Технологии тайм-менеджмента как средство на пути достижения поставленных целей

Все люди наделены одинаковым временны́м ресурсом, однако ­почему-то одни успевают сделать все запланированные на день дела, а другие не могут выполнить и малой их части. В данной статье мы попробуем разобраться, как при помощи тайм-менеджмента повысить эффективность своей деятельности, а также проанализируем хронофаги*, которые препятствуют достижению поставленных целей.

* Поглотители, пожиратели времени — один из терминов управления временем, обозначающий любые объекты, мешающие и отвлекающие от основной деятельности (работы и других запланированных дел).

Довольно часто возникает ситуация, когда хороший специалист, успешный руководитель теряет эффективность только лишь из-за неграмотного управления своим рабочим временем. Нередко причиной этого являются хронофаги:

1) отсутствие четкого рабочего плана на текущий день;

2) неспособность или нежелание делегировать подчиненным рабочие дела и вопросы;

3) попытка выполнять несколько задач одновременно;

4) прокрастинация самых сложных и неприятных дел;

5) неэффективный информационный обмен внутри коллектива;

6) постановка неконкретных целей и задач перед подчиненными;

7) личная неорганизованность, неупорядоченное хранение документов и другой информации.

Все это приводит к дефициту времени и обуславливает необходимость в тайм-менеджменте.

С чего начать внедрение методов тайм-менеджмента

Чтобы научиться управлять рабочим временем, прежде всего необходимо:

1) проанализировать свой рабочий день и выявить хронофаги;

2) определить и поставить перед собой главную цель, достижению которой должны подчиняться все ваши действия при выполнении промежуточных задач. При этом необходимо помнить, что поставленная цель должна быть конкретной, измеримой, реалистичной, значимой и иметь определенные сроки реализации;

3) обозначив главную цель, можно приступать к планированию ее осуществления: наметить промежуточные цели, поставить перед собой и подчиненными конкретные задачи, ведущие к ее достижению.

Принципы и методы тайм-менеджмента

Рассмотрим некоторые методы и принципы тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра

Принцип, работающий как нельзя лучше, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность, и подразделяются на четыре группы:

1) срочные и важные задачи. Их выполняет руководитель;

2) срочные и неважные задачи. Руководитель может перепоручить их решение другим;

3) несрочные и важные задачи. Руководителю не обязательно решать их сразу, решить их он может позже;

4) несрочные и неважные задачи. Решение таких дел руководитель должен перепоручить подчиненным.

Метод поедания лягушек

Здесь под лягушкой подразумевается самое неприятное дело, которое чаще всего вызывает желание отложить его на потом. Именно лягушкой обычно является самое важное дело, ведущее в конечном итоге к достижению поставленной цели. Поэтому с него рекомендует начинать свой день эксперт в области психологии успеха, автор множества книг и конкретно этого метода Брайан Трейси. В результате выполнения данной задачи в кровь выбрасываются эндорфины, человек испытывает невероятный эмоциональный подъем, который помогает успешно справляться с остальными делами.

ABC-анализ

Метод позволяет классифицировать дела по принципу их важности. Дела класса А — наиболее важные, они составляют 15 % от общего количества дел, заниматься ими должен сам руководитель, т. к. их вклад в достижение цели составляет 65 %. Дела класса В составляют 20 % от общего числа задач, их значимость для достижения цели равна примерно 20 %. Наименее значимые дела — класса С, они составляют 65 % от общего числа, а их значимость равна 15 %. Дела класса А руководитель решает сам, класса В — могут быть, а класса С — должны быть делегированы подчиненным.

Метод помидора

Метод был предложен Франческо Чирилло в конце 1980‑х и назван в честь кухонного таймера в виде помидора. Вот его базовые принципы:

1)  определиться с задачами, которые необходимо выполнить, и их приоритетами (возможно применение вышеописанной матрицы Эйзенхауэра);

2)  установить таймер на 20‒25 мин, в течение которых вы будете заняты определенным делом и ни на что не будете при этом отвлекаться;

3)  по истечении времени необходимо сделать 5‑минутный перерыв;

4)  после каждого 4‑го или 5‑го «помидора» необходим большой перерыв от 15 до 30 мин.

Методика предполагает увеличение эффективности работы при меньших временны́х затратах за счет глубокой концентрации и коротких перерывов. В классической технике отрезки времени — «помидоры» — длятся полчаса: 25 мин работы и 5 мин отдыха.

Как рационально использовать рабочее время

В завершение хотелось бы дать несколько практических рекомендаций, которые помогут более рационально планировать рабочее время и приблизят к достижению главной цели.

1. Очистите вокруг себя пространство, прежде всего рабочее место. Это касается ненужных писем, рассылок в электронной почте и всего, что отвлекает внимание и не позволяет сосредоточиться на главном.
2. Сконцентрируйтесь в процессе работы на выполнении одного дела, не старайтесь решать несколько задач одновременно. Учеными доказано, что качественно человек способен выполнить за один раз всего одну задачу. Попытка вести сразу несколько дел не даст возможности сконцентрироваться на них в полной мере и приведет лишь к переутомлению и быстрому выгоранию.
3. Ответьте себе на вопрос: «Какое из моих дел имеет наибольшие последствия и значимость для достижения главной цели?». Сконцентрируйтесь именно на нем и не позволяйте другим делам поглощать ваше время и внимание, пока не закончите его.
4. Делегируйте. Проанализируйте список дел и решите, какие из них можно поручить другим сотрудникам.
5. Подумайте, перед тем как браться за очередное дело, каков его вклад в достижение главной цели. Если последствия будут незначительными или их не будет вовсе, можете смело его делегировать или отложить на данном этапе.

Таким образом, использование методов и принципов тайм-менеджмента при планировании рабочего времени позволит максимально улучшить качество проделанной работы, увеличить производительность труда и приблизиться к достижению поставленной цели.