Ошибки при участии в процедуре закупок за счет собственных средств

Основные нормы, регулирующие порядок проведения процедур закупок, в частности государственными органами, государственными объединениями, иными юридическими лицами, имущество которых находится в республиканской собственности, или организациями, имущество которых находится в республиканской собственности (далее — организации), содержатся в постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 15 марта 2012 г. № 229 «О совершенствовании отношений в области закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств» (с последующими изменениями и дополнениями; далее — постановление № 229).

При этом согласно ч. 2 подп. 2.1 п. 2 постановления № 229 виды процедур, применяемых для выбора поставщика (подрядчика, исполнителя), а также условия их применения и проведения, требования к заключению и исполнению договоров на закупки, а также иные положения, связанные с осуществлением организацией таких закупок, определяются организацией в соответствующем локальном НПА (порядке закупок за счет собственных средств).

Все положения, связанные с осуществлением организацией закупок за счет собственных средств, определяются организацией в локальном НПА.

В соответствии с ч. 4 подп. 2.1 п. 2 постановления № 229 такой порядок закупок размещается в открытом доступе в информационной системе «Тендеры» на сайте информационного РУП «Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен» в течение трех рабочих дней после его утверждения.

Таким образом, для надлежащей подготовки своего предложения участнику процедуры закупки необходимо в первую очередь тщательно изучить предоставленную заказчиком документацию и утвержденный им порядок закупок.

Ошибка № 1: неверное указание сведений о технических характеристиках товара

Одной из наиболее распространенных ошибок участников является неверное указание сведений о технических характеристиках предлагаемого товара (работы, услуги).

Нередко участники просто копируют требования к техническим характеристикам предмета закупки, изложенные заказчиком в конкурсной документации, надеясь, что таким способом смогут обеспечить полное соответствие их предложения требованиям заказчика. В то же время такие участники не учитывают тот факт, что технические требования заказчика к предмету закупки, как правило, содержат указание на некий диапазон значений технических характеристик, которым он должен соответствовать. При этом сравнение предложений по таким характеристикам осуществляется заказчиком исходя из конкретных параметров предлагаемого предмета закупки. Особенно это касается закупок сложнотехнического оборудования.

В результате предложение, в котором вместо конкретных значений технических параметров оборудования содержатся указания, не позволяющие однозначно оценить его характеристики, не может быть оценено заказчиком и отстраняется от участия в процедуре закупки как не содержащее сведений, определенных документацией о закупке.

Неверное указание участником конкретных значений технических параметров товара влечет за собой отстранение от участия в процедуре закупок.

Описание технических характеристик предмета закупки должно быть сделано в том виде и с теми требованиями, которые установил заказчик. Если у участника возникают сомнения в том, правильно ли он понял изложенные в документации требования, следует направить заказчику соответствующий запрос о разъяснении документации о закупке.

Ошибка № 2: нарушение сроков предоставления документов

Еще одной ошибкой участников является предоставление документов заказчику после истечения установленных им сроков.

В соответствии с подп. 2.3 п. 2 постановления № 229 срок для подготовки и подачи предложений в обязательном порядке указывается в приглашении к участию в любом виде конкурентных процедур закупок. Такое приглашение размещается в открытом доступе в информационной системе «Тендеры».

При этом ошибочно будет считать, что отправка участником своего предложения заказчику по почте в последний день срока, установленного для представления предложений, автоматически является представлением участником своего предложения в установленный заказчиком срок.

Обратите внимание
Участник должен обеспечить поступление его предложения заказчику до истечения срока, установленного для подачи предложений.

Предложение, поступившее после установленного срока, не участвует в процедуре закупки, не вскрывается и не рассматривается заказчиком.

Ошибка № 3: отсутствие доверенности на уполномоченное лицо

Нередко встречаются случаи, когда к предложению, представленному на процедуру закупки и подписанному не руководителем организации-участника, не приложена доверенность, подтверждающая полномочия лица, его подписавшего.

Напомним, что в соответствии с ч. 1 п. 5 ст. 186 ГК только руководитель юридического лица в пределах своей компетенции действует от его имени без доверенности. Все остальные лица, совершая юридически значимые действия от имени юридического лица, должны подтвердить свои полномочия соответствующей доверенностью.

Заведующему на заметку
Предложение участника процедуры закупки, подписанное лицом, которое не является руководителем организации и полномочия которого не подтверждены доверенностью, не может являться документом, порождающим обязательства для юридического лица, от имени которого оно направлено, и, соответственно, не может приниматься заказчиком как надлежащее.

Ошибка № 4: несоответствие дат документов, подтверждающих экономический потенциал участников

Весьма часто при подготовке своих предложений участники невнимательно изучают требования заказчика к документам, подтверждающим экономический потенциал участника.

Например, заказчики требуют от участников процедуры закупки представить справку об экономической состоятельности претендента из банка об отсутствии на расчетном счете участника находящихся в картотеке расчетных документов (платежных требований, платежных поручений). При этом по аналогии с процедурами государственных закупок в документации о закупке указывается, что такие справки должны быть представлены на 1-е число месяца, предшествующего дню подачи предложения.

Однако участники часто представляют такие справки, выданные на более позднюю дату, считая, что чем ближе дата, указанная в справке, к дате подаче предложения, тем лучше.

Это абсолютно неверно, и в случае наличия такого требования в документации о закупке предложение, содержащее справки, выданные не на 1-е число месяца, предшествующего дню подачи предложения, будет признано не соответствующим требованиям заказчика.

Обратите внимание
Если участник представляет справки, подтверждающие его экономический потенциал, с датой, отличающейся от даты, установленной требованиями заказчика, предложение участника должно быть отклонено заказчиком.

Пример
Если дата подачи предложения участником 15.02.2019, то справка должна была быть представлена по состоянию на 01.01.2019. Если же участник представит, например, справку по состоянию на 01.02.2019, то его предложение будет являться не соответствующим документам, представляемым для подготовки предложения, и такое предложение будет отклонено.

Ошибка № 5: непредставление документов, подтверждающих статус производителя товара

Встречаются случаи, когда участники не учитывают или неверно оценивают норму, содержащуюся в ч. 4 подп. 2.5 п. 2 постановления № 229. Согласно данной норме при рассмотрении предложений отклоняется предложение участника процедуры закупки, не являющегося производителем или его сбытовой организацией (официальным торговым представителем), в случае, если в конкурентной процедуре закупки участвует не менее одного производителя и (или) сбытовой организации (официального торгового представителя) и цена предложения такого участника не ниже цены участвующего в процедуре закупки производителя и (или) его сбытовой организации (официального торгового представителя).

Таким образом, участнику, являющемуся производителем товара или официальным торговым представителем производителя, необходимо представить документы, подтверждающие его статус.

Напомним, что в ч. 4 подп. 2.2 п. 2 постановления № 229 под официальным торговым представителем понимается организация или индивидуальный предприниматель, уполномоченные на реализацию товаров в соответствии с договором (соглашением) с их производителем, договорами (соглашениями) с государственным объединением, ассоциацией (союзом), в состав которых входят производители, или их уставами либо договором (соглашением) с управляющей компанией холдинга, участником которого является производитель. Срок действия такого договора должен составлять не менее срока исполнения обязательств, предусмотренного документацией о закупке в соответствии с порядком закупок за счет собственных средств.

Таким образом, для подтверждения своего статуса официального торгового представителя участнику необходимо представить в составе своего предложения либо соответствующий договор, заключенный с производителем (государственным объединением, ассоциацией (союзом), в состав которых входит производитель), либо иной документ, выданный производителем и подтверждающий наличие такого договора. При этом представляемые участником документы должны также указывать на срок действия данного договора.

Это важно
Если участник не предоставляет в составе своего предложения документ, подтверждающий его статус как производителя товара или официального торгового представителя производителя, то его предложение, содержащее цену выше или равную цене предложения производителя (официального торгового представителя), должно быть отклонено заказчиком.

В противном случае при участии в конкурентной процедуре закупки хотя бы одного производителя или одного лица, подтвердившего свой статус официального торгового представителя производителя, предложение участника, не подтвердившего такой статус, содержащее цену выше или равную цене предложения производителя (официального торгового представителя), будет отклонено.

Ошибка № 6: ненаправление заказчику предложения об изменении проекта договора

Еще одной распространенной ошибкой участников является то, что они невнимательно изучают проект контракта, представленный заказчиком.

Очень часто существенные условия заключаемой сделки заказчик указывает только в проекте контракта. Там же могут содержаться и серьезные штрафные санкции за его неисполнение. Более того, встречаются случаи, когда недобросовестные заказчики целенаправленно указывают в проектах контрактов нереальные условия их исполнения и огромные штрафные санкции, чтобы или отпугнуть «нежелательных» участников, или, если такой «нежелательный» участник все-таки займет первое место, заставить его отказаться от заключения договора либо взыскать большой штраф за неисполнение обязательств. Напомним, что несоблюдение условий договора или отказ от его подписания может служить основанием для включения участника в Реестр поставщиков (подрядчиков, исполнителей), временно не допускаемых к закупкам.

Для того чтобы избежать подобных ситуаций, следует проводить тщательный анализ предлагаемого заказчиком проекта договора. В случае если участник сочтет предлагаемые условия договора неприемлемыми, необходимо до окончания срока подготовки предложений направить заказчику предложение об изменении проекта договора.

Ошибка № 7: подписание договора на условиях, отличающихся от согласованных

Нередко встречаются случаи, когда участник процедуры закупки, предложивший к поставке товары (оборудование) и указавший в своем предложении не только характеристики такого товара, но и его производителя, при подписании договора предлагает к поставке товар с теми же характеристиками, но произведенный другим производителем.

По общему правилу любая конкурентная процедура закупки — это «способ заключения договора, обеспечивающий установление гражданских прав и обязанностей между лицом, выигравшим торги, и организатором торгов»2.

По результатам проведенной процедуры договор должен заключаться на условиях, указанных в предложении участника, признанного победителем. 

Наименование производителя предлагаемого участником товара, указанное в его предложении, также является условием, которое подлежит включению в договор. Изменение наименования производителя товара будет являться изменением условий договора, сформированных в результате процедуры закупки. Фактически в этом случае стороны согласовывают поставку иного предмета закупки, предложения о поставке которого в рамках процедуры закупки участник не делал.

Предложение участника о заключении договора на условиях, отличающихся от согласованных при проведении процедуры закупки, может расцениваться как отказ от заключения договора.