Тайм-менеджмент в работе руководителя: эффективно управляем временем

Организация времени — это прежде всего определение, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время. Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, как правило, с целью увеличения эффективности его использования в личных или корпоративных целях.

Немного истории

Первые идеи о правилах организации рабочего времени появились в 60‑х гг. ХХ в. в странах Запада в ответ на ускорение темпов жизни. Переход к рыночным отношениям привел к возрастанию нагрузки на людей, занятых в сфере управления. Объем работы управленцев увеличился настолько, что они начали испытывать хроническую нехватку как рабочего, так и свободного времени.

Как показали исследования, решить проблему нехватки времени за счет продления рабочего дня и работы в выходные дни просто не удается. Кроме того, это не лучшим образом сказывается на отдыхе и качестве жизни работников.

Для чего управлять временем

Эффективный менеджмент сегодня — это мотивация, раскрытие потенциала работника и создание условий для творчества, занятий спортом или общения с семьей.

Тайм-менеджмент применим как к размеренной работе технического специалиста, который находится и работает в офисе, так и к профессиональной деятельности педагогов и заведующего УДО.

Сущность любого управления и координации — это создание предсказуемости с помощью некоторых правил, стандартов, планов и целей. Когда мы говорим о встраивании менеджмента в систему УДО, мы приходим к неким стандартам, должностным инструкциям, регламентам, алгоритмам, которым должен следовать или которые способен создавать заведующий УДО. Только так управление временем позволит упорядочить рабочее и личное время сотрудников УДО, выстроить приоритет второстепенных и первоочередных вопросов и проблем.

Эффективное планирование времени позволяет заведующему УДО высвобождать колоссальные ресурсы, столь необходимые любому человеку для полноценной жизни. Ведь время — это один из редких ресурсов, управление которым способно дать конкурентные преимущества не только самому УДО, но и каждому конкретному сотруднику, в т. ч. заведующему.

Время — невозобновляемый, ограниченный ресурс. Именно поэтому эффективное управление временем как ресурсом является одной из главных задач тайм-менедж­мента. Ведь современный тайм-менедж­мент — это не просто набор разрозненных техник и инструментов. Это учет, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.

В практике менеджмента фактору рабочего времени придается огромное значение, т. к. это позволяет рассматривать и оценивать деловые отношения руководителя и персонала, а также их личное поведение с точки зрения соответствия общепринятым в деловом мире принципам времени.

Это означает, что заведующий УДО должен ценить не только время своих управленческих действий, но и время своих сотрудников, что выражается в недопустимости небрежного отношения к ним.

Деловые отношения всегда чреваты различного рода шероховатостями, мелкими конфликтными ситуациями. Поэтому они как ничто другое требуют тактичности, деликатности, а значит, умения выждать, спланировать свои действия, определить новые временные параметры. Такт в подобном общении — это не только понимание, соответствие цели и нормам поведения, но и умение применить эти нормы к конкретному человеку в нужное время. Быть пунктуальным — это значит в любой ситуации осознавать своего подчиненного как равноценную, равноправную личность с учетом особенностей его рабочего времени.

Следовательно, необходимо соблюдать правила общения, которые должны быть согласованы и соблюдаться обоими участниками коммуникации.

Теория и практика тайм-менеджмента

Для заведующего УДО важно выработать социально-­психологические умения, которые связаны с владением процессами, временными рамками, взаимосвязями, взаимовыражением, взаимопониманием, взаимоотношениями, взаимовлиянием в деловом общении. Это умение психологически верно и ситуативно обусловленно вступать в общение, поддерживать общение столько, сколько это необходимо, при этом психологически стимулируя активность партнера.

Психологически точно определить момент завершения общения довольно непросто. Следует максимально использовать социально-­психологические характеристики коммуникации или коммуникативной ситуации для реализации своей стратегической линии и по времени прогнозировать возможные пути развития коммуникативной ситуации, реакции партнеров на собственные акты коммуникативных воздействий, точно настраиваться на эмоциональный тон партнера по общению.

Современный руководитель УДО уважает свое и чужое время, себя и своих партнеров как личностей, проявляя в деловых взаимоотношениях терпимость, деликатность, тактичность, доверяя не только себе, но и своим партнерам. Он убежден, что время — это действительно и безусловно прибыль. Он признает неизбежность потери времени на конкуренцию, но понимает и необходимость долгого сотрудничества. Он ценит не только свободу своих управленческих действий, но и свободу действий своих подчиненных. Он умеет и не боится рисковать и брать на себя ответственность за все принимаемые решения.

Приоритетными при управлении временем можно считать следующие принципы:

1. Начало и направление разговора формируются совместно по принципу достаточности информации (говори не больше и не меньше, чем нужно в данный момент).

2. Качество информации играет важную роль (не лги, когда опоздал, не отклоняйся часто от темы, сумей найти правильное решение вопроса).

3. Умей долго слушать и понимать нужную мысль, учитывая индивидуальные особенности собеседника, в интересах настоящего времени.

Таким образом, приоритетными направлениями и параметрами при управлении рабочим временем заведующего УДО выступают устойчивость и рациональность. Это четкое временное разделение труда, что приводит к появлению высококвалифицированных специалистов в каждой должности. Это иерархичность уровней управления, при которой каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему. Это наличие взаимо­связанной системы обобщенных формальных правил и стандартов, обеспечивающих однородность выполнения сотрудниками их функциональных обязанностей, скоординированность различных задач. В итоге — это наем на работу в строгом соответствии с классификационными требованиями, т. е. защищенность педагогов от каких-либо произвольных увольнений.

Управление временем — миф или реальность?

Люди издавна мечтали подчинить себе ход времени — иначе произведения об изобретателях машины времени не были бы сегодня такими популярными. Но еще задолго до появления фантастической литературы древние философы пытались найти рычаги управления временем.

Одна из главных характеристик времени заключается в его невосполнимости: потеряв или потратив впустую минуты или часы своей жизни, мы их уже никогда не вернем. Но имея возможность повлиять на ход времени, мы вольны наполнить его любым содержанием. Это и имели в виду многие мыслители, когда говорили, что человек способен управлять временем своей жизни, имея двадцать четыре часа в сутках. Поэтому сегодня тайм-менеджмент понимается как система управления человеком самим собой с целью гармонизации личной и профессиональной сфер жизни, а также достижения успеха. Время — не деньги, но его тоже можно накапливать, причем в больших количествах.

Руководитель УДО организует работу детского и педагогического коллективов, учебно-­вспомогательного персонала для решения одной из основных задач, поставленных перед учреждением, — создания активной развивающей среды, обеспечивающей развитие каждого воспитанника и на этой основе — его интеграцию в современное общество. Все обязанности руководителя УДО требуют не только рационального распределения времени, но и его экономии. Следовательно, время выступает как педагогическая управленческая категория, разделяющаяся на рабочие и свободные часы.

Функция рабочего времени — обеспечить выполнение должностных профессио­нальных обязанностей, а свободного — удовлетворить личностные потребности. Конечно же, это деление несколько условно, поскольку просматриваются их взаимосвязь, взаимовлияние и взаимообусловленность.

Здесь важна технология использования времени: не сколько времени вы тратите, а сколько дел вы сделаете в единицу времени. Поэтому проблема нехватки времени тесно увязана с эффективностью его 

использования. Ресурсы рабочего времени необходимо искать прежде всего в самом себе. Выходить за рамки собственных стереотипов полезно не только для повышения производительности и качества своего труда, но и для здоровья и продолжительности жизни.

Пример

Вы назначили срок представления определенного отчета. Но в силу объективных обстоятельств (болезнь, внезапная внеплановая проверка учреждения) большинство педагогов его не подготовили. Вы назначаете новый срок сдачи, который затем снова переносите. Наконец отчет сдан, но не всеми. И ничего: тем, кто его не сдал, это все равно сходит с рук.

Называя конкретную дату сдачи материала (отчета, документов, плана мероприятия, анкет), вы всегда имеете люфт, т. е. запас времени для тех сотрудников, которые могут задержать материал по объективным обстоятельствам. Это может быть болезнь самого сотрудника или его ребенка, какие-либо личные мотивы. Тем, кто привык все сдавать в последнюю минуту, а значит, уже не будет иметь возможности исправить неточности и ошибки, реально управлять временем позволит прием дедлайна. Например, сегодня — это означает сегодня до 14:00, а в течение недели — это означает, что работа должна быть представлена до 14:00 пятницы.

Заведующий УДО должен научиться не только профессионально выполнять свою работу, решать проблемы, экономить средства, снижать издержки, но и уметь сосредоточиваться на наиболее важных делах, избегать проблем, находить или со­здавать альтернативные решения.

Кроме этого, заведующему УДО необходимо проявлять активность, чтобы не упускать возможности и получать результаты. Но если нет представления о том, что важно, о результатах, которых необходимо достичь и в работе, и в жизни, то руководитель легко переходит к реагированию на срочные вопросы. Некоторые люди изо дня в день буквально бомбардируются горячими проблемами. И единственное облегчение для них — это бегство к неважным и несрочным делам (просмотр корреспонденции, телефонные звонки).

Эффективные руководители всегда держатся в стороне от пустых трат времени.

Можно ли контролировать свое поведение, избегая потерь времени

Одним из способов управления временем является принятие решения.

Процесс принятия решения имеет несколько обязательных этапов. Это выявление проблемы, предварительная постановка цели, сбор необходимой информации и ее анализ, определение исходных характеристик проблемы с учетом различных ограничений. А также уточнение цели и ее окончательная формулировка, выбор метода решения, экономическое обоснование выбранного решения.

Принятие одностороннего решения — это предпочтение какой-то традиционной альтернативы, рассмотрение только положительных вариантов без учета возможного риска, руководствование подспудными желаниями и ложными предпосылками.

Отдельные задачи подразделяются на две категории в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения целей.

Важнейшие задачи — категории А — составляют около 15 % всех дел, которыми занят руководитель. Собственная их значимость, т. е. вклад в достижение цели, — примерно 65 %. Они не подлежат перепоручению, делегированию.

На важные задачи второй категории приходится в среднем 20 % от общего числа дел, их значимость — 20 %. Они могут быть перепоручены другим.

Что же является приоритетом в ходе достижения целей? Приоритетными являются те моменты, те критерии, которые помогают выйти из кризисных ситуаций, которые решают сразу несколько проблем и задач, которые могут принести максимальную пользу учреждению, которые сэкономят в последующем и труд, и время персонала и повысят авторитет руководителя. Это критерии, которые связаны с планированием дел, поиском новых идей и новых возможностей, и, несомненно, те критерии при выборе приоритета, которые расширяют и налаживают деловые контакты.

Итоги

На первых этапах освоения тайм-менедж­мента при постановке целей желательно не только продумывать, но и прописывать каждую задачу. В случае планирования стратегически важных дел или сложных задач, в которых мы не очень хорошо разбираемся, нелишним будет подробное письменное описание цели. Конечно же, не стоит забывать, что в жизни бывает форс-мажор и происходят события, на которые мы не можем влиять. Поэтому всегда надо оставлять возможность другого, альтернативного варианта и быть готовым пересматривать, корректировать и координировать свои цели и пути их достижения.