается в том, что подрядчик, как правило, готовит акт на весь объем принимаемых работ. Иногда такие акты с приложениями состоят из нескольких страниц. Сделать отметки на подобных актах, указав, какие работы приняты, а по каким есть замечания, технически достаточно сложно, а порой и невозможно, поскольку акты становятся нечитаемыми либо порождают споры сторон о том, какие отметки к чему относятся и что имелось в виду.

В связи с этим оптимальным видится подписание акта приемки с пометкой о наличии замечаний по части работ и приложение их к акту на отдельном листе. На отдельном листе можно перечислить и (не)принятые работы и сделать отметку об их приемке или отказе от приемки.

Неправомерным представляется вариант, когда заказчик отказывается подписывать акт приемки в целом, хотя замечания имеются только по части работ. В таком случае можно говорить об уклонении заказчика от приемки неоспоренной части работ.

При этом следует иметь в виду, что в зависимости от согласованного результата работ часть выполненных работ может быть неразрывно связана с неоконченной (ненадлежаще выполненной) частью, и ее отдельная приемка невозможна.

Пример
ООО «А» (подрядчик) выполнило работы по разработке сайта ГУО «Д» (заказчик). Однако в ходе приемки сайт не отвечал функционалу, который был согласован сторонами в техническом задании. Заказчик отказался от приемки работ, указав, что в таком виде сайт ему не нужен. Подрядчик потребовал оплатить часть работ по разработке дизайна сайта, поскольку посчитал, что это отдельный этап работ, не связанный с конечным результатом, и эта часть выполнена в соответствии с согласованными в техническом задании условиями. Суд не принял во внимание возражения подрядчика, указав, что конечным результатом договора является создание нового программного продукта — сайта. Разработка дизайна не является самостоятельным предметом отдельного договора и не может быть использована заказчиком отдельно от разработанного сайта. Поэтому заказчик правомерно отказался от приемки работ в полном объеме.

В то же время есть виды работ, которые могут быть приняты частично, например, уборка части территории, изготовление или обработка части деталей и т. п. В этом случае отказ от приемки всего согласованного объема работ представляется неправомерным.

На практике возникают вопросы и в тех случаях, когда заказчик не отказывается подписывать акт, но требует оформить его в другом виде, включив в него только одобренную им часть работ. При этом из требований заказчика не следует, что он отказывается от приемки неоспоренной части работ. В этом случае, на наш взгляд, имеет место признание заказчиком факта приемки неоспоренной части работ. Однако все зависит от конкретной ситуации и всех обстоятельств, которые еще необходимо проанализировать. Например, если заказчик однозначно заявляет о необходимости составления акта на не оспоренную им часть работ, то факт признания приемки налицо. Но если он просит составить акт на часть работ, к приемке которых он готов приступить, то это совершенно другое дело.

Также следует обратить внимание, что обязанность заказчика по оплате работ зависит не только от даты подписания акта приемки, но и от момента фактической приемки работ. Если в ходе судебного разбирательства будет установлено, что заказчиком работа принята, хотя акт и не подписан (подписан в более поздние сроки), срок оплаты будет исчисляться в зависимости от даты признания заказчиком факта выполнения работ без замечаний.

Справочно: в соответствии со ст. 665 ГК заказчик обязан уплатить подрядчику обусловленную цену после окончательной сдачи результатов работы при условии, что работа выполнена надлежащим образом и в согласованный срок.