Как обрабатывать персональные данные родственников работника, указанные в автобиографии

Необходимость заполнения автобиографии

После того как наниматель оформил трудовые отношения с работником и запросил у него документы по перечню, изложенному в ст. 26 ТК, он формирует личное дело работника в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция)). Пунк­том 6 Инструкции предусмотрено, что в личное дело помимо прочих документов включается автобиография работника.

Справочно: согласно п. 14 Инструкции автобиографией является документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке.
Автобиография составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4.

В автобиографии отражаются следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество;
• дата и место рождения;
• полученное образование (где, когда и в ка­ких учебных заведениях обучался);
• трудовая деятельность;
• профессия;
• общественная работа, участие в выборных органах;
• отношение к воинской службе и воинское звание;
• наличие правительственных и других наград и поощрений;
• сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

Если сведения, которые должен указать о себе работник в автобиографии, детально определены в Инструкции, то понятие «сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях)» в законодательстве не раскрывается.

С учетом вышеизложенного в автобиографии при заполнении сведений о семейном положении и совместно проживающих родственниках работник может ограничиться только статусом таких лиц.

Пример формулировки
«Женат, проживаю с двумя несовершеннолетними детьми».

В примере ПД нет, соответственно, Закон здесь не применяется.

Однако на практике в автобиографии работники зачастую все же указывают ПД совместно проживающих родственников

Субъекты ПД с точки зрения Закона

В процессе обработки ПД совместно проживающих родственников есть три категории лиц: наниматель, работник и непосредственно совместно проживающие родственники работника.

Распространяется ли Закон на вышеуказанных лиц?

В соответствии со ст. 2 Закона его действие не распространяется на отношения, касающиеся случаев обработки ПД физическими лицами в процессе исключительно личного, семейного, домашнего и иного подобного их использования, не связанного с профессиональной или предпринимательской деятельностью.

Однако отношения между нанимателем и работником связаны с трудовой (служебной) деятельностью, т. е. с профессиональной деятельностью. Следовательно, Закон распространяется на нанимателя и работника.

Справочно: даже если ПД, указанные в автобиографии, обрабатываются без использования средств автоматизации (например, работник пишет текст собственноручно), поиск таких данных и доступ к ним зачастую обеспечиваются по определенным критериям (в автобиографии указаны пункты для заполнения). Поэтому обработка ПД даже в написанной от руки автобиографии будет регулироваться Законом (абз. 3 ч. 1 ст. 2 Закона).

Между работником и родственниками работника возникли отношения, также связанные с профессиональной деятельностью работника: работник собирает (обрабатывает) ПД совместно проживающих с ним родственников для указания таких сведений в автобиографии, представляемой нанимателю. Соответственно, Закон распространяется и на работника и совместно проживающих с ним родственников.

Каков статус нанимателя, работника и родственников работника?

В Законе есть понятия «субъект персональных данных» (далее — субъект), «оператор» и «уполномоченное лицо».

В соответствии с абз. 13 ст. 1 Закона родственники работника являются субъектами.

Так как работник собирает ПД родственников в интересах нанимателя (обязанность по формированию личного дела лежит на нанимателе) в связи со своей трудовой (служебной) деятельностью, именно наниматель будет являться оператором ПД (абз. 8 ст. 1 Закона), а работник — уполномоченным лицом (таким лицом может быть в т. ч. и физическое лицо) (абз. 16 ст. 1 Закона).

К нанимателю как оператору и работнику как уполномоченному лицу применяется ст. 7 Закона. Исходя из ст. 7 Закона ПД субъекта обрабатываются уполномоченным лицом в интересах оператора на основании акта законодательства, т. е. Инструкции.

Уполномоченное лицо не обязано получать согласие субъекта. Если для обработки ПД по поручению оператора необходимо получение согласия субъекта, такое согласие получает оператор (п. 2 ст. 7 Закона). Выходит, что, если необходимо согласие родственников работника на обработку их ПД, получать такое согласие должен наниматель. Но нужно ли получать согласие? Как оказалось, нет.

Согласие не нужно!

К сожалению, многие операторы (уполномоченные лица) считают, что почти для всех процессов обработки ПД нужно получать согласие субъекта. Несмотря на то, что Закон разработан так, что главным основанием для обработки ПД является согласие, в первую очередь нужно искать подходящее ситуации исключение: если исключение найдено, согласие на обработку ПД не требуется. Такие исключения содержатся в ст. 6 Закона для так называемых общих ПД и ст. 8 Закона — для специальных ПД.

Отношения по обработке ПД совместно проживающих с работником родственников формально подпадают под исключение, предусмотренное абз. 8 ст. 6 Закона, — обработка ПД при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта ПД в случаях, предусмотренных законодательством. Такое заключение подтверждается Рекомендациями Национального центра защиты персональных данных об обработке персональных данных в связи с трудовой (служебной) деятельностью от 18.01.2022 (раздел 4).

Вместе с тем при буквальном толковании исключения, предусмотренного абз. 8 ст. 6 Закона, к субъекту по смыслу нормы относится только лицо, в отношении которого оформляются трудовые (служебные) отношения, либо уже работник.

Дополнительно рассмотрим исключение, предусмотренное абз. 20 ст. 6 Закона, — согласие субъекта ПД не требуется в случаях, когда обработка ПД является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами.

Если обратиться к п. 11 ч. 1 ст. 53 ТК, то работник должен исполнять обязанности, вытекающие из законодательства, локальных правовых актов и трудового договора. В соответствии с п. 4 Инструкции автобиография составляется работником самостоятельно. Таким образом, можно предположить, что составление автобиографии и, в частности, указание в ней сведений о совместно проживающих родственниках — обязанность работника.

Однако возникает следующий вопрос: насколько верно утверждать, что сбор ПД совместно проживающих родственников является обязанностью работника? Ведь, как мы уже выяснили, в автобиографии можно не указывать ПД совместно проживающих родственников.

В любом случае независимо от того, какое основание (исключение, предусмотренное абз. 8 или абз. 20 ст. 6 Закона) для обработки ПД совместно проживающих родственников работника определит наниматель, согласие совместно проживающих родственников получать не нужно.

Минимизация данных: разумные ограничения

Если ­все-таки решено обрабатывать ПД совместно проживающих родственников, то возникает следующий вопрос: какие данные о родственниках необходимо указать? Ведь согласно Инструкции нужно указывать сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях). Что значит «сведения»? Достаточно ли ограничиться фамилией, именем, отчеством либо нужны еще дата рождения и место работы (учебы), сведения о состоянии здоровья и т. д.?

Практика пошла по тому пути, что обычно указывают фамилию, имя, отчество, дату рождения и место работы либо то, что человек не работает (студент, ученик, пенсионер).

Из вышеизложенного следует, что работник решает, какие сведения о родственниках в автобиографии будут достаточны, и наниматель не может запросить сведения, которые работник не указал о совместно проживающих родственниках.

Но в связи с тем, что действие Закона распространяется и на работника, он должен соблюдать принцип минимизации данных, согласно которому содержание и объем обрабатываемых ПД должны соответствовать заявленным целям их обработки. Обрабатываемые ПД не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (п. 5 ст. 4 Закона). Это значит, что работнику, если он решил обрабатывать ПД (указать ПД), в автобиографии следует ограничиться фамилией, именем, отчеством совместно проживающих родственников.

Справочно: в п. 5 ст. 4 Закона закреплен принцип минимизации данных: содержание и объем обрабатываемых ПД должны соответствовать заявленным целям их обработки. Обрабатываемые ПД не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Резюме

1. В трудовых отношениях при формировании личного дела работника наниматель является оператором, а работник — уполномоченным лицом, т. к. он при составлении автобиографии собирает ПД совместно проживающих родственников.
2. При заполнении автобиографии получать согласие совместно проживающих родственников работника на обработку их ПД не требуется ни нанимателю, ни работнику.
3. Оператору и уполномоченному лицу следует руководствоваться принципом минимизации данных.