Как правильно организовать уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Правовое регулирование

Государственные органы, иные организации обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов (ч. 1 ст. 4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Закон об архивном деле).

Уничтожение документов временного хранения осуществляется в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства (ч. 2 ст. 25 Закона об архивном деле). Уничтожение документов постоянного срока хранения запрещается (ч. 1 ст. 25 Закона об архивном деле).

Цена вопроса
Статья 23.37 КоАП предусматривает ответственность за утрату или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений в виде наложения штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (от 270 до 810 руб).

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения установлен в гл. 16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Инструкция по делопроизводству) и в гл. 13 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Правила работы архивов).

Сроки хранения документов учреждения дошкольного образования устанавливают на основании:

• перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-­властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Перечень Министерства образования);
• перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Перечень типовых документов). ВНИМАНИЕ! Данный перечень применяется, если срок хранения конкретного документа не содержится в Перечне Министерства образования.

О каких документах идет речь?

В соответствии с п. 150 Инструкции по делопроизводству выделяются три категории сроков хранения документов:

• постоянный;
• временный (свыше 10 лет);
• временный (до 10 лет).

Документы, для которых установлен постоянный срок хранения, уничтожать запрещается. Они подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы в порядке, установленном законодательством. Документы, для которых установлен временный срок хранения, после истечения соответствующего срока подлежат уничтожению.

К документам временного (свыше 10 лет) хранения, образующимся в процессе дея­тельности учреждения образования, относятся:

• приказы о приеме, переводе, перемещении, увольнении, награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов) и др. Срок хранения — 75 лет (подп. 19.3 п. 19 Перечня Министерства образования);
• должностные инструкции работникам. Срок хранения — 50 лет (после замены новыми) (п. 28 Перечня Министерства образования);
• личные дела работников. Срок хранения — 75 лет после увольнения (75 лет с отметкой экспертно-­проверочной комиссии (далее — ЭПК) — в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов) (подп. 641.3 п. 641 Перечня Министерства образования) и др.

Справочно: отметка «ЭПК», указанная в Перечне Министерства образования в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в т. ч. такие документы могут иметь историческую, научную, социаль­ную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы (прим. 11 к Перечню Министерства образования).

К документам временного (до 10 лет) хранения относятся:

• документы об организации питания воспитанников в учреждениях дошкольного образования (акты, графики, переписка и др.). Срок хранения — 1 год (п. 296 Перечня Министерства образования);
• банк данных о детях дошкольного возраста в районе. Срок хранения — 5 лет (п. 298 Перечня Министерства образования);
• табели учета ежедневной посещаемости воспитанниками учреждений дошкольного образования. Срок хранения — 5 лет (п. 306 Перечня Министерства образования) и др.

Когда можно проводить уничтожение документов?

В соответствии с п. 207 Инструкции по делопроизводству, отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного (в организациях, являющихся источниками комплектования гос­архивов; в деятельности которой образуются документы постоянного хранения), временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия (далее — ЭК) организации.

От редакции
О проведении экспертизы ценности докумен­тов и создании экспертной комиссии в учреждении дошкольного образования см.: Варнашов, Д. Проведение экспертизы ценности документов в учреждении дошкольного образования.

Заведующему на заметку
До составления акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, в учреждении необходимо составить и оформить в установленном порядке указанные выше описи дел. До тех пор, пока такие описи не составлены и не утверждены, акт о выделении к уничтожению документов не может быть утвержден. Соответственно, документы не могут быть уничтожены (даже при условии истечения сроков их хранения).

Порядок составления, оформления и утвер­ждения сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) установлен в гл. 14, 16, 17 Правил работы архивов и гл. 14 Инструкции по делопроизводству.

Порядок исчисления сроков хранения документов

Важно правильно исчислять сроки хранения документов.

Так, дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (п. 208 Инструкции по делопроизводству).

По общему правилу исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (прим. 13 к Перечню Министерства образования).

Рассмотрим подробнее примеры исчисления сроков хранения документов.

1. Не установлены дополнительные условия выделения к уничтожению.

Если в отношении документов не установлены дополнительные условия выделения к уничтожению, исчисление сроков хранения таких до­кументов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Обратите внимание
Дополнительные условия выделения к уничтожению документов и дел указываются в графе 6 «Пояснения» Перечня Министерства образования и графе 5 «Пояснения» Перечня типовых документов.

ПРИМЕР

В течение 2019 г. в учреждении дошкольного образования было сформировано и закончено в делопроизводстве дело с заголовком «Табели учета ежедневной посещаемости воспитанниками учреждений дошкольного образования». Срок хранения — 5 лет (п. 306 Перечня Министерства образования).

Срок хранения данного дела будет исчисляется с 1 января 2020 г. Соответственно, выделить к уничтожению рассматриваемое нами дело можно будет после 1 января 2025 г.

2. После замены новыми.

В отношении некоторых документов дополнительным условием выделения к уничтожению является отметка в Перечне Министерства образования «После замены новыми». Это значит, что установленный Перечнем Министерства образования срок хранения документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом принятия (утверждения) заменяющих их документов.

ПРИМЕР

В сентябре 2010 г. в учреждении дошкольного образования были утверждены должностные инструкции работникам, которые были сформированы в отдельное дело. Срок их хранения составляет 50 лет (дополнительное условие выделения к уничтожению — после замены новыми) (п. 28 Перечня Министерства образования).

В 2015 г. были утверждены новые должностные инструкции. Соответственно, срок хранения должностных инструкций, утвержденных в 2010 г., начал исчисляться с 1 января 2016 г. Выделить к уничтожению указанные документы можно будет не ранее 1 января 2066 г.

Аналогичный принцип исчисления сроков хранения применяется и при дополнительном условии выделения к уничтожению «после отчисления воспитанника из учреждения дошкольного образования».

ПРИМЕР

В августе 2019 г. из учреждения дошкольного образования были отчислены 20 воспитанников. Срок хранения заявлений законных представителей воспитанников о приеме лиц для получения дошкольного образования составляет один год (дополнительное условие выделения к уничтожению — после отчисления воспитанника из учреждения дошкольного образования) (п. 304 Перечня Министерства образования).

Срок хранения заявлений будет исчисляется с 1 января 2020 г. Соответственно, выделить дело с заявлениями к уничтожению можно будет после 1 января 2021 г.

3. При условии замены новыми.

В отношении некоторых документов дополнительным условием выделения к уничтожению является «При условии замены новыми». Это значит, что соответствующие документы должны храниться в учреждении в течение установленного Перечнем Министерства образования срока, но не менее чем до 1 января года, следующего за годом принятия (утверждения) принятых взамен документов, даже если установленный срок их хранения уже истек.

ПРИМЕР

В сентябре 2008 г. в учреждения дошкольного образования были утверждены положения о структурных подразделениях (коллегиальных органах), которые были сформированы в отдельное дело. Срок хранения таких документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов — 10 лет (дополнительное условие выделения к уничтожению — при условии замены новыми) (п. 25 Перечня Министерства образования).

Срок хранения положений исчисляется с 1 января 2009 г. Установленный срок хранения положений истекает не ранее 1 января 2019 г.

В этой связи возможные следующие варианты исчисления сроков хранения:

• если новые положения о структурных подразделениях (коллегиальных органах) были утверждены в сентябре 2016 г., то до­кументы можно уничтожить после 1 января 2019 г. В данном случае документы хранятся в течение срока, установленного Перечнем Министерства образования.
• если новые положения о структурных подразделениях (коллегиальных органах) были утверждены в сентябре 2020 г., то до­кумен­ты можно будет уничтожить после 1 января 2021 г. В данном случае документы хранятся сверх срока, установленного Перечнем Министерства образования.

4. После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Дополнительное условие выделения к уничтожению «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства» означает, что установленный Перечнем Министерства образования срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом проведения такой проверки.

ПРИМЕР

Дело с приказами о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий было сформировано в учреждении дошкольного образования в 2018 г. Срок хранения перечисленных приказов — три года (дополнительное условие выделения к уничтожению — после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства; если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась — 10 лет) (подп. 19.4 п. 19 Перечня Министерства образования).

В этой связи возможные следующие варианты исчисления сроков хранения:

• если соответствующая проверка налоговыми органами была проведена в 2019 г., то установленный трехлетний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2020 г. Соответственно, дело с приказами может быть уничтожено не ранее 1 января 2023 г.;
• если соответствующая проверка налоговыми органами в организации не проводилась, то рассматриваемое дело с приказами может быть уничтожено не ранее 1 января 2029 г. (по истечении 10 лет). В этом случае десятилетний срок начал исчисляться с 1 января 2019 г.

5. После окончания ведения.

При исчислении сроков хранения регист­рационно-­контрольных форм (книг, журналов и др.) применяется дополнительное условие выделения к уничтожению «После окончания ведения». Это значит, что установленный Перечнем Министерства образования срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом окончания ведения соответствующей регистрационно-­контрольной формы (внесения в нее последней записи).

ПРИМЕР

Журнал регистрации противопожарного инструктажа на рабочем месте начал вестись с сентября 2008 г. Срок хранения журнала — 10 лет (дополнительное условие выделения к уничтожению — после окончания ведения) (п. 324 Перечня Министерства образования).

Последняя запись в журнал была внесена в августе 2019 г. Соответственно, срок ее хранения исчисляется с 1 января 2020 г. Таким образом, книгу учета замечаний и предложений можно будет уничтожить не ранее 1 января 2030 г.

6. До минования надобности.

Отметка «До минования надобности» означает, что срок хранения документов определяется самостоятельно учреждением дошкольного образования, в делопроизводстве которого эти документы образовались (прим. 12 к Перечню Министерства образования).

Срок хранения «До минования надобности» установлен, например, для нормативных правовых актов, используемых в работе учреждениями дошкольного образования (пп. 1–9 Перечня Министерства образования).

Составление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

Как уже отмечалось ранее, уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всего учреждения, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт (п. 209 Инструкции по делопроизводству).

Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, приведена в приложении 17 к Инструкции по делопроизводству.

Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

В акте указываются (п. 210 Инструкции по делопроизводству):

• заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;

ПРИМЕР

«Табели учета ежедневной посещаемости воспитанниками учреждений дошкольного образования».

• дата или крайние даты дел;

ПРИМЕР

«2016» или «2012–2016».

• номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в т. ч. по личному составу);

ПРИМЕР

«Номера номенклатуры дел 1» или «номер описи дел 1 лс (или 1в) (1в — временного (свыше 10 лет) хранения; 1 лс — по личному составу)».

• индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи;

ПРИМЕР

«Индекс дела по номенклатуре дел 01-34» или «номер дела по описи 35».

• количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);

ПРИМЕР

«1» или «5».

• сроки хранения дел и номера статей (пунктов) по перечням.

ПРИМЕР

«1 г., п. 306».

Пример заполнения акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЭК организации одновременно со сводными описями дел (п. 211 Инструкции по делопроизводству).

Пример составления протокола заседания экспертной комиссии учреждения дошкольного образования о согласовании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

Акт, составляемый в учреждении, не являющемся источником комплектования государственного архива, в процессе деятельности которого не образуются документы постоянного хранения, утверждается заведующим после согласования с центральной ЭК (далее — ЦЭК) вышестоящей организации (при наличии) описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Акт, составляемый в учреждении, являющемся источником комплектования государственного архива, утверждается заведующим после утверждения соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Акт, составляемый в учреждении, не являющемся источником комплектования государственного архива, но в деятельности которого образуются документы постоянного хранения, утверждается заведующим после утверждения ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу, а также акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Как правильно утилизировать документы?

Документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения заведующим учреждением дошкольного образования акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-­сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте (п. 107 Правил работы архивов).

Срок хранения актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению:

• до минования надобности (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов);
• постоянно (в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов) (п. 87 Перечня Министерства образования).