Кадровое делопроизводство

Проведение экспертизы ценности документов в учреждении дошкольного образования

В процессе деятельности учреждения дошкольного образования образуется большое количество различных документов. При этом не все из них имеют одинаковую практическую ценность. В свою очередь, нормативные акты устанавливают для них различные сроки хранения. Чтобы не хранить избыточную документацию, а также не уничтожить «нужные» документы, проводится экспертиза их ценности.

Какова процедура отбора документов и дел к уничтожению или же для передачи в архив учреждения дошкольного образования? Рассмотрим ниже.

16 мартa 2020

Варнашов Дмитрий

Специалист по управлению документами, магистр управления (научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 г. по февраль 2021 г.)

1698

Что значит и чем регулируется?

В соответствии с п. 47 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Правила работы архивов), экспертиза ценности документов — это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

Сразу стоит отметить, что экспертизе ценности документов подлежат все документы независимо от вида носителя информации, образующиеся в процессе деятельности организаций (ч. 2 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Закон об архивном деле).

Экспертиза ценности документов в учреждении дошкольного образования проводится ежегодно на основании нормативных правовых актов Республики Беларусь, а также локальных правовых актов, устанавливающих перечни типовых документов с указанием сроков хранения (п. 50 Правил работы архивов).

Помимо упомянутых ранее Закона об архивном деле и Правил работы архивов, требования к порядку проведения экспертизы ценности документов в учреждениях дошкольного образования регулируются Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Инструкция по делопроизводству). При определении сроков хранения учреждению дошкольного образования необходимо руководствоваться перечнем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (установлен постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Перечень Министерства образования).

Справочно:глава 16 Перечня Министерства образования содержит документы, образующиеся в деятельности учреждений дошкольного образования.

Если срок хранения документа не содержится в Перечне Министерства образования, применяется перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 с последующими изменениями и дополнениями).

В каких случаях проводить?

Экспертиза ценности документов в учреждении дошкольного образовании должна проводиться:

при составлении номенклатуры дел;
при подготовке дел к передаче на хранение в архив учреждения;
при выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли (п. 51 Правил работы архивов).

Создание и деятельность экспертной комиссии

В соответствии с ч. 1 ст. 10 Закона об архивном деле для проведения экспертизы ценности документов в учреждении дошкольного образования создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее — ЭК).

ЭК в учреждении дошкольного образования создается в составе не менее трех человек. Председателем ЭК назначается, как правило, заместитель заведующего учреждением дошкольного образования, членами — секретарь, специалист по кадрам (при наличии), лицо, ответственное за архив учреждения (при наличии) и другие наиболее квалифицированные работники.

Создание ЭК, а также ее персональный состав утверждаются приказом заведующего учреждением дошкольного образования по основной деятельности (п. 53 Правил работы архивов).

Пример приказа о создании экспертной комиссии в учреждении дошкольного образования

ЭК учреждения действует на основании положения, утверждаемого заведующим учреждением дошкольного образования (п. 54 Правил работы архивов). Стоит отметить, что персональный состав ЭК, а также положение о ней могут быть утверждены одним распорядительным документом (приказом).

Фрагмент положения об экспертной комиссии учреждения дошкольного образования

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении дошкольного образования совместно с ЭК, а также иными работниками учреждения.

Проведение экспертизы ценности документов в учреждениях дошкольного образования, являющихся источниками комплектования государственных архивов, осуществляется под методическим руководством и при консультативной помощи соответствующего государственного архива.

Отбор дел и документов

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

отбор дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в т. ч. по личному составу, для передачи в архив учреждения дошкольного образования;
отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях учреждения;
отбор дел временного хранения за предыдущие годы (сроки хранения которых истекли) для выделения к уничтожению.

При этом проверяются качество и полнота номенклатуры дел учреждения дошкольного образования, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка формирования дел (пп. 58–59 Правил работы архивов).

Обратите внимание
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив учреждения дошкольного образования не передаются. С момента заведения и до уничтожения после истечения сроков временного хранения такие дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (пп. 205, 213 Инструкции по делопроизводству).

Непосредственный отбор документов для передачи в архив учреждения и выделения к уничтожению производится работниками учреждения дошкольного образования, в процессе деятельности которых они были образованы.

Отбор документов временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив учреждения проводится путем полистного просмотра. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел (пп. 60–61 Правил работы архивов).

При проведении экспертизы ценности документов в архиве учреждения дошкольного образования осуществляется отбор хранящихся в архиве документов и дел временного (свыше 10 лет) хранения, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению, а также отбор и подготовка дел постоянного хранения для передачи в государственный архив (в учреждениях, являющихся источниками комплектования государственных архивов) (п. 64 Правил работы архивов).

Результаты деятельности ЭК

По результатам экспертизы ценности документов в учреждении дошкольного образования составляются:

описи дел постоянного хранения (для учреждений, являющихся источниками комплектования государственных архивов);
описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;
описи дел по личному составу;
акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п. 69 Правил работы архивов).

ЭК учреждения дошкольного образования является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами. Протоколы утверждаются заведующим учреждением.

Решение ЭК может оформляться также приказом (распоряжением) заведующего учреждением дошкольного образования (п. 57 Правил работы архивов).

Например, ЭК учреждения должна согласовывать проект номенклатуры дел (п. 27 Правил работы архивов). Для этого комиссии необходимо рассмотреть проект номенклатуры дел на своем заседании и оформить решение о ее согласовании соответствующим протоколом. В дальнейшем согласованная номенклатура дел утверждается заведующим учреждением дошкольного образования.

Дополнительно номенклатуры дел учреждений, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования (п. 29 Правил работы архивов).

Пример протокола заседания экспертной комиссии учреждения дошкольного образования о согласовании проекта номенклатуры дел

Стоит отметить, что уменьшение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем Министерства образования, не допускается. Увеличение сроков хранения возможно по решению ЭК учреждения дошкольного образования. Такое решение оформляется протоколом ЭК и подлежит согласованию с Центральной экспертной комиссией Министерства образования Республики Беларусь (прим. 10 к Перечню Министерства образования).