Осуществление административных процедур в УДО

Правовое регулирование

Осуществление административных процедур регулируется следующими НПА:

• Законом Республики Беларусь от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур» (далее — Закон);
• Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан»;
• постановлением Совета Министров Рес­публики Беларусь от 05.05.2009 № 585 «О порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях»;
• постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.05.2009 № 39 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях».

Полномочия субъектов

При осуществлении административных процедур УДО выступают как уполномоченные органы, а граждане — как заинтересованные лица.

Полномочия УДО

Учреждения дошкольного образования:

• осуществляют прием заинтересованных лиц;
• обеспечивают доброжелательное, вежливое и внимательное отношение работников УДО к заинтересованным лицам;
• разъясняют заинтересованным лицам их права и обязанности;
• бесплатно предоставляют заинтересованным лицам предусмотренные законодательством об административных процедурах формы (бланки) документов, необходимых для обращения за осуществлением административных процедур, и разъясняют порядок их заполнения и представления;
• при необходимости запрашивают от других государственных органов, иных организаций документы и (или) сведения, необходимые для осуществления административных процедур;
• предоставляют заинтересованным лицам возможность знакомиться с материалами, связанными с рассмотрением своих заявлений, в т. ч. с документами и (или) сведениями, полученными от других государственных органов, иных организаций и необходимыми для осуществления административных процедур, делать из них выписки, если иное не предусмотрено законодательством о государственных секретах, коммерческой или иной охраняемой законом тайне;
• уведомляют заинтересованных лиц о принятых административных решениях;
• разъясняют заинтересованным лицам порядок и сроки обжалования принятых административных решений;
• осуществляют другие полномочия, преду­смотренные законодательством и иными актами, регламентирующими осуществление административных процедур.

Это важно
График приема определяется руководителем УДО на основе требований Закона, законодательства о труде, иных актов законодательства с учетом количества и специфики заявлений заинтересованных лиц, осуществляемых административных процедур, иных обстоятельств.

Права и обязанности заинтересованных лиц

Согласно Закону заинтересованные лица имеют право:

• обращаться с заявлениями в УДО;
• бесплатно получать от УДО предусмотренные законодательством об административных процедурах формы (бланки) документов, необходимых для обращения за осуществлением административных процедур;
• получать от УДО разъяснения своих прав и обязанностей;
• принимать участие в административных процедурах лично и (или) через своих представителей, если иное не предусмотрено законодательными актами;
• знакомиться с материалами, связанными с рассмотрением своих заявлений, делать из них выписки, если иное не предусмотрено законодательством о государственных секретах, коммерческой или иной охраняемой законом тайне;
• получать административные решения либо выписки из них;
• отозвать свое заявление в любое время до окончания осуществления административной процедуры;
• обжаловать принятые административные решения;
• осуществлять другие права, предусмотренные Законом.

Заинтересованные лица обязаны:

• вежливо относиться к работникам УДО, не допускать нецензурных либо оскорбительных слов или выражений в отношении таких работников;
• представлять в УДО документы и (или) сведения, включенные в перечни документов и (или) сведений, представляемых заинтересованными лицами;
• своевременно информировать УДО об изменении места жительства (места пребывания), места нахождения в период осуществления административной процедуры;
• выполнять другие обязанности, предусмотренные Законом и иными актами законодательства об административных процедурах.

Организация работы по осуществлению административных процедур

Рассмотрим, какие действия организационного, правового, кадрового и иного характера необходимо предпринять заведующему УДО для обеспечения эффективной и результативной работы по осуществлению административных процедур.

Шаг 1. Подготовить локальный правовой акт (приказ, распоряжение и т.д.) по осуществлению административных процедур

Данным документом необходимо утвердить:

1) перечень административных процедур, осуществляемых по заявлениям заинтересованных лиц;

2) перечень ответственных лиц (лиц, выполняющих функции ответственных лиц в случае их временного отсутствия), осуществляющих административные процедуры в УДО, график приема заинтересованных лиц;

Справочно: УДО поручено принять меры по дальнейшему совершенствованию порядка осуществления административных процедур. В частности, прием граждан с заявлениями об осуществлении административных процедур (за исключением административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями в отношении своих работников):
• должен начинаться в рабочие дни не позднее 8:00 или завершаться не ранее 20:00. При этом хотя бы один рабочий день в неделю прием должен заканчиваться не ранее 20:00;
• может осуществляться по субботам и (или) воскресеньям, если это необходимо с учетом количества и специфики обращений за осуществлением административных процедур.

3) форму журнала учета выдачи справок и (или) других документов (решений) при осуществлении административной процедуры по заявительному принципу «одно окно».

Шаг 2 . Установить порядок ведения делопроизводства по административным процедурам и обеспечить его соблюдение

Порядок ведения делопроизводства по административным процедурам включает регистрацию заявлений, фиксацию хода рассмотрения и результата рассмотрения заявления, формирование дел и хранение необходимых документов.

Рассмотрим некоторые аспекты, связанные с ведением делопроизводства по административным процедурам в отношении граждан в УДО.

Делопроизводство по административным процедурам ведется централизованно и (или) децентрализованно, отдельно от других видов делопроизводства.

Это важно
Делопроизводство по административным процедурам осуществляется уполномоченными должностными лицами.

Регистрация заявлений

Регистрация документов по осуществлению административных процедур в отношении заинтересованных лиц осуществляется с использованием журнальной формы регистрации.

Все поступающие заявления заинтересованных лиц регистрируются в день подачи в установленном порядке.

Справочно: повторным заявлениям заинтересованных лиц при их поступлении в течение календарного года присваивается регистрационный индекс первого заявления или очередной индекс.

Заявление заинтересованного лица, поданное в устной форме, учитывается в реги­ст­рационно-­контрольной форме, принятой для учета письменных заявлений, с пометкой «подано устно».

Конверты от поступивших заявлений заинтересованных лиц, направленных нарочным (курьером), по почте, сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заинтересованного лица или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени их отправления и получения.

Справочно: регистрационный индекс документам, необходимым для осуществления административных процедур, и принятым административным решениям присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов.

В журнале делается отметка об отказе в принятии заявления заинтересованного лица, переданного по почте либо в виде электронного документа, или если такое административное решение по требованию заинтересованного лица оформлялось в письменной форме.

Фиксация хода рассмотрения и результата

Ход рассмотрения заявления заинтересованного лица, направленные запросы, полученные документы и (или) сведения, результат принятого административного решения по осуществлению административной процедуры, уведомление заинтересованного лица о принятом административном решении должны быть точно и своевременно отражены в соответствующей графе журнала.

Результат принятого в письменной форме административного решения об осуществлении административной процедуры или об отказе в ее осуществлении вносится в соответствующую графу журнала с указанием даты и номера решения.

Административное решение, принятое в ходе приема заинтересованного лица в устной форме, подлежит объявлению заинтересованному лицу, и результат принятого административного решения отмечается в соответствующей графе журнала, в которой регистрировались (учитывались) устные заявления.

Это важно
На каждом исполненном заявлении заинтересованного лица после принятия административного решения необходимо сделать отметку об исполнении и направлении его в дело.

В случае отказа в принятии заявления заинтересованного лица в регистрационно-­контрольной форме делается отметка о принятии такого решения и направлении его в дело.

При этом заявление возвращается заинтересованному лицу вместе с прилагаемыми к заявлению документами и (или) сведениями.

При выдаче лично заинтересованному лицу административного решения, либо выписки из него, либо извещения о принятом административном решении заинтересованное лицо расписывается в их получении с проставлением даты получения. В журнале делается соответствующая отметка об уведомлении заинтересованного лица о принятом административном решении в случае его направления нарочным (курьером), по почте, в виде электронного документа или иным способом и дата направления.

Это важно
Срок хранения заявлений заинтересованных лиц, документов и (или) сведений, необходимых для осуществления административной процедуры, справок или иных документов, выдаваемых заинтересованным лицам при осуществлении административной процедуры, определяется в соответствии с актами законодательства.

Формирование дел

Документы по осуществлению административных процедур, копии выданных административных решений (в необходимых случаях) формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В дело могут формироваться заявления, документы и (или) сведения по всем административным процедурам или по каждой из них в зависимости от количества образующихся 

документов и осуществляемых административных процедур.

Справочно: по заявлениям, документам и (или) сведениям по осуществляемым административным процедурам также могут формироваться самостоятельные дела.

Заявления, документы и (или) сведения по осуществляемым административным процедурам могут формироваться в дела граждан и юридических лиц, ведущиеся в государственных органах, иных организациях.

Это важно
При формировании дел нужно проверить правильность направления документов в дело, их полноту (комплектность).

Неисполненные заявления заинтересованных лиц, а также неправильно оформленные документы по их исполнению в дела не подшиваются.

Хранение документов

По истечении установленных сроков хранения документы по осуществлению административных процедур подлежат уничтожению в порядке, установленном Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции.

Справочно: срок хранения (книг) журналов регистрации документов по осуществлению административных процедур составляет 5 лет (пп. 108‒111 перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).