Замена книги учета движения трудовых книжек

В учреждении дошкольного образования книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее — книга учета) ведется с 1985 г., численность работников — 25 человек. В настоящее время завели новую книгу учета. Кроме того, несколько месяцев назад поменялся специалист, ответственный за ведение трудовых книжек в учреждении. Можно ли перенести все сведения (о 25 трудовых книжках) в новую книгу учета? Если такой перенос правомерен, то что писать в графе 7, если в период работы в учреждении (20 лет) у специалиста несколько раз менялась должность: профессию, специальность по которой работник был принят, или профессию, по которой он сейчас работает? Как заполнить графу 8, если менялось структурное подразделение? Должен ли в графе 10 ставить подпись новый специалист, ответственный за ведение трудовых книжек?

В рассматриваемом случае оснований для заведения новой книги учета не имеется.

В силу п. 79 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее — Инструкция)) нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников (далее — должностное лицо), ведется книга учета по форме согласно приложению к Инструкции.

Книга учета ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (должностного лица).

Поскольку книга учета ведется длительное время, основанием для заведения новой книги учета может являться завершение предыдущей книги учета.

Книга учета может быть изготовлена типографским способом или разработана нанимателем с учетом формы книги учета, установленной в приложении к Инструкции.

Согласно п. 161 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству)) в номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в т. ч. учетно-­регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.

Книгу учета можно отнести к учетно-­регистрационным формам, что согласно абз. 13 ч. 14 подп. 165.2 п. 165 Инструкции по делопроизводству предусматривает включение ее в номенклатуру дел.

Срок хранения книги учета определен п. 648 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (уст. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь») и составляет 50 лет. Таким образом, книга учета может рассматриваться в качестве дела временного (свыше 10 лет) хранения. Она подлежит оформлению и передаче в архив в соответствии с главами 13 и 15 Инструкции по делопроизводству.

Как правило, книга учета ведется в течение нескольких лет, следовательно, она является переходящим делом и включается в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом, под которым она была включена в номенклатуру дел предыдущего делопроизводственного года (ч. 1 подп. 165.1 п. 165 Инструкции по делопроизводству).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве, а полному оформлению — дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством (п. 181 Инструкции по делопроизводству).

Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел (абз. 1 п. 182 Инструкции по делопроизводству).

После частичного оформления книга учета ведется в установленном порядке до ее завершения. После завершения делопроизводством книга учета подлежит полному оформлению в соответствии с пп. 183‒188 Инструкции по делопроизводству для передачи в архив.

Таким образом, книга учета будет считаться завершенной делопроизводством с даты, когда последний работник, трудовая книжка которого зарегистрирована в данной книге учета, получит ее при увольнении, о чем будет свидетельствовать его подпись в книге учета.

Если новые записи в книгу учета не вносятся в связи с заполнением всех соответствующих граф, однако уволены не все работники, трудовые книжки которых зарегистрированы в этой книге учета, она не может считаться завершенной.

Однако для регистрации трудовых книжек вновь принимаемых работников необходимо завести новую книгу учета. Перенос записей из предыдущей книги учета в новую книгу учета не предусмотрен.

Работники должны расписываться в получении трудовых книжек в той книге учета, в которой соответствующие трудовые книжки были изначально зарегистрированы.

Таким образом, в учреждении в течение одного делопроизводственного года могут вестись две книги учета.

Однако в рассматриваемом случае оснований для заведения новой книги учета не имеется. В случае, если такое решение все же принято нанимателем, то в новую книгу учета следует вносить только трудовые книжки (их дубликаты, вкладыши к ним) вновь принимаемых работников.