Личные дела работников: что изменилось со 2 июня

Сфера действия и общие положения Инструкции № 29

В п. 1 Инструкции № 29 уточнена сфера ее действия: она определяет порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, государственных организациях, организациях, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности, иных организациях, если иное не установлено законодательными актами и постановлениями Совета Министров.

При этом, как и в действовавшей до 2 июня 2024 г. Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция № 2)), в Инструкции № 29 определено, что ее действие не распространяется на порядок формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих. Однако в Инструкции № 29 среди категорий лиц, на которых ее действие не распространяется, уже не упоминаются учащиеся учреждений образования.

В п. 2 Инструкции № 29 конкретизировано понятие личного дела работника. Так, личное дело работника отражает сведения о трудовой деятельности работника и содержит документы (их копии), предусмотренные пп. 8–10 Инструкции № 29.

Инструкция № 29 (пп. 4 и 5) также определяет порядок ведения личных дел внутренних и внешних совместителей. Так, личные дела работников, работающих на условиях внешнего совместительства, формируются, ведутся и хранятся в порядке, установленном Инструкцией № 29. Документы, содержащие сведения о работе по внутреннему совместительству, включаются в одно личное дело.

В Инструкции № 2 было определено, что формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Теперь же Инструкция № 29 определяет, что формирование, ведение и хранение личных дел осуществляет уполномоченное на это структурное подразделение (работник) организации. Иными словами, ведение личных дел может возлагаться не на кадровую службу организации (специалиста по кадрам), а как вариант, на уполномоченные на это иные структурные подразделения (работников) организации.

Формирование и ведение личного дела

В п. 7 Инструкции № 29 конкретизированы события, после которых формируется личное дело работника. Так, личное дело формируется после заключения трудового договора (контракта) и принятия (издания) распорядительного документа (решения, приказа, распоряжения, иного акта) организации (учредителя, должностного лица) о приеме на работу (назначении, избрании на должность служащего). Данный пункт по сравнению с п. 5 Инструкции № 2 существенно не изменился, лишь в перечне распорядительных документов постановление заменено на иной акт.

В п. 8 Инструкции № 29 определен перечень документов, которые включаются в личное дело работника при его формировании. Из нововведений — конкретизировано, что форма внутренней описи документов личного дела должна соответствовать приложению 13 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Респуб­лики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

В личное дело должен быть включен и такой документ, как общие сведения о работнике. Форма этого документа определена в приложении 1 к Инструкции № 29.

Что касается личного листка по учету кад­ров, то Инструкция № 29 уточняет, что в личное дело включается личный листок по учету кадров по форме согласно приложению 2, заполненный с применением технических средств либо вручную (анкета по форме согласно приложению 1 к постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 25.03.2022 № 170 «Об организации проверки сведений о кандидатах на отдельные должности» в случаях, предусмотренных актами законодательства).

Со 2 июня 2024 г. в личное дело при его формировании в обязательном порядке должен быть включен такой документ, как декларация о доходах и имуществе (для лиц, представление деклараций которыми преду­смотрено Законом Республики Беларусь от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией»), а также прилагаемые к декларации документы. Кроме этого, при наличии декларации о доходах и имуществе в личное дело также включается заключение о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации.

Справочно: декларации о доходах и имуществе, прилагаемые к ним документы и заключения о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации, принятые в установленном порядке на этапах формирования и ведения личного дела, хранятся в отдельной папке, являющейся неотъемлемой частью личного дела, в порядке и сроки, установленные законодательством для хранения личных дел, если иное не установлено Президентом.

Кроме этого, при формировании личного дела в него, в частности, включаются следующие документы:

• копии сопроводительных писем (запросов), направленных в государственные органы (организации) в отношении кандидата на должность служащего (при наличии);
• характеристики с предыдущих мест работы (государственной гражданской службы, военной службы, службы в военизированных организациях) лица, поступающего на работу (при наличии);
• сведения из единого государственного банка данных о правонарушениях (при наличии);
• заключения по результатам проверки сведений о кандидатах на должности служащего (для лиц, проведение проверки в отношении которых предусмотрено актами законодательства) и т. д.

Это важно
Полный перечень документов, которые включаются в личное дело при его формировании, определен в п. 8, а перечень документов, которые включаются в личное дело в процессе его ведения, — п. 9 Инструкции № 29.

В п. 10 Инструкции № 29 конкретизирован перечень документов, которые включаются в личное дело работника при его формировании и ведении по решению руководителя организации:

• контракт (трудовой договор) с работником, иные документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, предусмотренных абз. 5–7 п. 9 Инструкции № 29;
• документы, подтверждающие уровень владения иностранным языком;
• копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о предоставлении социальных отпусков;
• копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о дисциплинарном взыскании, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела после снятия или погашения дисциплинарного взыскания;
• иные документы, представленные работником либо полученные организацией в случаях, предусмотренных законодательством, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела при передаче личного дела в архив организации.

Справочно: документы личного дела помещаются в папку, обложка которой оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 29.

Хранение личных дел

Для обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел работников по форме согласно приложению 4 к Инструкции № 29 на бумажном или электронном носителе.

Пунктом 16 Инструкции № 29 определено, что работник вправе ознакомиться со своим личным делом в присутствии работника, должностными обязанностями которого предусмотрено формирование, ведение и хранение личных дел.

Также вы можете ознакомиться со следующими формами документов:
общие сведения о работнике;
личный листок по учету кадров;
обложка личного дела работника;
журнал (книгу) учета личных дел работников;
общие сведения о государственном гражданском служащем;
обложка личного дела государственного гражданского служащего.